Документ, который выдает контрольно-кассовая техника при проведении расчетов наличными, называется кассовым чеком. Это также разновидность бланка строгой отчетности. Поэтому подлинность этого документа крайне важна как для самого предпринимателя, так и для его клиентов. Новые онлайн-кассы, на которые предприниматели переходят начиная с 2022 года, предусматривают возможность проверки подлинности чека и отправки его копии на указанный адрес электронной почты.
Как же проверить, настоящий ли чек у вас в руках или на экране? Достаточно следовать простой инструкции.
Необходимость в проверке кассового чека
Чек контрольно-кассовой машины служит подтверждением торговой операции. Факт приобретения товара фиксируется в квитанции стандартного образца. Документ может использоваться и в качестве основания при возврате денег за совершенную покупку, но только в том случае, если для конкретной услуги или товара это предусмотрено действующим законодательством.
Отчеты в распечатанном виде используются торговыми компаниями при тестировании бухгалтерских программных комплексов и переходе на онлайн-кассы. Потребуются они и в дальнейшем для проверки корректности работы контрольно-кассовой техники. Систематическая сверка поможет своевременно выявлять нарушения и ошибки в работе онлайн-касс, благодаря чему все проблемы будут оперативно устраняться.
Управляющие и непосредственные владельцы бизнеса могут проверять финансовую отчетность, что снижает вероятность нарушений административного характера. Регулярный контроль кассира также поможет избежать и применения санкций со стороны фискальных органов.
Инспектирование финансовой отчетности контролирующими органами проводится на основании выданных ФД в бумажном виде с полученными сведениями от оператора фискальных данных. Если во время аудита хозяйственной деятельности будут выявлены несоответствия, назначают более детальную проверку. Владельцев торговой точки могут привлечь к административной ответственности.
Зачем проверять?
Цели проверки могут быть различны.
Для клиентов важно проверить продавца. Проверка контрагента свидетельствует о проявлении организацией должной осмотрительности при выборе делового партнера. Она подтверждает соответствие требованиям организации к поставщику товара (работ, услуг). Чек имеет большое значение, как подтверждение покупки, а также ее оплаты. Значение подтверждения оплаты приобретения товара, работы или услуги особенно важно в ситуации, когда покупатель признает расходы по кассовому методу (например, применяя УСН с объектом обложения доходы минус расходы).
Продавцы преследует другие цели. Им важно, чтобы передача данных оставалась корректной после перенастройки или обновления программного обеспечения. Проверка кассового чека позволяет решить эту задачу.
Цели налоговой инспекции – выявить нарушения и наложить соответствующие штрафы.
Какие могут быть наложены штрафы за ошибки в кассовом чеке? Если ошибки допущены в обязательных реквизитах кассового чека, то это нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники, за которое предусмотрена ответственность по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ в виде предупреждения или штрафа:
- для юрлиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
- для ИП и должностных лиц — от 1 500 до 3 000 руб.
Теоретически при первом выявлении нарушения компания может обойтись предупреждением или минимальным штрафом — в зависимости от того, насколько тяжкой, по мнению налогового органа, окажется провинность и относится ли компания к субъектам малого и среднего бизнеса.
В принципе, ответственности по ч. 4 ст. 14.5 КоАП и вовсе можно избежать, если организация (ИП) добровольно до вынесения постановления по делу об административном правонарушении устранит допущенное нарушение и письменно известит об этом налоговый орган. Для этого и требуется проверка кассового чека.
Процедура проверки чека онлайн-кассы
Сверка подлинности документа осуществляется в два этапа. Изначально изучаются реквизиты. Квитанция должна включать следующие обязательные характеристики:
- наименование документа;
- порядковый номер;
- точное время и дата транзакции;
- адрес торговой точки, где была оплачена покупка;
- фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя или название организации;
- идентификационный номер торгового представительства;
- размер платежа;
- сведения об услуге или товаре;
- предоставляемая скидка (если она предусмотрена);
- наличный или безналичный способ расчета;
- режим налогообложения;
- при наличии скидочной карты указывается ее номер;
- регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
- реквизиты ФН;
- сведения о сотруднике-кассире, отвечающем за прием денег, в том числе должность и фамилия, имя, отчество;
- ЦП;
- QR-код.
