Суть проблемы
Обеспеченность кадровыми ресурсами — проблема всех сфер деятельности. Мало того, что найти достойного специалиста сложно, так еще и основной работник может отсутствовать продолжительное время. Например, летом, когда наступает горячая пора отпусков, на предприятии начинаются повальные каникулы и ведение деятельности затрудняется. К тому же любой работник может заболеть. Хорошо, если простуда закончится через одну-две недели. Но ведь ситуации бывают разные.
Причин для отсутствия сотрудников на рабочих местах масса. Но деятельность компании не должна страдать. Следовательно, работодателю важно позаботиться о выполнении обязанностей отсутствующих. Самовольно возложить обязанности на подчиненного недостаточно, требуется оплатить труд сверх нормы.
Поводы для введения сотрудника для ВРИО
Отсутствие сотрудника на работе, когда потребуется его временная замена, может быть вызвано различными причинами:
- любой отпуск (ежегодный, декретный, за свой счет, для обучения и т.п.);
- командировка;
- больничный лист;
- возложение общественных или государственных обязанностей (избирательная комиссия, занятость в качестве присяжного и пр.);
- любые другие обстоятельства неявки на работу, в том числе и не выясненные.
Нужно ли вносить в трудовую книжку записи об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника?
Категории замещений
В деятельности российских организаций чаще всего используют три способа:
- Оформляется временный перевод специалиста на другую работу. При этом свои прямые обязанности работник выполнять не будет. В его обязанности будет входить труд по новому месту работы. Например, на время отпуска начальника отдела контроля качества на его должность переведен один из специалистов. Специалисту будет назначена доплата за замещение на время отпуска начальника.
- Временное совмещение должностей или профессий. При этом в течение рабочего времени сотрудник будет выполнять свои прежние обязанности и вмененные. Например, бухгалтер по расчету заработной платы будет совмещать должность кассира на период болезни основного работника.
- Расширение зон обслуживания или увеличения объема работ. Работник обязуется выполнять в течение трудового дня обязанности, соответствующие его основной должности, но в значительно большем объеме. Например, в штате организации три кадровика. На время отпуска одного кадрового работника его обязанности можно разделить на двоих оставшихся специалистов.
При этом каждый вариант важно правильно оформить и оплатить.
Замещение руководителей: некоторые особенности
Любой руководитель – это самое важное лицо, от которого зависит дальнейшая успешная деятельность предприятия. Потому и процедура замещения требует ответственного подхода.
Опытный директор всегда заранее договаривается с тем, кто будет его замещать. Для этого оформляются все документы, оговариваются особенности.
Главная особенность – в необходимости оформить так называемую доверенность на замещение и выполнение обязанностей. Надо отдельно сказать о том, что заместитель имеет право подписывать документы, использовать фирменные штампы и печати при необходимости.
Оплата труда и оформление временного перевода
Временный перевод на другую должность оформляют в том случае, если оплата труда по замещаемой работе выше. Способ популярен при замещении руководящих должностей. При переводе на вышеоплачиваемую должность назначают оклад по новой должности. Неправомерно указывать в кадровой документации формулировку «с доплатой разницы между окладами» и аналогичные фразы.
К примеру, кадровик получает оклад 30 000 рублей. А начальник отдела кадров — 50 000 рублей. Следовательно, при переводе на позицию начальника отдела кадров простому кадровику назначат оклад в 50 000 рублей.
Но подчиненного могут перевести на должность, оплачиваемую ниже, чем по основному месту работы. Тогда учтите, что при временном переводе на другую должность уровень оплаты труда не может быть ниже, чем средняя заработная плата по основному месту (ст. 182 ТК РФ).
При оформлении перевода подготовьте следующие кадровые документы:
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Без согласия работника перевод невозможен. В допсоглашении необходимо обозначить условия оплаты. Сумма определяется по соглашению сторон, но она не может быть ниже, чем средняя зарплата по основной должности.
- Приказ о временном переводе по форме № Т-5.
- Должностные инструкции и обязанности по новой должности. Допустимо прописать обязанности в дополнительном соглашении на временный перевод.
Образец приказа
Образец дополнительного соглашения
Вменение работникам дополнительных обязанностей
Дополнительные обязанности: как вменить работнику
Здесь стоит обратиться к статье 60 Трудового кодекса. Согласно этой норме от сотрудников нельзя требовать выполнения обязательств, которые не содержатся в изначальном соглашении между ними и работодателями.
На каждом предприятии составляются специальные должностные инструкции, которые подробно описывают круг обязанностей. Часто он достаточно широк и без дополнительных нагрузок.
