Представительские расходы: документы, к которым не придерутся налоговики

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

Что входит в понятие «представительские расходы» согласно нормам НК РФ?

Нормы, зафиксированные в п. 2 ст. 264 НК РФ, предполагают выделение среди расходов предприятия особой категории затрат — представительских расходов (ПР). Они могут быть представлены:

• затратами, связанными с организацией официальных мероприятий (например, деловых завтраков, встреч, переговоров), обслуживанием приглашенных лиц в рамках данных мероприятий;
• транспортными, буфетными расходами, направленными на обеспечение официальных мероприятий;
• оплатой услуг, оказанных внештатным переводчиком, если фирма, организующая мероприятие, обращалась к нему за помощью.

Представительские расходы — это указанные выше расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль и понесены налогоплательщиком на организацию приема представителей других организаций, которые участвуют в переговорах с целью установления и поддержания сотрудничества, а также для приема участников, которые прибывают на заседание руководящего органа фирмы.

В понятие представительских расходов для целей уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль НК РФ не относит проведение переговоров с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Однако есть письма Минфина, в которых ведомство допускает возможность отнесения затрат на проведение переговоров с клиентами — физическими лицами к представительским расходам (см. письма от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848, от 05.06.2015 № 03-03-06/2/32859 и др.).

Уменьшение налогоплательщиками базы по налогу на прибыль на сумму представительских затрат очень часто приводит к спорам с налоговиками. Получите пробный доступ к Путеводителю по налогам от КонсультантПлюс и бесплатно узнайте, когда представительские расходы можно обосновать, а какие расходы лучше провести за счет чистой прибыли компании.

Какие это мероприятия

По общему правилу, к представительским расходам относят затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций или членов совета директоров, владельцев бизнеса.

Документальное оформление в 2022 году представительских расходов продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Представительские расходы и налог на прибыль

Представительские расходы — как эти расходы участвуют в расчете налога на прибыль? Главная особенность ПР в том, что они могут быть использованы фирмой, работающей на ОСН, для уменьшения налогооблагаемой базы. Но не полностью: в п. 2 ст. 264 НК РФ установлен лимит их применения в отмеченных целях, составляющий 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде.

Как добиться максимально эффективного использования представительских расходов в целях оптимизации налоговой нагрузки на предприятие, читайте в этой статье.

Перечень затрат на оплату труда определен в ст. 255 НК РФ. Он является закрытым, равно как и перечень собственно представительских расходов, который приведен в НК РФ.

Для целей налогообложения прибыли представительские расходы должны соответствовать критериям, прописанным в п. 1 ст. 252 НК РФ:

• быть экономически обоснованными;
• быть документально подтвержденными.

Главный признак экономической обоснованности ПР — их осуществление в целях, определенных п. 2 ст. 264 НК РФ, то есть в целях установления или поддержания деловых связей между фирмой-налогоплательщиком и ее деловыми партнерами. Как документально подтвердить представительские расходы, рассмотрим чуть позже, а сейчас разберем примеры расходов, которые организации иногда ошибочно включают в состав представительских.

Влияют ли представительские издержки на расчет НДС

Налогоплательщику предоставлено право принимать к вычету входной НДС при исчислении данного налога. Порядок применения вычетов регламентирован ст. 171 НК РФ. Согласно п. 7 этой статьи компании — плательщики НДС вправе принимать к вычету налог с представительских расходов, учитываемых в составе затрат при расчете прибыли.

То есть если сумма представительских расходов находится в пределах нормы, то и НДС принимается к вычету в полной мере, при наличии соответствующим образом составленных первичных документов.

Если сумма представительских затрат превышает предельно допустимый лимит, то и НДС можно принять к вычету в пределах нормы. А сверхнормативный НДС принимается в следующем квартале по мере включения в расходы по прибыли непринятых ранее затрат или списывается в состав расходов, не принимаемых к налоговому учету.

Рассмотрим на примере.

Пример

15.03.2021 провела переговоры с представителями сторонней организации с целью увеличения объема продаж. На организацию мероприятия было затрачено:

• на транспортное обеспечение участников встречи — 4 388 руб. (в т. ч. НДС 731,33 руб.);
• деловой обед — 15 773 руб. (включая НДС 2 628,83 руб.).

