Транспортная и товарно-транспортная накладные: правила использования

Новая форма транспортной накладной в 2022 году

Новая форма транспортной накладной представлена в приложении № 4 к Постановлению Правительства РФ от 21.12.2020 «Об утверждении правил перевозки грузов автотранспортом». Уменьшилось количество разделов с 17 до 12, поменялись их нумерация и содержание.
Требования к заполнению накладной появились в новом разделе IX Правил. Раньше отдельного порядка не было, а инструкции по заполнению были прописаны в самой форме.

В новой форме обязательно заполняются все разделы, кроме о или «при наличии». Если информации или оснований для заполнения отдельных граф нет, в накладной проставляются прочерки. Рассмотрим на примере Раздела 3 «Груз», в нем обязательно должны быть отражены:

• описание груза;
• отгрузочное наименование груза;
• состояние груза;
• способ упаковки;
• вид тары;
• количество грузовых мест;
• маркировка (при отсутствии пишем «Отсутствует»);
• плановая масса груза.

Остальные сведения без необходимости можно не прописывать, в том числе объявленную стоимость, по которой раньше такая возможность не предусматривалась. А раздел 4 «Сопроводительные документы» можно совсем не заполнять, он о.

Есть и другие важные изменения:

• Раздел 5 «Указания по особым условиям перевозки». Изменили состав: убрали сведения о характеристиках ТС, добавили сведения о маршруте, дате и времени доставки, а также контакты лиц, которые могут назначить переадресовку.
• Раздел 6 «Перевозчик». Больше нельзя указывать лиц, которые фактически не перевозили груз, то есть перевозчик не может передать право перевозки другому лицу. У водителей вместо ИНН можно будет указывать дату и номер ВУ.
• Раздел 7 «Транспортное средство». Появилось два новых типа владения ТС: совместная собственность супругов и безвозмездное пользование.
• Раздел 8 «Прием груза». Нужно будет указывать реквизиты лица, которое грузит товар. Это будет грузоотправитель, если он сам выполнял погрузку, или иное уполномоченное лицо, например экспедитор.
• Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Раздел дополнили новыми сведениями. Если заполнить его полностью, накладную можно будет использовать как первичный учетный документ.

С 1 марта 2022 года транспортную накладную можно составлять в электронной форме. Формат электронной транспортной накладной утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065. Мы рассказали о новом формате, переходном периоде и порядке подписи документа в статье «Электронные транспортные накладные: что изменится с 1 марта».

Что такое ТНН

Это сопроводительная документация, призванная для отслеживания исполнению правил транспортировки ТМЦ. Соответственно, форма используется в случаях, когда эти услуги в принципе существуют. То есть рассматриваем ситуацию, когда компания А заказывает поставку у производителя Б. Если доставка продукции осуществляется силами фирмы Б, как дополнительная опция, которая уже включается в стоимостном выражении в общий прайс, то документ нам не нужен. Ведь отдельных услуг не было оказано. Также если компания А сама забирает продукт, грузит его на фуры и отправляет для оприходования на склад или точку продаж, нет необходимости в бумаге. Ведь снова не было оказано никаких услуг.

В каких же случаях нам понадобится, и этот аспект во многом определяет, чем отличается ТТН от ТН. А именно – это наличие третьей стороны, оказывающей услуги транспортировки. Когда в уравнении появляется эта новая переменная, документ и становится нужен. Но не необходимой, ведь распоряжение Минфина от 2013 года фактически упразднило обязательный характер предписания. Теперь документ вполне допустимо заменить новым аналогом, о котором мы еще отдельно поговорим ниже.

Также следует учитывать, форма обязательна к заполнению в качестве основного документа при перевозке груза с помощью автомобильного транспорта. Если ценности будут отправляться посредством поездов, судов, самолета – то оснований для заполнения нет. Поэтому оформлять указанный вариант нужно в случае стандартном варианте посредством грузовых автомобилей.

Когда нужна транспортная накладная

Транспортная накладная — это документ, которым оформляют автомобильные грузоперевозки по России. В накладной грузоотправитель и перевозчик утверждают условия перевозки. Если заполнить раздел 12, транспортную накладную можно будет использовать как первичный учетный документ — подтверждать ей расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Если транспортной накладной нет, она утрачена или оформлена неправильно, организация может подтвердить расходы другими документами: договором, счетом-фактурой, платежными документами (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26).