С этим документом, как и со своими обязанностями, сотрудник должен ознакомиться в день, когда он подписывает соглашение со второй стороной.
Возможны следующие варианты при необходимости выполнить дополнительную работу:
- Стандартное оформление совмещения должностей. При этом опираться рекомендуется на положения статьи 60.2 ТК РФ. Это значит, что к действующему договору подписывается дополнительное соглашение.
- Сотрудника нанимают как внутреннего совместителя на еще одну должность. Здесь главная опора – статья 60.1 ТК РФ. Тогда оформляют ещё одно Трудовое Соглашение.
При любом варианте не обойтись без выплаты сотруднику дополнительного вознаграждения.
Трудовой Кодекс вопрос оплаты никак не регламентирует. Потому этим занимается сам руководитель совместно с подчиненными. Важно прийти к компромиссу, который устраивает всех.
Совмещение профессий и увеличение объема работ
Если работодатель решил увеличить объем работ или возложить обязанности по замещению другой должности на подчиненного, то необходимо выполнить три обязательных действия.
1. Предложить дополнительную работу и получить письменное согласие работника. Без официального согласия заставить сотрудника трудиться дополнительно нельзя. Но есть исключения. Если в трудовом договоре предусмотрена возможность замещения, то специального разрешения те требуется.
Образец предложения дополнительной работы
2. Договориться с размером оплаты. Трудовое законодательство не предусматривает ограничений по оплате замещений. Нет ни минимального, ни максимального уровня оплаты. Объем доплаты устанавливается по договоренности.
3. Оформить кадровые и распорядительные документы. Так как объем работы и оплата труда — это существенные условия трудовых взаимоотношений, необходимо закрепить изменения. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору. А также приказ о возложении обязанностей.
ВАЖНО!
На период выполнения работ по замещению сотрудник не освобождается от своих основных обязанностей.
Образец приказа о совмещении должностей
Образец приказа на расширение зон обслуживания
Как рассчитать доплату
Обратим внимание, что тариф вводится тогда, когда человек выполняет два вида работ: основной, по совмещению. Человек трудится рабочий день, в стенах одной организации!! Этим совмещение профессий и должностей отличается от совместительства. Последний режим – это полноценная трудовая деятельность, у двух или более работодателей.
Доплата осуществляется за исполнение обязанностей за отсутствующего человека. На рабочем месте его нет временно.
По ТК РФ, доплата за отдыхающих или болеющих сотрудников происходит по договоренности между заинтересованными сторонами. Это сам работник и его начальник (руководитель). Оплата и формула ее начисления фиксируется в доп. соглашении к основному контракту, либо может быть отдельным пунктом трудового договора.
Доплата может начисляться в форме твердой ставки, а также в виде % от заработной платы:
- Твердая ставка. Большинство предприятий использует именно эту форму оплаты за труд, который выполняет один сотрудник за другого, отсутствующего на рабочем месте. Доход работника (отсутствующего временно) не имеет никакого значения, оплата происходит по твердой ставке и в размере, предусмотренным положениями соглашений и контрактов. Если применяется твердая ставка, то ее размер зависит, скорее, от объемавыполняемых работ по совмещению, объемами и уровнем ответственности. Другими словами, размер фиксированной ставки зависит и от должности человека, который замещает временно отсутствующего. Логично, что чем выше должность, чем сложнее работу берет на себя сотрудник. Он несет за нее повышенный уровень ответственности. Если говорить о больших компаниях, гдемного отделов и внутренних подразделений, то размер такой ставки определяется в отношении каждого сотрудника.
- % от оклада считается более справедливым способом. Тариф устанавливается зарплатена время отсутствующего работника. А замещающий его сотрудник получит вознаграждение за работу, которую он делает дополнительно, по согласию с работодателем.Вознаграждениевыдается по объему работы, уровню ответственности.
Расчет:
Иванова И.И. -бухгалтерООО «Ромашка». Ее коллега, ведущий бухгалтер уехала на 5 дней. И ее работу передали Ивановой И.И.
По распорядку на этом предприятии, доплата рассчитывается по формуле:
Доплата=оклад сотр. Х15%+оклад 2 сотр.Х15%. Эту формулу / на количество рабочих днейХна период замещения. По этой формуле, доплата Ивановой зав 5 дней составит 1,567 14 рублей.
О размере доплат за замещение
Объем доплаты не ограничен. Конкретная сумма устанавливается по договоренности между работодателем и подчиненным-исполнителем. Допустимо установить доплату за замещение в процентном отношении к должностному окладу. Либо закрепить надбавку в абсолютной величине — фиксированной суммой.
Пример № 1. Доплата в процентном соотношении.
В маленькой фирме директор может замещать кадры, доплата за совмещение устанавливается самим руководителем. В приказе на замещение установлена доплата в размере 10 % от должностного оклада директора за полностью отработанный месяц. Оклад — 50 000 рублей. Месяц отработан полностью.
Расчет: 50 000 × 10 % = 5000 рублей — размер доплаты за замещение обязанностей кадровика.
Пример № 2. Доплата в фиксированной сумме.
Бухгалтеру установлена надбавка в сумме 10 000 рублей за полностью отработанный месяц. За 15 дней из 21 рабочего дня сумма доплаты за замещение составит:
10 000 / 21 × 15 = 7142,86 рублей.
ВАЖНО!
Доплата облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Суммы можно учесть в фонде оплаты труда при исчислении налога на прибыль.
Образец приказа
Образец дополнительного соглашения
Образец предложения дополнительной работы
Образец приказа о совмещении должностей
Как оформить доплату за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
Ниже представлена пошаговая инструкция оформления и начисления доплаты сотруднику за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника:
Шаг-1. Получение устного согласия работника
Прежде чем начинать оформление документов, следует получить от сотрудника устное согласие на выполнение обязанностей другого работника на период его отсутствия. Как правило, на начальном этапе непосредственный руководитель сотрудника проводит беседу с подчиненным, сообщая необходимость замещения (отпуск, болезнь другого работника, другие причины) и получая от сотрудника согласие, либо мотивированный отказ.
Подчеркнем, что руководитель не вправе принудить работника к выполнению обязанностей отсутствующего сотрудника. Данное решение принимается исключительно по обеих сторон согласованию сторон – сотрудника и компании (в лице руководителя).
Шаг-2. Составление заявления
При согласии работника на выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника, руководитель предлагает ему оформить соответствующее заявление. Законодательно не установлен бланк, на котором необходимо оформить данное заявление, поэтому документ может быть составлен в свободной форме, с указанием обязательных реквизитов:
- наименования организации;
- ФИО, должность отсутствующего и замещающего сотрудников;
- период замещения обязанностей;
- основание для замещения (отпуск, болезнь, другие причины);
- дата составления заявления, подпись заявителя.
Образец заявления можно скачать здесь⇒ Заявление на замещение временно отсутствующего работника (образец).
Шаг-3. Издание приказа
Заявление, составленное замещающим сотрудников и согласованное руководителем, является основанием для издания соответствующего приказа. Образец приказа можно скачать здесь⇒Приказ на замещение временно отсутствующего работника (образец).
Шаг-4. Начисление доплаты
На основании приказа производится расчет и начисление доплаты на период замещения отсутствующего работника и выполнения замещающим сотрудником его должностных обязанностей.
Расчет доплаты и выплата средств осуществляется в соответствие с порядком и в размере, утвержденным трудовым/коллективным договором и внутренними нормативными документам. Как правило, сотруднику выплачиваются средства по итогам отчетного месяца – вместе с зарплатой работник получает доплату за замещение.
Права замещающего сотрудника и работодателя
Трудовое законодательство защищает интересы рабочего персонала. Сотрудник имеет право отказаться от выполнения трудовых обязанностей отдыхающего коллеги или преждевременно прекратить выполнение дополнительной работы.
При совмещении нескольких должностей допсоглашение не требуется, достаточно подписания приказа.
Работодатель может отменить поручение раньше установленного срока. Причины могут быть разными: досрочное возвращение из отпуска, передача должностных обязанностей другому лицу и т. д.
Подробнее см. «Замещение на время отпуска: правильный подход».
Оплата труда исполняющего обязанности
На время командировки директора исполняющей его обязанности была назначена начальник отдела кадров, имеющая персональную надбавку по основной работе. Оплата за совмещение за 2 недели выплачена из оклада директора. В результате за 2 недели ее зарплата вышла выше, чем у директора. Не возникнет ли у налоговой претензий по обоснованности отнесения затрат по налогу на прибыль?
Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника)
– это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные
выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты
(
доплаты и надбавки
стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
Оклад (должностной оклад)
– это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.
При этом заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности
выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается (
ст. 132 ТК РФ
).
Заработная плата
работнику
устанавливается трудовым договором
в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда (
ст. 135 ТК РФ
).
Таким образом, установленные трудовым договором начальнику отдела кадров оклад и надбавка признаются правомерными.
Ст. 60.2 ТК РФ
установлено, что с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату.
Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы
, определенной трудовым договором,
работнику может быть поручена дополнительная работа
как по другой, так и по такой же профессии (должности).