Распечатанный документ может содержать разное количество сведений. Это зависит от формы субъекта хозяйственной деятельности и принятых преференций. В частности, плательщики ЕНВД, занятые в розничной торговле, выдают документы с меньшим количеством реквизитов.
На следующем этапе подтверждается подлинность отчета. Так называемая фискализация производится путем поиска документа в электронном формате в архиве фискальной службы. Предусмотрено несколько способов проверки. Результаты могут быть следующими:
- отчет о торговой операции не зарегистрирован на портале налог.ру;
- чек обнаружен в базе, но содержит некорректные сведения;
- документ составлен правильно, хранится в виртуальной базе ФНС.
Если финансовая транзакция не подтверждена, этому может быть несколько объяснений:
- для ее распечатки использовалось оборудование старого образца, такое устройство не подключено к серверам фискальных служб;
- в торговой точке установлен новый аппарат, но онлайн-касса, на момент проверки, еще не отправила отчет оператору фискальных данных по причине отсутствия доступа к сети. Попытку, в таком случае, следует повторить через несколько дней, возможно, удастся получить обновленную информацию из инспекции;
- ОФД получил некорректные сведения о торговой операции, это может быть связано с неверными настройками контрольно-кассовой техники или же, если для печати использовалась лента неправильного формата;
- ошибка допущена во время введения запроса, необходимо проверить правильность информации с распечатанной версии документа.
Запись нарушений и фотосъемка
Чтобы зафиксировать наличие нарушений, инспекторы будут вправе вести фотосъемку, делать видео- и аудио-записи.
Фотосъемку будут использовать для фиксации нарушений во время проведения осмотра.
Если однозначно идентифицировать нарушение с помощью фотографии будет невозможно, то инспектор будет вправе сделать видеозапись.
Кроме того, видео- и аудиозапись будут использовать при:
- проведении опроса (с письменного согласия контролируемого лица);
- отказе бизнесмена от дачи письменных пояснений, если он согласился, что его объяснения зафиксируют таким способом.
Устройство, которое будут использовать инспекторы, должно обладать определенными техническими возможностями:
- фиксация даты и времени съемки (записи);
- сохранение данных о месте съемки (координаты).
Все полученные инспекторами материалы (фотографии, видео- и аудиозаписи) будут являться приложением к акту проверки.
Проверка достоверности данных на сайте налоговой службы
Удостовериться в подлинности бланка на сайте фискального органа можно абсолютно бесплатно. Услуга предоставляется в любое время суток. Предварительная регистрация пользователя не потребуется. Проверка чека осуществляется по следующей инструкции:
- необходимо перейти на сайт налог.ру;
- затем прокрутить веб-страницу до раздела «Нового порядка использования контрольно-кассовой техники»;
- в появившейся форме следует указать время, дату совершения операции, фискальный накопитель и фискальный признак документа;
- подтвердить проверку, сканирование архива осуществляется автоматически.
Весь процесс занимает не более одной минуты. Если введенные сведения совпадут с электронной версией, появится уведомление о корректности чека и подтверждении факта записи расчетов в фискальной службе. Об отсутствии результатов поиска будет сигнализировать уведомление в виде «Электронная квитанция в базе отсутствует».
Новые правила
Закон, который определяет принципы и порядок госконтроля и надзора (закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ), вступил в силу с 1 июля 2021 года. Далее начали планомерно менять нормативные акты, чтобы привести их в соответствие с этим законом. Дошла очередь и до 54-ФЗ: в новой редакции указано, что контроль и надзор за применением ККТ с 1 марта 2022 года будет регулироваться законом № 248-ФЗ (поправки в ст. 7 № 54-ФЗ внесены законом от 11.06.2021 № 170-ФЗ).
Новые правила проверок уже размещены на госпортале нормативных актов. Так чем же заменят плановые проверки бизнеса?
Проверка документа через мобильное приложение
Бесплатным программным обеспечением могут воспользоваться владельцы гаджетов, если у них установлена одна из операционных систем ― iOS или Андроид. Для скачивания приложения необходимо перейти на официальный сайт фискального органа. В нижней части расположено окно для сверки чеков.
Для загрузки следует использовать Гугл Пей или АппСтор, в зависимости от типа ОС. Для прямого скачивания из маркета следует ввести «Проверка кассового чека». Ошибка при установке на iOS может быть вызвана:
- использованием старой версией ОС: до iOS 8.0;
- не хватает свободного места для установки, менее 20 Мб.
В случае с гаджетами на платформе Андроид, сбой может быть связан с устаревшей версией ОС – до 4.1 или, как в предыдущем случае, размер свободного места составляет менее 15 МБ.
В портативной версии подлинность чека можно проверить следующим способом:
- запустить утилиту;
- перейти в «Мою визитную карточку»;
- ввести персональные данные в появившейся форме;
- кликнуть на «Продолжить»;
- ввести полученный в текстовом сообщении код в поле формы для завершения создания учетной записи.
Проверка документа, подтверждающего торговую операцию, доступна в главном меню. Есть несколько способов, как это сделать:
- просканировать с помощью QR-кода, расположенного внизу чека, и приложение автоматически через видеокамеру на гаджете распознает зашифрованное значение и затем запустит процесс сверки;
- ввести информацию в предложенную форму.
Результаты выводятся на экран:
- В случае, если факт оплаты был внесен в базу фискальной службы, появится запись о корректности чека. Доступен электронный вариант документа, его можно сравнить с бумажной версией. Все просмотренные копии сохраняются в «Моих чеках».
- При отсутствии подтверждающих сведений о торговой операции, потребитель сразу в приложении может сразу уведомить об этом ведомственные органы.
Через специальные сервисы
Есть три способа проверки чека, которые предусмотрены законодательством.
Первый — сайт ФНС. Для этого нужно перейти по адресу kkt-online.nalog.ru и указать реквизиты из чека: тип операции, дата и время расчета, итог, ФН, ФД и ФП — а затем нажать «Проверить».
Второй способ — проверка чека через приложение налоговой. Оно бесплатное и доступно для Android и iOS, но требует авторизации: по номеру телефона, через личный кабинет налогоплательщика или через Госуслуги. При этом у него есть ряд преимуществ перед сайтом. Это возможности:
- Быстро отсканировать QR-код, а не вводить реквизиты вручную.
- Хранить чеки в электронном виде, чтобы не потерять бумажные.
- Сообщить о нарушении в налоговую, если покупателю не выдали чек.
Последний способ — сайт проверки чеков от ОФД. Он должен быть у каждого оператора, есть и Контур.ОФД cash-ntt.kontur.ru. Причем проверить на нем можно только те чеки, которые передал в налоговую именно этот оператор.
Представим: магазин «Ромашка» заключил договор с Контур.ОФД, а магазин «Букашка» с другим оператором. Покупатели магазина «Ромашка» смогут проверить чеки на сайте проверки от Контур.ОФД, а покупатели «Букашки» — нет.
Продавцы не обязаны указывать ОФД, с которым они заключили договор, в бумажной версии чека. Зато в элеткронной версии, которая приходит на почту покупателю, ОФД явно обозначен. Поэтому проверять на сайтах ОФД удобно именно электронные чеки.
Ложноотрицательный результат
Использование современной техники не исключает возможность получения ложноотрицательного результата. Чек может быть не найден по нескольким причинам:
- Поломка контрольно-кассового терминала.
- Отсутствие интернета во время расчетов. Данные накапливаются на фискальном аппарате. Как только появиться соединение с сервером, все данные быстро обнавляются.
- Поломка принтера кассы.
- Неправильно были введены реквизиты в случае ручного ввода.
- Запрос послан не в тот ОФД.
Повторную проверку рекомендуется сделать спустя 2-3 месяца. В случае, когда и она показала отрицательный результат, то лучше отправить жалобу в налоговый орган для осуществления проверки деятельности данного предприятия.
Электронные чеки интернет-магазинов
Все интернет-магазины обязаны выдавать чеки при расчетах, передавать данные в ОФД и ФНС еще с 2022 года. Интернет-магазин может выдавать как бумажные, так и электронные чеки. Все зависит от ситуации.
Ситуация 1. Если используется дистанционная оплата с помощью электронных средств платежа, то выдается только чек в электронной форме по СМС или на e-mail клиента. В данном случае согласно пункту 5 статьи 1.2 ФЗ №54 печатать бумажный чек нет необходимости.
Ситуация 2. Если оплата происходит в магазине или пункте выдачи интернет-магазина, при оплате курьеру лично, нужно выдавать бумажный чек. Если же до момента расчета клиент попросит отправить ему электронный чек, то нужно выслать его по СМС (это строго обязательно), отправка на электронную почту возможна, если касса технически позволяет такое осуществить (не вся ККТ поддерживает).
Ситуация 3. Если расчеты осуществляются организацией или ИП в удаленной от связи местности, то согласно пункту 2 статьи 1.2 54 ФЗ выдается только бумажный чек. Список таких регионов предоставляется местной администрацией. Если расчеты осуществляются на военных объектах или объектах связанных с работой силовых структур — также выдается только бумажный чек.
Когда выдача чека для интернет-магазина не обязательна
- Организация или ИП осуществляет расчеты через курьеров — если расчеты осуществляются через курьерскую службу, то обязанность выдачи чека клиенту ложится на курьеров такой службы. Деньги за расчеты переводятся интернет-магазину. При переводе денег на расчетный счет между двумя организациями применение кассы и выдача чека не требуется (безналичный расчет между двумя юрлицами).
- Если интернет-магазин ведет расчеты с использованием платежного агента (например, Почту России) — когда оплата происходит на почте, выдавать чек должны сотрудники почты.
Результаты проверки и их обжалование
После каждой внеплановой проверки будут составлять:
- акт контрольно-надзорного мероприятия,
а если будут зафиксированы нарушения, то их отразят в
- предписании об устранении нарушений.
В предписании укажут действия, которые необходимо совершить предпринимателю для устранения нарушений, и срок, в который это нужно сделать.
Если предприниматель не согласится с решением налоговой — он может подать жалобу. Ее должны рассмотреть в течение 20 рабочих дней, но у бизнесмена могут запросить документы или дополнительную информацию о предмете жалобы. Срок их представления — 5 дней.
Что делать бизнесу
На первый взгляд кажется, что присутствия налоговиков в повседневной жизни торгового бизнеса поубавится. Но нужно понимать, что контроль никуда не ушел. Просто технологии делают предпринимательскую деятельность все прозрачнее и позволяют контролёрам отслеживать массу показателей, не покидая рабочего места.
Важно не пренебрегать правильным и своевременным оформлением кассовых операций. Если по какой-то причине операция прошла вне кассы — нужно вовремя формировать чеки коррекции. Уделяйте внимание обязательным реквизитам чеков. Не занижайте выручку. Любой покупатель сейчас может оставить онлайн-жалобу, в результате может нагрянуть внеплановая проверка.
Чем понятнее и правильнее будет выглядеть ваш бизнес в глазах налоговой, тем меньше убытков вы понесете на штрафных санкциях. Ведь лучшая проверка — та, которая не состоялась.
Всю информацию о штрафах по онлайн-кассам вы найдете в этой статье.
Как распечатать чек из базы ОФД
Порядок действий на сайтах разных организаций может отличаться. Рассмотрим эту процедуру на примере «Такском»:
- Перейти во вкладку «Управление».
- Выбрать кассовый аппарат.
- Кликнуть на ссылку «Документы» и нажать на нужный чек.
- Выбрать команду «Печать».
Функция распечатки ФД предусмотрена только для владельцев ККТ. Для покупателей она недоступна.
