Для чего нужна приходная накладная и как правильно оформить этот документ?

Для чего используется документ?

Главное предназначение бланка формы ТОРГ-12 заключается в том, чтобы документировать факт продажи товара другой организации. Благодаря наличию такой бумаги, продавец принимает в расчет оставшееся количество изделий на складе, а покупатель берет во внимание, в каком количестве груз поступил.

Правильно заполненные бланки ТОРГ-12 применяются при транспортировке различных изделий. Опираясь на них, со счета предприятия списываются отпущенные материальные ценности.

Приходная накладная – это документ, прилагающийся к транспортируемому грузу. На основании бланка совершается передача и поступление ценностей, а позже, оприходование товара — зачисление денежных средств. Это поступление должно подлежать регистрации. Процедура проводится совместно с оформлением первичной документации, таковым и приходится бланк ТОРГ-12.

Составляется бумага в момент покупки клиентом товара. На основании зафиксированной отчетности происходит оформление и доставка изделий покупателю.

Кто составляет

Всегда составляется непосредственно сотрудником, который несет материальную ответственность. Как правило, это заведующий складом или его заместитель. В некоторых случаях это могут быть сотрудники, которые замещают указанные лица или же действуют на основании доверенности, выданной администрацией компании.

При этом инициировать составление накладной могут как сами работники склада, так и:

• бухгалтер;
• главный бухгалтер;
• представитель администрации.

Составляется бумага как минимум в 2 экземплярах:

1. Первый остается на руках отпустившей стороны (представитель склада).
2. Второй выдается лицу, принявшему груз(покупатель, представитель контрагента, должностное лицо, работающее в этой же компании).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По факту документ выполняет одновременно не только функцию расходной, но и приходной накладной, поскольку он уходит со склада и одновременно прибывает к другому лицу или компании.

По какой форме составляется?

Бланк накладной формируется на базе последующих форм:

• ТОРГ-12. Такая форма применяется при продаже товара другой организации.
• ТОРГ-13. Такая форма применяется при перемещении внутри организации.
• ТОРГ-14. Такая форма находит применение в мелкорозничной торговле. Составляется на такие изделия, на которые не оформляется товарный отчет.

Формы были утверждены постановлением №132 Госкомстата России от 25 декабря 1998 года.

Бланк формы ТОРГ-12 содержит в себе следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца и ИНН;
• наименование товара или материала;
• единица измерения отпускаемой продукции;
• количество и сумма поступления изделий;
• ответственное за передачу лицо.

Эти сведения становятся опорой для фиксации прихода материальных ценностей в бухгалтерском учете. Из накладной в реестр переносятся показатели количества и стоимости груза.

Унифицированную форму приходной бумаги обязаны использовать предприятия любых экономических отраслей.

Справка! Законом разрешается использование бланков ТОРГ-12, которые были разработаны организацией.

Указанный вид отчетности должен содержать в себе следующие данные:

1. Название документа.
2. Название организации.
3. Дата.
4. Название товара.
5. Стоимость товара.
6. Количество товара.
7. Название должности.
8. Подписи лиц, отвечающих за отпуск и прием товара.
9. Печать.

При соблюдении законных норм, созданная организацией приходная накладная может использоваться в качестве достоверного документа.

Порядок оформления

Составление ТОРГ-12 не занимает много времени. Главное оформить ее правильно и не допустить ошибок. Оформляет ТОРГ-12 материально-ответственный работник, который отпускает груз.

Так как указанный вид отчетности формируется в двух экземплярах, то кладовщик или начальник склада, оформляющий бумагу, один экземпляр заполняет для себя, а второй для получателя изделий.

Приходная накладная состоит из двух частей: основной и табличной. Инструкция по заполнению:

1. «Грузоотправитель». Здесь следует указать наименование организации, которая осуществляет отпуск товара или груза.
2. «Поставщик». Здесь прописывается наименование организации, которая осуществляет поставку изделий. Информация может совпадать с грузоотправителем или быть другим юридическим лицом.
3. «Плательщик». В этой графе прописывается наименование организации, которая осуществила покупку груза.
4. «Основание». В этой строке указываются номер и дата договора поставки или продажи товара.
5. Заполняется табличная часть бланка ТОРГ-12. Здесь прописываются наименования изделий, количество, партия, сумма и итоговая стоимость.

