Счет 71 бухгалтерского учета «Расчеты с подотчетными лицами»

Что отражать на счете 71

Приказом Минфина РФ № 94н утверждено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм.
Что такое подотчет? Это определенная сумма денежных средств организации, которая передается работнику на конкретные цели. Причем назначение расходов и срок подотчета строго ограничены. По истечению отведенного времени подчиненный должен предоставить отчет о произведенных расходах. Простыми словами, деньги выдаются авансом, но с условием, что работник предоставит отчет — в этом суть подотчета.

Например, секретарю компании выдали из кассы 100 рублей подотчет на покупку конверта и отправку письма. Когда подотчетный работник отправит письмо, на почте ему выдадут квитанцию или чек. Именно эти платежные документы секретарь приложит к отчету, чем подтвердит факт целевого израсходования средств.

На какие цели можно выдать подотчет:

1. Аванс по командировочным расходам. Актуально, когда работника направляют в служебную поездку. В состав командировочных входит оплата проживания и проезда, суточные и иные траты в пути.
2. Расходы на хозяйственные нужды компании. Деньги могут быть выданы на любые цели, начиная с покупки лампочки в подсобку, заканчивая строительными материалами для капитального ремонта.
3. Расчеты с контрагентами. Например, выдача денег подотчет для оплаты услуг сторонних организаций. Операция используется все реже, так как безналичный расчет гораздо удобнее.
4. Иные цели, закрепленные решением руководства компании. Директор вправе распорядиться выдать подотчет на любые цели. Например на покупку техники, исключительных прав, программных продуктов и прочего.

ВАЖНО!

Займы и кредиты работникам нельзя отражать на счете 71. Для этого в бухгалтерском учете предназначен отдельный счет — 73. Некоторые компании, желая упростить учет и уклониться от налогов, оформляют краткосрочные кредиты работникам через 71 счет. Это нарушение.

Подотчетные командировочные средства

Работник, отправляясь в служебную командировку, имеет право на возмещение суммы командировочных расходов, осуществленных с целью:

• оплаты за проезд до пункта назначения;
• оплаты аренды жилья;
• оплаты суточных расходов;
• оплаты прочих оговоренных с работодателем расходов.

Необходимо также учитывать, что работник может претендовать на командировочные выплаты только в том случае, если является штатным сотрудником. Размер денег, выдаваемых под отчет, регулируется коллективными трудовыми договорами или уставом предприятия. Денежные средства, выданные в валюте иностранных государств, необходимо учитывать на отдельных субсчетах.

Правила выдачи денег подотчет

Организация обязана самостоятельно разработать и утвердить порядок расчетов с подотчетными лицами. Например, обозначив единые положения в приложении к учетной политике. Лимиты и нормативы компания рассчитывает в индивидуальном порядке.

Ключевые требования к ведению расчетов с подотчетными лицами:

1. Деньги можно выдать только работнику компании. То есть подотчетные лица (счет 71 используется только в этом случае) должны быть определены отдельным приказом руководителя.
2. Средства могут передаваться наличными из кассы либо безналичным перечислением. Какой именно способ будет использоваться в расчетах с подотчетными лицами, закрепите в учетной политике.
3. Максимальная сумма к выдаче в подотчет может быть закреплена отдельным приказом руководства.
4. Лимиты по командировочным расходам в подотчет в части суточных рекомендовано утвердить отдельно.
5. Срок предоставления отчета по подотчетным деньгам также закрепите в положении или в учетной политике.
6. Все расчеты с подотчетными лицами (счет 71) должны быть подтверждены документально. Для этого к отчету прикладываются чеки, накладные, билеты, квитанции и прочая документация.

Деньги выдаются на основании письменного заявления работника либо по приказу начальства. Получатель обязан расписаться в расходном кассовом ордере, если средства выдаются наличными из кассы. Совершая закупки или находясь в командировке, подотчетный сотрудник должен сохранять все квитанции и чеки, чтобы отчитаться за полученный аванс. По возвращении из поездки либо по окончании закупки подчиненный составляет авансовый отчет. К отчету прикладываются подтверждающие документы. Срок составления отчета по подотчетным деньгам — 3 дня.

Характеристика счета 71

71 счет бухгалтерского учета считается активно-пассивным счетом. Это значит, что остатки бухсчета могут иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток на конец отчетного периода. Это значит, что на конец месяца долг может числиться за работником. Например, подчиненный только получил аванс и еще не успел отчитаться.

Также задолженность может числиться и за компанией. Например, если работник потратил собственные средства на обеспечение хозяйственных нужд или в командировке. Перерасход отражается в учете уже после того, как сотрудник предоставил авансовый отчет и подтвердил свои издержки документально.

Оборотно-сальдовая ведомость

В заполнении ОСВ по учету авансовой отчетности есть также определенные особенности. Она может иметь сальдо по дебетовой стороне, когда учетной политикой на предприятии проводится выдача авансов на предусмотренные законодательством расходы. Кредитовый остаток практикуется при итоговых расчетах с “подочетниками” по схеме: расход – авансовый отчет – выдача денег.