Накладная понадобится, когда продавец доставляет груз покупателю на своем автотранспорте. Исключение — если цена доставки входит в цену товара. Еще накладная нужна, когда продавец или покупатель нанимают для доставки груза стороннюю транспортную компанию.

Покупатели, которые забирают груз самовывозом на своей машине, транспортную накладную не оформляют, так как услугу транспортировки никто не оказывает. Расходы на транспорт и саму перевозку можно будет подтвердить путевым листом, зарплатными ведомостями и другими документами.

Заполнить путевой лист со всеми необходимыми реквизитами в специальном сервисе бесплатно

Кто оформляет транспортную накладную

Транспортные накладные обычно выписывает организация, которая заказывает перевозку груза (грузоотправитель). Заказчиком может быть продавец, поставщик или сам покупатель. К примеру, если покупатель заказал перевозку в транспортной компании, то он будет грузоотправителем и составит транспортную накладную. С 2022 года в роли грузоотправителя может выступать и экспедитор.

В договоре перевозки стороны могут выбрать, кто будет выписывать накладную. Например, поручить это самому перевозчику.

Работайте с электронными транспортными накладными и другими перевозочными документами через Диадок

Ключевые требования

Помните, что содержание в любом случае должно отражать следующие аспекты:

• Полные сведения о грузе. Но вот стоимость или номенклатура нужна только в старом виде.
• Информация о транспорте, который осуществляет грузоперевозку.
• Реквизиты и ценовой аспект оплаты услуг компании, осуществляющей доставку.
• Все нужные сведения о сторонах сделки, перевозчике, покупателе и продавце.
• Список документов, используемых в качестве сопроводительных.

Сколько экземпляров накладной составлять

Бумажные транспортные накладные составляют в трех экземплярах — по одному для каждого участника перевозки: грузополучателя, грузоотправителя и транспортной компании. Все экземпляры должны быть заверены подписями грузоотправителя и перевозчика.

Если транспортную накладную планируете использовать как первичный учетный документ (заполнить раздел 12), понадобится еще один экземпляр для грузоотправителя (п. Правил).

Транспортная накладная формируется на каждую машину. Если в один автомобиль погрузили несколько партий груза, будет достаточно одной накладной. Но если одну партию распределили на несколько машин — понадобится накладная на каждый автомобиль (п. Правил).

Обменивайтесь электронными документами со всеми участниками перевозки

Порядок заполнения

В принципе, жестких требований нет. Но есть практика удобного внесения сведений:

• Информация об отправителе.
• Данные получателя.
• Описание груза.
• Список сопроводительных бумаг.
• Остальные разделы.

Теперь стало понятно, нужна нам в конкретном случае транспортная или товарно-транспортная накладная, разница очевидная. Практически всегда рекомендуется первый вариант. Но стоит помнить, что на практике фискальные органы порой против подобного рода новшеств.
Количество показов: 25895

Как заполнить транспортную накладную

Есть несколько общих правил, которых все должны придерживаться при работе с транспортной накладной:

1. Чтобы накладная служила первичным учетным документом и подтверждала расходы, в ней должен быть заполнен раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Кроме того, понадобится четвертый экземпляр оригинала для грузоотправителя. Также должны быть соблюдены требования ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.
2. Печать на транспортной накладной не нужна, но ее наличие ошибкой не будет.
3. В строках можно ставить прочерки, если для их заполнения нет информации. Разделы с о заполнять не обязательно (п. 10 Правил).
4. Изменение условий перевозки, в том числе переадресовка, не являются ошибками. Они отражаются в Разделе 9 «Переадресовка».

Далее подробно разберем порядок заполнения накладной каждой из сторон.

Всегда ли нужна ТТН

Однозначно – нет. Более того, сейчас чаще используют новую вариацию. Правда, как уже говорилось, некоторые фискальные органы по традиции требуют устаревший экземпляр. Но эти претензии допустимо смело игнорировать. Закон будет на вашей стороне. Даже если к вам попытаются применить какие-то санкции или пожаловаться в компетентные инстанции, не переживайте. Решайте вопрос в порядке судопроизводства.

Стоит учитывать, что бумаги для бухгалтерского учета все равно остаются необходимыми, даже если не используется старая форма сопроводительных документов. Но мы уже пояснили, в чем разница между ТН, товарная накладная и ТТН, товарно-транспортная, отличия заключаются в том, что это в принципе разные виды документации с различными целями. И заменить они друг друга не могут по определению. Ведь, когда вы посещаете поликлинику, полис обязательного медицинского страхования нельзя заменить пенсионным свидетельством, так ведь?

Чтобы автоматизировать и упростить все процессы, связанные с оприходованием ТМЦ, стоит использовать грамотный софт. Такой, как предоставляет .

Как заполнить грузоотправителю

Грузоотправителем может быть продавец, покупатель или экспедитор. Например, если покупатель нанял перевозчика, чтобы самовывозом забрать товар со склада продавца, то покупатель будет и грузоотправителем, и грузополучателем.

Грузоотправитель заполняет шапку накладной: дату, номер документа, номер экземпляра (документ составляется в количестве трех-четырех штук, каждый экземпляр имеет свой номер), дату и номер заявки. Дополнительно он оформляет разделы 1–5, 8, 11 и 12. Если нужно, заполняется раздел 6 «Перевозчик».

Раздел 1 «Грузоотправитель». Укажите ФИО физлица или наименование организации, ИНН, адрес, телефон. При наличии договора транспортной экспедиции в качестве грузоотправителя указывается:

• Экспедитор, если он принял груз во владение. Одновременно проставляется о.
• Заказчик услуг по перевозке (грузовладелец), если экспедитор не принимал груз во владение, в том числе если заказчик перевозки сам погрузил товар.

Если грузоотправителем выступает экспедитор, то заполняется Раздел 1а.

Раздел 2 «Грузополучатель». Заполните аналогично первому разделу, но данными получателя груза. Дополнительно укажите адрес доставки.

Раздел 3 «Груз». Его заполняет лицо, погрузившее груз в транспорт. Этот раздел достаточно объемный, он включает данные о перевозимом грузе по пяти пунктам: отгрузочное наименование, количество грузовых мест, маркировка, тара и упаковка, масса и габариты, перечень опасных веществ — заполняйте на провоз опасного груза. Если данных для заполнения нет, можно поставить прочерк.

Объявленную ценность теперь разрешено не указывать. При необходимости ее можно взять из товарной накладной или УПД. Она не должна превышать действительную стоимость груза. В ряде случаев ее нельзя указывать (п. 78 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Контур.Маркет распознает товары в скане накладной и сопоставит с вашим каталогом

Попробовать

Раздел 4 «Сопроводительные документы на груз» (при наличии). В этом разделе надо привести реквизиты прилагаемых к накладной документов. Сюда входят сертификаты, паспорта, удостоверения на груз, документы на отгрузку, сопроводительные ведомости, документы, предусмотренные ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными нормами и пр. При их наличии у налоговой будет меньше причин сомневаться в сделке. Раздел можно не заполнять.

Раздел 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки». В этом разделе нужно прописать указания, которые транспортная компания должна соблюдать во время перевозки груза: температурный режим, данные о пломбах, санитарные и карантинные требования и пр. В разделе должны быть указаны контакты лиц, по указанию которых может произойти переадресовка.

При необходимости указывается маршрут перевозки, дата и время доставки груза.

Раздел 8 «Прием груза». Впишите данные лица, осуществляющего погрузку, и наименование (ИНН) владельца пункта погрузки, адрес места погрузки. При погрузке указываются уже фактические дата и время прибытия и отбытия машины, описывается состояние груза, его масса, количество занятых мест. Раздел должен быть заверен подписями лица, у которого забирают груз, водителя и грузоотправителя (при необходимости).

Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Если вы составляли акты о нарушениях или претензии к перевозчику или грузополучателю, внесите сведения о них. Случаи, когда нужен акт, перечислены в п. 81 Правил.

Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Заполняйте, если транспортную накладную планируете использовать как первичный учетный документ. Грузоотправитель указывает сведения о должностном лице, которое подписывает накладную, ставит его подпись, прописывает реквизиты договора перевозки.

Как заполнить перевозчику

При погрузке водитель перевозчика ставит свою подпись в разделе 8 «Прием груза», а при разгрузке — в разделе 10 «Выдача груза». Перевозчик заполняет разделы 6–12 транспортной накладной.

Раздел 6 «Перевозчик». Если этот раздел не заполнил грузоотправитель, его заполняет грузоперевозчик. Укажите сведения о себе и реквизиты водителя: Ф. И. О., ИНН, водительское удостоверение, телефон.

Раздел 7 «Транспортное средство». Перевозчик указывает сведения об автомобиле, на котором повезут груз: тип, марку, грузоподъемность, вместимость, регномер. Дополнительно надо выбрать тип владения: собственность, совместная собственность супругов, лизинг, аренда или безвозмездное пользование.

Если транспорт не соответствует требованиям грузоотправителя, заявленным в разделе 5, то он может отказаться от погрузки (п. 31 Правил, утв. постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200).

Раздел 8 «Прием груза». Этот раздел заполняет грузоотправитель, а водитель перевозчика ставит свою подпись и указывает Ф. И. О. С этого момента груз считается вверенным перевозчику.

Если нужно, водитель может указать в специальной строке свои замечания о состоянии груза, тары, упаковки, датах прибытия и убытия.

Раздел 9 «Переадресовка» водитель заполняет, если получил указания о переадресовке груза от уполномоченного лица (раздел 5 накладной).

Раздел 10 «Выдача груза». Как и в разделе 8, водитель ставит свою подпись с расшифровкой, а также может оставить замечания по разгрузке. Другие сведения обычно заполняет грузополучатель.

Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». В этом разделе перевозчик прописывает стоимость услуг по перевозке без НДС, ставку налога, сумму налога, предъявленную покупателю, и общую стоимость услуг перевозки. Также он указывает свои реквизиты и реквизиты договора перевозки.

Важно!

Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку, если в ней есть все необходимые реквизиты и правильно заполнен раздел 12. Если нет раздела 12, к транспортной накладной должен прилагаться другой первичный документ, который определяет цену перевозки. Например, универсальный передаточный документ.

Какие сведения вносятся

Итак, форма старого образца делится на два раздела. Первый – товарный содержит пункты:

• Количество ТМЦ, доставляемых субъектом.
• Сумма денежных средств, затраченная на покупку.
• Общий вес.
• Номенклатура.

Второй раздел содержит:

• Сведения по погрузочным и разгрузочным мероприятиям.
• Остановки на маршруте, частичные отгрузки, если они были.
• Информация по упаковке и условиям хранения, а также перевозки.
• Реквизиты и данные для расчета. Это и затраченная сумма средств на поездку, топлива, издержки, заработная плата всех сотрудников, участвующих в процедуре, водители, грузчики, экспедиторы.

Как можно понять, первый раздел точно нельзя назвать строго необходимым. Ведь все обозначенные сведения все равно будут копироваться в бухгалтерской отчетности. А переписываться несколько раз информацию – не слишком логичный процесс. При этом раздел в принципе можно считать бесполезным. Ведь на основании заполненных строк все же нельзя проводить оприходование.

Поэтому от раздела и было решено избавиться в новом формате. И теперь наглядно видно, чем отличается транспортная накладная от товарно-транспортной. Плюс в обновленную вариацию внесли два новых пункта, которые действительно имеют важное значение. Первый – это полная сумма АТП без градаций. Чтобы было удобно производить расчет. А второй касается маршрута. Прописана вся траектория движения грузового транспорта. Это принципиально значимо, если речь идет про ТМЦ, требующие деликатного подхода. Хрупкие материалы, а также опасные грузы. Очень важно определить такой маршрут, чтобы дорожная ситуация не спровоцировала дополнительную тряску, которая в итоге повредит груз.

Как заполнить грузополучателю

Грузополучатель должен заполнить раздел 10 «Выдача груза» в присутствии перевозчика. Он указывает:

• фактические дату и время приезда автомобиля на разгрузку, а также дату и время выбытия;
• описание состояния груза, тары, упаковки, пломб, маркировки;
• массу груза (определяется тем же способом, что и при сдаче груза отправителем);
• количество грузовых мест.

Состояние груза, его массу и количество занятых мест можно не проверять, если все приехало на исправном закрытом транспортном средстве, в контейнере и с пломбами. При повреждении или отсутствии пломб проверка обязательна, как и при нарушении сроков доставки скоропортящихся грузов (п. 9 ст. 15 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Приемку груза подтверждает представитель получателя, он ставит свою подпись, ФИО и должность.

Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Его может заполнить любая из сторон, если у нее есть претензии: найдены нарушения условий провоза груза, его порча, повреждение упаковки и т.д.