Сотрудник, который отвечает за прием товара в организации, которая получает груз, подписывает первый экземпляр в графе «Груз принял» и ставит штамп организации-получателя.

Также должны быть проставлены подписи главного бухгалтера организации и начальника склада, производившие отпуск товара, и покупателя, принявшего груз. Расшифровка подписей административных лиц обязательна. Отсутствие подписи делает накладную не действительной и не подлежащей бухгалтерскому учету, который подразумевает внесение данных в реестр.

Затем, ставится квадратная печать организации, отпускающей товар, а внизу гербовая печать этого же предприятия. Важно отметить, что отпускающая груз организация, вправе не ставить печать. На действительность документа это не повлияет. Также, покупатель может ограничиться проставлением подписи с расшифровкой.

Важно! Внесение записей производится аккуратно. Буквы и цифры прописываются разборчиво. На месте не заполненной графы ставится прочерк.

Те сотрудники, которые подписывают бланк формы ТОРГ-12, являются ответственными за ту информацию, которую указали в документе.

Особенности учета

Первичные документы должны быть зарегистрированы в обязательном порядке. Для фиксации используют сопроводительный реестр сдачи ценных бумажных отчетностей. Он имеет форму, которая называется ТОРГ-31. Этот документ составляется в двух экземплярах. Один остается у сотрудника, который является материально-ответственным, а второй бланк отправляется в бухгалтерию вместе с прикрепленными к нему отчетностями для последующего учета.

Так как приходные бумаги относятся к бухгалтерским и налоговым документам, то период хранения в организации, согласно ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, составляет пять лет.

Важно соблюдать указанный срок хранения, чтобы не произошло налоговых и бухгалтерских нарушений. Бумаги хранятся в требуемых условиях и должны иметь подобающий внешний вид, который позволит изучить нужные данные, указанные в накладной в любое время. По истечению указанного времени, эти бланки нужно правильно утилизировать.

Отчеты реализаторов

Отчеты реализаторов генерируются автоматически на основе расходных накладных, в спецификацию которых попали товары из приходов, зарегистрированных при помощи актов принятия на реализацию. Чтобы сгенерировать отчет, выполните следующие действия:

• Перейдите к списку документов «Отчеты реализаторов»
  , как описано в разделе «Навигация по списку первичных документов».
• Нажмите кнопку «Создать»
  на верхней панели / щелкните правой кнопкой мыши в области списка отчетов реализаторов и выберите
  «Создать»
  в контекстном меню.
• Настройте параметры отчета в открывшемся окне:
• Период/документы Укажите период реализации. Отчет будет обрабатывать только те акты, которые были созданы в указанный период (по умолчанию – 1 месяц). Выберите тип документов, который будет обработан отчетом.

В результате в списке документов «Отчеты реализаторов»

будут созданы документы
«Отчет комиссионера»
,
«Отчет реализатора»
,
«Отчет агента»
— в зависимости от документа-основания, на основе которого они были сформированы.

Отличия от других документов

Бланк ТОРГ-12 относится к разряду первичных документов и имеет ряд особенностей, отсутствующих у других бумаг.

От приходного ордера

Отличия между приходной товарной накладной и приходным ордером в следующем:

• Назначение. Бланк по форме ТОРГ-12 является первичным документом, так как подтверждает передачу товара и оформляется в момент совершения отпуска груза. Приходный ордер такими особенностями не обладает, для его составления необходима приходная бумага или другой соответствующий документ. Ордер подтверждает, что изделия поступили на склад в определенном количестве в соответствующий день.
• Форма. По структуре заполнения эти бумаги также отличаются. В ордере существуют такие графы, которые накладная не имеет. Например, номер склада, номер ордера, код счета и так далее.

Если присутствует ТОРГ-12, то в приходном ордере нет потребности. Так как в бумаге поставщика поставлена печать с такими же реквизитами организации, что и в ордере.

Таким образом, документ на поступившие изделия считается приходным в том случае, если содержит реквизиты и печать. И способен равноценно заменить ордер.