В связи с особенностями ведения операций, обычно авансовыми отчетами занимается опытный бухгалтер или руководитель финансовой службы.

Формирование ОСВ в 1С представлено ниже.

Об авторе

Григорий Знайко Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Дебет и кредит счета 71: что отражать

Корреспонденция

Счет 71 может участвовать в проводках со многими счетами.

По дебету счета 71 он может корреспондировать в кредит счетов:

• Счет 50 — при выдаче из кассы подотчетных сумм;
• Счет 51 — при перечислении подотчетных сумм с расчетного счета на карту;
• Счет 52 — при выдаче подотчетных сумм в валюте (например, при загранкомандировке);
• Счет 55 — при выдаче подотчет со спецсчетов;
• Счет 76 — при выдаче денег подотчет по банковскому реестру;
• Счет 79 — при выдаче подотчет за счет средств филиала, обособленного подразделения;
• Счет 91 — при списании курсовых разниц, если выдача средств была произведена в валюте.

По кредиту счета он может вступать в проводки с дебетом следующих счетов:

• Счет 07 — при оприходовании оборудования для дальнейшего монтажа, купленного через подотчетные суммы;
• Счет 08 — при отражении затрат (командировок, прочих затрат), связанных с приобретением объектов внеоборотных активов;
• Счет 10 — при приобретении материалов при помощи подотчетных сумм;
• Счет 11 — при приобретении животных для откорма при помощи подотчетных сумм;
• Счет 15 — при приобретении материалов, если в учетной политике закреплено ведение учета при помощи счета 15;
• Счет 20 — при списании подотчетных сумм на основное производство;
• Счет 23 — при списании подотчетных сумм на вспомогательное производство;
• Счет 25 — при списании подотчетных сумм на общепроизводственные расходы;
• Счет 26 — при списании подотчетных сумм на административные расходы;
• Счет 28 — при списании подотчетных сумм на исправление ранее допущенного брака;
• Счет 29 — при списании подотчетных сумм на затраты обслуживающих и подсобных хозяйств;
• Счет 41 — при отражении приобретения товаров через подотчет;
• Счет 44 — при списании подотчетных сумм на затраты на продажу продукции;
• Счет 45 — при списании подотчетных сумм на приобретение товаров, которые еще не поступили в организацию;
• Счет 50 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм в кассу;
• Счет 51 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм на расчетный счет;
• Счет 52 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм на валютный счет;
• Счет 55 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм на спецсчет в банке;
• Счет 70 — при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (однократное удержание);
• Счет 73 — при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (многократное удержание);
• Счет 76 — при закрытии задолженности перед поставщиком по уже ранее списанной работе, услуге;
• Счет 79 — при передаче задолженности между филиалами и головными организациями;
• Счет 91 — при отражении недостачи в приобретенных материалах в пределах естественной убыли, при отражении курсовых разниц при выдаче подотчет в валюте;
• Счет 94 — при отражении недостачи, если расходование подотчетной суммы не подтверждено документами и она не возвращена в кассу;
• Счет 97 — при отражении подотчетных затрат, которые будут списаны в будущих периодах;
• Счет 99 — при списании подотчетных средств на ликвидацию чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий.

Бухгалтерские проводки по счету 71

Разберем, как правильно составлять проводки по 71 счету. Приведем типовые операции, корреспонденцию счетов. Обозначим, какие документы оформить при проведении операции.

Теперь рассмотрим примеры оформления проводок для различных ситуаций.

Подотчетные суммы по прочим операциям

Кроме командировочных расходов, предприятие может выдать работнику денежные средства в подотчет с целью оплаты:

• хозяйственно-операционных расходов;
• покупки мелкооптовых товаров;
• представительских расходов.

Хозяйственно-операционные расходы предполагают покупку товаров, оплату ГСМ и услуг. Представительские расходы относятся к статье общехозяйственных расходов и включают в себя затраты на прием иностранных представителей, буфетное обслуживание, услуги переводчика и пр. К ним не относятся расходы на развлекательные мероприятия и отдых в профилакториях.

Пример № 1. Перерасход — долг в пользу подотчетного работника

ООО «Весна» выдало в июне секретарю Карандашикову П.П. 3000 рублей подотчет для покупки карандашей. Средства были выданы из кассы. Работник произвел закупку на сумму 3150 рублей. О понесенных затратах был составлен авансовый отчет, фискальный чек и товарная накладная приложены к документам.

Проводки:

Пример № 2. Остаток — долг за подотчетным лицом

На покупку ноутбука специалисту ООО «Весна» Баранкину К.К. было перечислено на карту 35 000 рублей. Магазин компьютерной техники предоставил Баранкину скидку 10% от стоимости ноутбука (3500 рублей). Итого покупка составила 31 500 рублей. Баранкин предоставил авансовый отчет и вернул остаток в кассу.

Проводки: