Письмо об отсрочке платежа: образец

Какие функции выполняет письмо

Письмо об отсрочке платежа, направляемое поставщику:

Является признанием факта наличия задолженности перед ним.
Подтверждает отсутствие у покупателя намерений скрываться или пытаться оспаривать факт существования неоплаченной поставки продукции.
Подтверждает размер суммы, подлежащей перечислению поставщику.
Подтверждает факт заключения договора между организациями или индивидуальными предпринимателями.

Дебиторская задолженность: когда и как давать отсрочку по платежам

Всем компаниям, которые ставят своей целью успешное развитие, требуется создавать антикризисные планы действий, чтобы быть готовыми к разным внеплановым ситуациям. Нельзя упускать не единой детали, в том числе обратить внимание на процесс эффективной работы с дебиторской задолженностью.

Она составляет внушительную часть валюты баланса организации. Структурно размер задолженности варьируется от 20% для предприятий производственной деятельности до 90% для торговых компаний.

Соответственно, затягивание погашения задолженности может серьезно повлиять на стабильность функционирования предприятия. Корректно составленная кредитная политика даст возможность оптимизировать поток денег и оценить риск, который берет на себя предприятие, что в итоге увеличит его стоимость и благосостояние собственников. Значит, разумно создать кредитную политику, которая будет направлена на решение таких вопросов: кому выдавать товарный кредит, на какой период и на каких условиях. В рамках заключаемых с контрагентами договоров стоит определить:

предоставлять отсрочку платежа или не стоит;
срок ее предоставления;
размер скидки.

Давать или не давать отсрочку?

Решение о предоставлении отсрочки следует принимать после проведения объективного анализа работы контрагента на основе его финансового состояния и качества отношений между партнерами. Анализ следует проводить постоянно по каждому из контрагентов. По его результатам всем присваивается категория качества.

Таблица 1. Категории качества контрагента

Финансовое состояние/отношения между партнерами	Хорошее	Среднее	Плохое
Хорошее	Перспективный (I)	Надежный (II)	Сомнительный (III)
Среднее	Надежный (II)	Сомнительный (III)	Проблемный (IV)
Плохое	Сомнительный (III)	Проблемный (IV)	Безнадежный (V)

Финансовое состояние определяется по отчетности на последнюю отчетную дату и может быть оценено следующим образом:

Плохое, если деятельность контрагента приносит убытки, долговые обязательства превышают 60% валюты баланса, размер кредитов и займов превышает 30% валюты баланса.
Среднее, если финансовые показатели контрагента нельзя оценить как хорошие или плохие.
Хорошее, если деятельность контрагента приносит прибыль, долговые обязательства не превышают 60% валюты баланса, размер кредитов и займов не превышает 30% валюты баланса.

Отношения между компаниями-партнерами оцениваются на момент проведения анализа и могут быть определены следующим образом:

Плохие, если на протяжении последнего года дебиторская задолженность была просрочена или оборачиваемость дебиторской задолженности по этому контрагенту превышает 120 дней.
Средние, если партнерские отношения нельзя оценить как хорошие или плохие.
Хорошие, если на протяжении последнего года дебиторская задолженность не была просрочена и ее оборачиваемость по данному контрагенту не превышает 30 дней.

С учетом финансового положения и оценки отношения между компаниями-партнерами контрагенту присваивается та или иная категория качества:

Первая категория означает, что контрагент является перспективным, требуется продление отсрочки платежа и/или предоставление скидки.
Вторая категория означает, что контрагент считается надежным, стоит провести анализ на предмет продления отсрочки платежа и/или предоставления скидки.
Третья категория присваивается сомнительным контрагентам, которым запрещено предоставлять дополнительную отсрочку платежа, но необходимо провести анализ на предмет предоставления особых условий.
Четвертая категория означает, что контрагент считается проблемным. Ему запрещено предоставлять дополнительную отсрочку платежа и скидки.

Пятая категория присваивается безнадежным контрагентам. В связи с этим стоит принять меры по возврату дебиторской задолженности.

Управляйте дебиторской задолженностью и возвратом денежных средств покупателей в единой сбалансированной системе – 1С:ERP!

Период отсрочки платежа и размер скидки

Решения о периоде отсрочки платежа и размере скидки следует принимать на базе расчета экономической эффективности (рост или падение объема торговых отношений с контрагентом). В итоге сравниваются дополнительные приростные доходы и дополнительные расходы. Если ожидается приростная прибыль, то выносится решение об изменении кредитной политики.

Определение приростной прибыли

Приростная прибыль – это разность выручки, которая была получена с дополнительного объема, и затрат в виде замораживания средств в дебиторской задолженности, а также предоставления скидки на дополнительный объем.

Эффективность деятельности организации можно оценивать по такому популярному показателю, как EBITDAR (объем прибыли до вычета расходов по выплате процентов, налогов, износа и амортизации). Таким образом, рост выручки следует рассчитывать, учитывая эффективность по данному показателю: (V1 – V0) * R — положительная составляющая корректировки кредитной политики.

Затраты в виде замораживания средств – это размер предоставленной задолженности дебиторов, которая умножается на цену привлечения заемного капитала – средневзвешенной годовой ставки (в %) привлечения кредитов/займов: Kd * (ДЗ1 – ДЗ0) — отрицательная составляющая корректировки кредитной политики.

Затраты в виде предоставления скидки – это произведение размера скидки на объем продаж в ходе изменения кредитной политики: СК * V1 — отрицательная составляющая изменения кредитной политики.

В результате формула будет выглядеть следующим образом:

(V1 – V0) * R – Kd * (ДЗ1 – ДЗ0) – СК * V1 > 0.

В ходе преобразования получаем следующую формулу:

Kр > (R – Kd * ДЗ0 / V0) / (R – Kd * ДЗ1 / V1 – СК),

где Kр = V1 / V0 — наименьшее необходимое увеличение объема продаж;
V0 — годовой объем продаж до применения кредитной политики;
V1 — годовой объем продаж в ходе корректировки кредитной политики;
ДЗ0 — задолженность дебитора до применения кредитной политики;
ДЗ1 —задолженность дебитора в ходе корректировки кредитной политики;
R = EBITDAR / Выручка – Рентабельность;
Kd — средневзвешенная ставка по долговым обязательствам;
СК — размер скидки.

Кроме принципов классификации контрагентов в зависимости от категории качества и формулы расчета целесообразности предоставления отсрочки и/или скидки, также следует помнить о простых правилах при работе с задолженностью дебиторов. В идеале эти рекомендации следует прописать во внутренних документах организации, упоминать на корпоративном обучении и учитывать при финансовом стимулировании работников.

К ним можно отнести:

Добавление всех контрагентов, которые имеются по компании или группе компаний, в общую систему 1С. Там должна быть зафиксирована кредитная история взаимоотношений с организацией и платежная дисциплина, указаны ответственные сотрудники и иные сведения, которые нужны для ранжирования дебиторов.
Разграничение счетов контрагентов по размеру взаимного оборота и контроль за согласованностью действий сотрудников так, чтобы они были сосредоточены на наиболее крупных заказах.
Стимулирование работников, которые отвечают за взаимодействие с дебиторами, на получение оперативной оплаты от покупателей и наибольшей отсрочки платежей поставщикам посредством привязки бонусных выплат к движению денег, а не к объемам продаж.
Выставление счетов дебиторам немного раньше положенного срока в надежде получить преждевременную оплату.
По возможности выставление промежуточных счетов, разбиение заказов на такие этапы, по завершении которых подразумевается оплата.
Напоминание об оплате должникам на следующий день после истечения срока платежа. Не забывайте, что со временем вероятность поступления оплаты падает.

Учитывая данные по классификации контрагентов, расчету экономической целесообразности, а также рекомендации по работе с дебиторами, можно разработать разумную стратегию, которая при необходимости позволит учесть и моментально среагировать на меняющиеся условия рынка.

Особенности письма об отсрочке платежа

Письмо об отсрочке платежа оформляют с целью решения возникших проблем при невозможности одного экономического субъекта погасить свои обязательства перед контрагентом. В тексте письма субъект, имеющий неоплаченные поставки товаров, уведомляет своего партнера в том, что в определенные сроки он погасит существующие перед ним обязательства.

Законодательством не установлена типовая форма этого документа. Можно привести лишь рекомендации по структуре письма и основным пунктам, которые должны быть указаны в нем для придания документу юридической силы. Каждая организация может самостоятельно разработать для использования свою типовую форму письма. Желательно оформлять документ на фирменном бланке компании.

Письмо можно отправить как по собственной инициативе должника, так и в ответ на полученную претензию от поставщика. В тексте надо указать, готов ли должник погасить обязательства и начисленные проценты в те сроки, которые указал партнер по бизнесу. Если по каким-либо причинам это невозможно – необходимо указать просьбу о переносе крайнего срока перечисления денежных средств.

Какие пункты должно содержать письмо об отсрочке платежа:

Наименование организации-отправителя (или ИП).
Реквизиты отправителя (ИНН, КПП, юридический адрес и др.).
Наименование фирмы (Ф.И.О. предпринимателя), которой направляется письмо.
Суть предоставляемой гарантии по оплате имеющейся задолженности.
Реквизиты договора, на основании которого была осуществлена поставка продукции.
Констатация факта наличия долга по оплате (суммы обязательно указывают прописью). Если контрагент требует уплатить неустойку – указывают свое согласие или несогласие с этим.
Ожидаемый срок погашения обязательств.

Письмо об отсрочке платежа должно содержать подпись руководителя юридического лица, желательна и подпись главного бухгалтера. Печать ставится при ее наличии.

Статья по теме: Продажа с отсрочкой платежа Подробнее

Образец договора поставки товара с отсрочкой поставки товара

В ст. 508 ГК РФ законодатель допускает вариант передачи продукции отдельными партиями. В этом случае стороны должны заранее договориться о графике поставки. В случае если в тексте соглашения график не прописан, то товар привозится равными частями ежемесячно.

Соответственно можно изменить и условие об оплате поставленной продукции — денежные средства могут перечисляться по факту поставки каждой партии. Данный вариант не будет относиться к отсрочке платежа, так как стороны не договариваются о том, чтобы отложить оплату приобретенной продукции. Как правило, такой вариант используется в том случае, если, например, у покупателя нет места для хранения большой партии товаров в определенных условиях.

Образец договора можно скачать на нашем сайте.

Таким образом, отсрочка платежа по договору поставки допускается законодателем. В обязанности сторон входит указание в договоре не только сроков отсрочки, но и порядка их исчисления.

Источники:

Гражданский кодекс РФ
федеральный закон от 28.12.2009 № 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации»

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Структура письма об отсрочке платежа

В правом верхнем углу указывают сведения об отправителе и получателе, дату составления, исходящий номер.
Вводная часть. Здесь следует прописать причину обращения (обычно начинают с фраз «В связи с невозможностью исполнить обязательство в срок по причине…» и т.п.), цель обращения («Во избежание конфликта», «Для решения вопроса» и др.).
Основная часть. Здесь отправитель высказывает просьбу об отсрочке платежа. Можно использовать фразы «Просим вас», «Обращаемся с просьбой». Обращаться к партнеру по бизнесу необходимо в уважительной форме. Если в письме содержится несколько просьб к контрагенту – их указывают отдельными пунктами или абзацами. Если отправитель рассчитывает на получение ответа в определенный срок  ему следует корректно обозначить это в тексте документа.
В заключительной части должна присутствовать подпись руководителя организации с расшифровкой.

Зачем составляют гарантийное письмо

В деловом обороте нередки случаи, когда должник (заказчик, покупатель, арендатор и пр.) не имеет возможности выполнить обязательства в установленный законом или договором срок. О невозможности своевременного исполнения узнают как до момента возникновения долга, так и при начале просрочки исполнения обязательств.

Гарантийное письмо представляет собой важный элемент деловой переписки между предприятиями и дает гарантию оплаты после предварительного выполнения обязательств одной из сторон по сделке. Эта бумага является основанием для внесения в соглашение отсрочки или рассрочки платежей, а также реструктуризации, представляет способ обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной по договору.

Такой документ не всегда гарантирует погашение долга: его пишут, заверяя контрагента о поставке товара в срок, о предоставлении помещения в аренду и пр.

Говоря об удостоверении погашения денежных обязательств, следует уточнить, что документ служит ответом на претензию кредитора либо самостоятельной просьбой должника о предоставлении рассрочки по денежному обязательству. При отсутствии необходимых документов (подписанных актов выполненных работ или оказанных услуг, товарных накладных и др.) оно подтверждает наличие договорных отношений и выступает доказательством признания долга должником.

Чтобы разрешить ситуацию по выплатам мирным путем, составляют обращение к кредитору с указанием графика погашения. Такой документ в случае неисполнения обязанности должника является доказательством в суде.

Соглашение об отсрочке платежа

Дополнительное соглашение об отсрочке платежа – это разновидность договора между контрагентами, который устанавливает перенос погашения задолженности на более поздние сроки, нежели это было оговорено ранее составленным договором. Необходимость составления такого документа в случае отсрочки может быть прямо предусмотрена условиями основного договора. Так как отсрочка платежа с точки зрения законодательства является одной из разновидностей кредита – к ней применяются те же законодательные нормы.

Структура соглашения об отсрочке платежа аналогична договору. В вводной части указывают наименования организаций, заключивших соглашение, а также номер основного договора. Затем перечисляют условия об изменении сроков платежа, которые стороны обязуются выполнить. Соглашение составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

Кто может подать заявление на предоставление отсрочки по уплате налогов из-за коронавируса

Чтобы узнать, доступна ли вам отсрочка по налогам из-за коронавируса, определите, соответствуете ли вы условиям:

На 1 марта 2022 года вы должны быть в реестре малых и средних предприятий.
Деятельность компании должна быть в перечне отраслей, которые наиболее пострадали от кризиса. Список ранее утвердило правительство (постановление от 3 апреля 2022 № 434). Отрасль определяют по основному коду ОКВЭД в ЕГРЮЛ или ЕГРИП на 1 марта 2020 года. Список отраслей, которые пострадали от пандемии, постепенно расширяется. Недавно туда добавили непродуктовую розницу:
Доходы компании стали значительно меньше или возникли убытки. Налоговики пояснили:
- Отсрочку от трех месяцев до года могут получить компании при снижении доходов от 10 до 20%, на срок больше шести месяцев — от 30 до 50% или при наличии убытков при одновременном снижении доходов более чем на 30%.

Если вы попадаете хотя бы под одно из этих требований, можете подать заявление в налоговую об отсрочке уплаты налога (образец — здесь). На сайте ФНС можно узнать, получите ли вы отсрочку. Для проверки достаточно ввести всего один реквизит: ИНН или ОГРН.

Инструкция: оформляем письмо об отсрочке платежей по лизингу