От счета-фактуры

Отличия указанных документов в следующих аспектах:

• Счет-фактура составляется на оплату товаров и услуг, а бланк ТОРГ-12 оформляется только при отпуске груза.
• Приходная бумага составляется в двух экземплярах, а счет-фактура в единичном.
• Счет-фактура не является документальным подтверждением факта передачи товара. Она представляет основание для учета НДС.
• На основании счет-фактуры нельзя предъявить претензии к поставщику изделий. Указанные виды отчетности не являются взаимозаменяемыми. Они дополняют друг друга и оформляются одновременно при передаче товара.

Существуют разные виды накладных, предлагаем прочитать о ТТН, требовании-накладной, УПД, расходной, на отпуск товара и материалов на сторону, на передачу готовой продукции в место хранения, , возвратной.

Любую торговую процедуру, совершаемую предприятием, следует документально подтвердить — составить первичные документы для ведения бухгалтерского учета.

Основной первичной бумагой является приходная накладная. Без нее не производится ни одна сделка купле-продажи какого-либо товара, груза или материальной ценности. Важно правильно составлять подобные виды отчетности, бережно хранить бумаги и не совершать юридических ошибок.

Часто задаваемые вопросы ↑

На данное время отношение законодательных органов к применению первичных унифицированных форм не столь строго, в том числе и в отношении учета движения материалов.

Потому организация может подправлять госкомстатовскую форму «под себя». Вследствие этого у бухгалтеров часто возникает вопрос, какой именно документ следует применять для принятия поступивших ТМЦ к учету.

Вариантов оформления приходной накладной несколько и зачастую они зависимы от условий, при каких поступают ценности, а также от структуры организации и применяемой системы внутреннего документооборота.

За основу приходной накладной можно взять приходный ордер формы М-4. Используется такой документ, когда к принимаемым товарам нет никаких претензий.

Поскольку данная форма довольно велика, из нее можно убрать реквизиты, не являющиеся обязательными в соответствии с ФЗ №402 от 6.12.2011 (п.2 ст.9).

Накладная на поступающие ТМЦ может считаться приходной, если в ней наличествуют обязательные реквизиты и штамп. Таковой заменяет собой приходный ордер.

В нем содержатся основные реквизиты приходного ордера (п.49 Методических указаний №119н от 28.12.2001). Можно применять форму ТОРГ-12, какую подписывает материально-ответственное за сохранность ценностей лицо.

При этом нет необходимости составлять приходный или заменяющий его ордер. При расхождении отпущенных и поступивших материалов следует составлять акт о приемке материалов по форме М-7.

Можно убрать из формы не обязательные и не нужные реквизиты. Организация вправе разработать собственную форму приходной накладной, позволяющую принимать товары, как полностью отвечающие условиям поставки, так и с наличием расхождений.

Для этого нужно:

Как создать в 1С 7

Для создания приходной накладной удобно использовать программу 1С 7.7 «Предприятие» или иные модификации программы. Документом отображаются операции, касающиеся покупки ТМЦ, основных фондов и нематериальных активов.

Общая схема создания нового документа приходной накладной такова:

Если для создания приходной накладной используется типовая форма из базы программы или сохраненный ранее шаблон документа, то программой автоматически заполняются обязательные реквизиты, являющиеся постоянными.

Можно создать приходную накладную на основе товарно-сопроводительных документов. Как с ТСД сформировать приходную накладную?

Когда ТСД был сформирован из приходной накладной без обозначения товаров, сведения в накладную переносятся по умолчанию. Если ТСД создается как новый документ, система предложит указать склады, для каких формируются накладные.

Нужен ли приказ на право подписи

Приходная накладная должна заверяться подписями руководителя и главбуха, имеющими право первой и второй подписи соответственно. Однако не всегда данные лица могут безотрывно находиться на рабочем месте.

Видео: международные автоперевозки — документы и термины

Иногда документооборот организации слишком велик. Потому право подписи может передаваться иному лицу. Основанием для этого становится приказ руководителя.

В приказе указывается:

• обязательные реквизиты организации;
• должность и Ф.И.О. лица, какому передается право подписи (только сотрудник организации);
• документы, какие он вправе подписывать;
• срок длительности использования предоставленного права.

Непременно к приказу прилагается лист с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера и сотрудника, какому делегируется право подписи.

Заверяется приказ руководителем. Как выглядит приказ о предоставлении права подписи, типовая форма и пример, можно просмотреть здесь.