В бухгалтерском учете данные затраты отражаются проводками:

Таким образом, сумма представительских затрат составила 16 800,84 руб. (3 656,67 + 13 144,17), а сумма входного НДС – 3 360,16 руб. (731,33 + 2 628,83).

Сумма затрат на оплату труда за 1 квартал 2022 года равна 363 500 руб. Рассчитаем предельно допустимую величину представительских расходов для налогообложения прибыли:

363 500 × 4% = 14 540 руб.

То есть фактическая сумма расходов 16 800,84 руб. превышает предельно допустимую (14 540 руб.) на 2 260,84 руб.

Поскольку сумма, направленная на выплату заработной платы, с течением времени будет увеличиваться, то и не учтенная при расчете прибыли сумма затрат в 2 260,84 руб. может быть списана в течение текущего года. В связи с этим образуется отложенный налоговый актив (далее ОНА), порядок отражения которого регламентирован нормами ПБУ 18/02.

В бухгалтерском учете такие разницы отражаются следующим образом:

То есть на счете 19 осталось 452,16 руб. НДС, который можно будет принять к вычету в течение года по факту принятия не учтенных в 1 квартале при расчете прибыли представительских затрат. Если же по итогам года на счете 19 останется сверхлимитный НДС, то его необходимо списать на счет прочих затрат, не учитываемых при налогообложении прибыли, проводкой Дт 91.2 Кт 19.

Как зафиксировать представительские издержки в бухучете, узнайте из статьи «Учет представительских расходов – проводки».

Что не входит в состав представительских расходов организации?

Некоторые организации включают в состав рассматриваемых расходов те затраты, которые связаны с официальными мероприятиями, но с точки зрения НК РФ не классифицируются как представительские. В частности, не могут быть отнесены к представительским, исходя из положений п. 2 ст. 264 НК РФ:

• расходы на организацию развлечения гостей;
• предоставление гостям медицинских сервисов.

Представительские расходы — как эти расходы не превысить, отнеся к ним неправомерные затраты? В целом при определении перечня ПР можно ориентироваться на простое правило, по которому расходы не следует относить к представительским, если:

1. Они прямо не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ.

2. Они не разрешены к включению в представительские расходы разъяснениями ФНС или Минфина.

Так, в письме Минфина РФ от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136 указано, что покупка сувениров для гостей официального мероприятия не должна рассматриваться как ПР. Однако для сувениров с нанесенной символикой организации ИФНС и суды Москвы и области делают исключение (см. письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2, постановления ФАС Московского округа от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10 по делу № А40-55061/10-99-250, ФАС Московского округа от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 по делу № А41-18513/08).

В письме Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 указано на неправомерность списания на ПР трат на развлекательную программу (фуршет, теплоход, артистов), которая была организована после официальной части мероприятия.

Не могут быть классифицированы как ПР затраты, понесенные в рамках мероприятий, которые не имеют официального характера, например неформальный ужин с партнерами в ресторане (письмо ФНС по Москве от 23.12.2005 № 20-12/95338).

Можно ли в составе представительских учесть расходы на алкоголь, узнайте тут.

Стоп-затраты

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Считается, что такие расходы не относятся к деловой встрече; до или после официального приема – значения не имеет тоже (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

Относят ли расходы к представительским при УСН?

Представительские расходы — как эти расходы могут быть учтены в различных системах налогообложения? ПР могут уменьшить налогооблагаемую базу только для тех фирм, которые работают по общей системе налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ, которая содержит перечень затрат, уменьшающих расходы на УСН «доходы минус расходы», представительские расходы не указаны. Это обстоятельство не позволяет уменьшать налоговую базу по УСН на представительские расходы.

О представительских расходах при УСН читайте в статье «Принимаемые расходы при УСН в 2022 — 2022 годах».

Требования к оформлению первичных учетных документов

С целью исключения возможных споров с налоговой инспекцией на предмет обоснованности представительских расходов налогоплательщику нужно иметь как предварительные, так и итоговые документы. При этом особое внимание следует уделить порядку оформления первичных учетных документов.

Следует не забывать, что первичные учетные документы должны быть составлены по форме, утвержденной руководителем, с учетом положений ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения бухгалтерского учета?