Срок
, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу,
ее содержание и объем
устанавливаются работодателем
с письменного согласия работника
.
Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
В соответствии со ст. 151 ТК РФ
при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника
без освобождения от работы, определенной трудовым договором,
работнику производится доплата
.
Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора
с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы.
То есть в Вашем случае доплата является обязательной
.
Размер доплаты
регулируется только соглашением между работодателем и
максимальным размером не ограничен
.
Для целей налогообложения прибыли
в соответствии со
ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам
в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки,
компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда
, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
К расходам на оплату труда относятся
, в частности начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе
надбавки
к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме,
за совмещение профессий
, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ.
Поскольку в Вашем случае доплата за совмещение установлена в соответствии с ТК РФ, для целей налогообложения прибыли она признается экономически обоснованной.
Минфин РФ в письме от 29.10.2009 г. № 03-03-06/1/702 также сообщил, что трудовое законодательство не ограничивает размер доплаты за совмещение профессий (должностей)
, расширение зон обслуживания, увеличение объема работы
или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы
.
Поэтому согласно положениям ст. 255 НК РФ налогоплательщик вправе признать в составе расходов
на оплату труда
доплату за
совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или
исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
без освобождения от работы
в размере, определенном соглашением сторон трудового договора
.
Второй вариант: замещение
Когда невозможно совместить две должности, допустимо временное освобождение одного из работников от своих постоянных обязанностей с целью выполнять трудовые функции отсутствующего.
Руководство не имеет права принуждать подчиненных, поэтому временный перевод возможен только с письменного соглашения. Оно содержит:
- подписи обеих сторон;
- характер и объем дополнительной работы;
- длительность выполнения трудовых функций коллеги (может быть прописано в уставе, трудовом контракте);
- сумму полагаемых выплат.
Письменное согласие не нужно в одном случае – когда условия работы не меняются по сравнению с прописанными в трудовом договоре. Заявление подавать не нужно.
Следующий этап оформления – издание приказа о замещении должности на время отпуска по форме, утвержденной Госкомстатом (Т-5 или Т-5а). Бланк документа на нашем сайте находится здесь.
Такой приказ должен содержать:
- причину замещения;
- сумму оплаты за выполнение трудовых обязанностей;
- вид деятельности;
- период замещения.
Оплату труда предоставляют в размере, установленном штатным расписанием. Поскольку сотрудник-заместитель полностью освобожден от своих постоянных обязанностей и выполняет трудовые функции за другого человека, доплата может и отсутствовать. Исключение: когда новая работа более сложная и высокооплачиваемая.
Также см. «Как оформляют замещение на время больничного».
ПРИМЕР Экономист А.Н. Рубцова, работающая в ЗАО «Рилиз Билд», уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 дней. Период отсутствия: 15.11.2016 – 12.12.2016. Ее трудовые обязанности переходят бухгалтеру И.Н. Орлову в порядке замещения должности. Согласно уставу, сотруднику положена доплата 40% должностного оклада А.Н. Рубцовой.
Последовательность оформления замещение должности в «Рилиз Билд»:
- Составляют соглашение с указанием причины принятия решения (отпуск экономиста), даты и подписей заинтересованных лиц.
- Издают приказ о замещении должности экономиста И.Н. Орловым.
- Оплата труда Согласно сведениям бухгалтерской программы, оклад отсутствующей сотрудницы составляет 23 700 руб./мес. В результате замещения должности во время отпуска И.Н. Орлову положено начисление в размере: 23 700 × 40% = 9480 руб.
- Расчеты с бюджетом обязана удержать с дохода сотрудника подоходный налог в размере:
9480 × 13% = 1232,4 руб.Во внебюджетные фонды начисление такое:
9480 × 22% = 2085,6 руб.
Третий вариант: срочный контракт
Некоторые организации не могут переложить обязанности ушедшего в отпуск сотрудника на другого человека. Причины разные: высокая загруженность, отсутствие требуемого опыта и т. д. Когда совмещение или замещение должности невозможно, целесообразно заключить срочный трудовой договор с третьим лицом. Преимущества очевидны:
- не нужно менять штатное расписание;
- появляется возможность доверить работу опытному и компетентному специалисту;
- простота прекращения трудовых отношений (не нужно задумываться о формулировке причины увольнения).
По возвращении основного сотрудника из отпуска необходимо правильно расторгнуть трудовые отношения с временным работником. При этом письменное уведомление отправлять не обязательно.
Учтите: при нарушении прав уволенный может обратиться в суд для обжалования решения либо получения компенсации за вынужденные прогулы.
Подробнее см. «Принимаем работника на время отпуска другого сотрудника».