Стоит отметить, что ПР — категория, характеризующая только налоговый учет. В бухучете данные затраты никак не квалифицируются. На практике бухгалтерский учет подобных сумм осуществляется с применением норм ПБУ 10/99. В соответствии с ними, расходы фирмы по обычным видам деятельности должны разделяться:

• на материальные;
• те, что связаны с оплатой труда и с социальными отчислениями;
• расходы по амортизации,
• прочие затраты.

Итак, представительские расходы — какие это расходы с точки зрения бухучета? По своему экономическому смыслу ПР более всего подходят под категорию прочих затрат. При этом их перечень в бухучете фирма может определять самостоятельно (п. 8 ПБУ 10/99).

А теперь рассмотрим следующий вопрос: «Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения отражения проводок по ним в бухучете?» Чаще всего соответствующие проводки регистрируются с применением счетов 26 или 44. Первый счет в основном задействуется промышленными фирмами, второй — торговыми. В НКО чаще всего применяется счет 86. Безусловно, при осуществлении бухгалтерского учета ПР важно также правильно соблюсти последовательность проводок с точки зрения отражения этапов оборота денежных средств. На практике они могут быть представлены:

• выдачей средств из кассы предприятия подотчетным лицам в целях расходования в рамках официальных мероприятий — Дт 71 Кт 50;
• оказанием услуг поставщиком — Дт 26 Кт 60;
• получением авансового отчета от лица, по которому оно потратило полученные денежные средства по назначению (в целях оплаты услуг, перечисленных в п. 2 ст. 264 НК РФ), — Дт 26 Кт 71.

Следующий критерий применения ПР в целях оптимизации налогообложения — их документальное подтверждение.

Распространенные вопросы

Какие документы надо приложить к авансовому отчету для подтверждения оплаты банковской картой подотчетного лица?

Если подотчетник расплатился собственной банковской картой, принять авансовый отчет можно. Для этого к нему должны быть подложены следующие подтверждающие документы:

• чек ККТ;
• слип-чек или квитанция терминала (см. Письмо Минфина России от 24.03.2021 № 03-03-07/21069);
• выписка с банковского счета сотрудника с указанием получателя и назначения платежа

Потраченные денежные средства можно перечислить сотруднику на личную карту Письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781.

Как в бухгалтерском учете отражаются расходы на приобретение букетов цветов в представительских целях?

Стоимость букетов цветов можно включить в представительские расходы в бухгалтерском учете при условии, что они включены в смету, а вручение — в программу представительского мероприятия. Проводки будут стандартными:

• Дт 44/26 Кт 71;
• Дт 19 Кт 71 (если есть НДС).

Подтверждение представительских расходов в 2022 — 2021 годах: документы

Представительские расходы — какие это расходы с точки зрения их документального подтверждения?

Любые расходы в целях уменьшения налоговой базы, в силу положений п. 1 ст. 252 НК РФ, должны быть документально подтверждены. В НК РФ не отражены перечни документов, посредством которых фирма может удостоверять факты совершения соответствующих расходов.

На практике данными документами чаще всего являются:

• приказ директора о проведении официального мероприятия;
• смета расходов в рамках соответствующего мероприятия;
• отчет о расходах в рамках мероприятия;
• акт о списании расходов;
• программа официального мероприятия;
• договоры с поставщиками услуг, заказанных в целях проведения мероприятия;
• первичные документы, отражающие расчеты по соответствующим услугам.

В случае если фирма регулярно проводит официальные мероприятия, основным документом, подтверждающим ПР, в ней может быть локальное положение о ПР. Данный документ регламентирует порядок учета соответствующих расходов с конкретной целью — уменьшения налогооблагаемой базы. Если положение о ПР принято в фирме, то указанные выше в списке документы будут дополнять его. При этом они должны составляться на основе форм, утвержденных в качестве приложений к положению о ПР.

Стоит отметить, что перечисленный выше перечень документов, с помощью которых можно подтвердить ПР, сформировался не на основе деловой практики (хотя ее роль в данном случае также важна), а на основе прежде всего нормотворческой. Дело в том, что фактически каждый из рассмотренных выше типов источников был, так или иначе, рекомендован Минфином в письмах, которые ведомство с некоторой периодичностью издает в целях разъяснения порядка учета ПР.

При проведении мероприятий, как правило, назначается ответственное лицо, которому выдаются деньги под отчет. О том, как правильно оформить авансовый отчет по представительским расходам, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Если вы еще не зарегистрированы в системе, получите пробный онлайн-доступ. Это бесплатно.

См. «Как правильно оформить представительские расходы — пример?».

Особенности документального оформления

Любые затраты компании, учитываемые при налогообложении, должны быть обоснованы и подтверждены документально. Представительские траты следует правильно оформить. Причем специальных формуляров и бланков не предусмотрено. Шаблоны и перечень подтверждающей документации закрепите в учетной политике.

Рекомендовано использовать следующие документы:

1. Распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия. Обязательно пропишите в приказе дату, место и время проведения приема. Также обозначьте цели мероприятия.
2. Программа приема гостей или членов правления. Оформите программу мероприятия как приложение к приказу. Отдельно бумага не будет иметь особого веса.
3. Смета затрат на проведение мероприятий. Подробно обозначьте все категории издержек, которые направлены на проведение приема гостей.
4. Отчет о проведенном мероприятии. Составляется в произвольной форме ответственным лицом за организацию и проведение приема. Требуется обозначить результаты проведенного мероприятия.
5. Акт на списание затрат и платежные документы. Обратите внимание, что акт на списание должен подписать главбух. А утверждает акт руководитель.

Документальное оформление обязательно. При выездной проверке ФНС контролеры обязательно запросят формуляры.

Представительские расходы — как эти расходы отражаются в отчете?

В отчете о представительском мероприятии находят отражение:

• дата проведения мероприятия;
• цель проведения официального мероприятия;
• программа и состав участников мероприятия;
• итоги проведения соответствующего мероприятия;
• величина затрат в рамках проведения мероприятия;
• прочие существенные факты о мероприятии.

Отметим, что на практике многие предприятия предпочитают отражать программу официального мероприятия не в составе отчета, а в отдельном документе.

Представительские расходы — какие это расходы, по мнению судей?

Известны прецеденты, когда представительскими были признаны расходы, совершенные на основании договора на оказание консультационных услуг, заключенного между фирмой и ее партнером (постановление ФАС Северо-Западного округа от 27.01.2006 № А42-8823/04-28).

Есть у фирм шансы и на признание представительскими тех расходов, что понесены в рамках организации презентаций для представителей СМИ. Так, ФАС Центрального округа в постановлении от 12.01.2006 № А62-817/2005 установил, что компания, организующая деловой семинар, правомерно отнесла к ПР расходы на транспортные услуги для журналистов различных СМИ, которые были приглашены на данный семинар, в то время как ФНС отказалась квалифицировать данные затраты как представительские. Однако в данном случае имело значение то, с какой целью приглашались представители СМИ — для установления делового сотрудничества с печатными изданиями и телекомпаниями, в рамках которого предполагалось размещать на соответствующих медийных площадках рекламу и статьи.

Позиция ФНС и судов несхожа также в отношении признания ПР оплаты проживания приглашенных на официальное мероприятие лиц в гостинице. Налоговики не считают эти расходы представительскими по причине того, что они не включены в перечень затрат, определенный п. 2 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235). Но судебный прецедент, по которому ФАС Западно-Сибирского округа вынес постановление от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), свидетельствует о том, что арбитраж может иметь иное мнение по данному вопросу. Тогда суд посчитал, что оплата проживания в гостинице приглашенных лиц все же является ПР, поскольку понятие «обслуживание», зафиксированное в п. 2 ст. 264 НК РФ, можно толковать шире, чем в контексте разновидностей ПР, перечисленных в НК РФ, включая в него и оплату мест в гостинице для гостей официального мероприятия.

Итоги

Ответ на вопрос «Представительские расходы — какие это расходы?» нам дает п. 2 ст. 264 НК РФ. Перечень затрат, определенный в НК, является исчерпывающим: те расходы, что не соответствуют ему, не могут рассматриваться как представительские. Соответствующие затраты фирма может использовать в уменьшение налогооблагаемой базы — в пределах установленных НК РФ норм, а именно 4% от расходов на оплату труда. В рамках бухгалтерского учета ПР включаются в прочие затраты в рамках расходов по обычным видам деятельности.

Источники:

• Налоговый кодекс РФ
• Приказ Минфина России от 06.05.1999 № 33н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.