Электронно-цифровая подпись (далее – ЭЦП, ЭП или ЦП) – это аналог автографа. Реквизит цифрового документа, подтверждающий его подлинность, целостность содержащейся в нем информации и неотказуемость (неотрекаемость, неоспоримость) авторства. С его помощью можно идентифицировать личность составителя бумаги без его присутствия.
Современный электронный документооборот (далее – ЭДО) трудно себе представить без применения этого инструмента.
Сегодняшняя статья посвящена описанию процедур получения и использования всех существующих видов ЭЦП. Вы узнаете, куда следует обращаться за ее изготовлением, какой пакет документов понадобится для оформления заявки на выпуск аппаратно-программных средств генерации и верификации ЭП. В двух последних разделах мы разместили несколько инструкций, объясняющих как поставить электронную подпись на документы, преобразованные в файлы различных форматов.
Подберем электронную подпись под ваши задачи
Оставьте заявку и получите консультацию.
ЭЦП – что это такое
Многие бюрократические процедуры для юрлица могут отнять много времени, например, общение с налоговой. Поэтому компании первыми начали охватывать все возможность онлайн-общения с различными органами, предоставляя всю документацию и отчетность в виде файла. Но как подтвердить, что данные документы имеют юридическую значимость. Обычно для этого руководитель отдела/бухгалтерии/всей фирмы вручную подписывает бумаги. Когда это стало слишком сложно, придумали электронную подпись. Она позволяет:
- защитить данные при отправке через интернет;
- подтвердить подлинность документа;
- наделить его юридической силой.
Как выглядит ЭЦП? Это краткий шифр – буквенный, цифровой, знаковый. При шифровании могут быть использованы совершенно разные символы в различном количестве, поэтому сказать заранее не представляется возможным. Обычно он отправляется по электронной почте. Также получается ключ доступа.
У ЭП есть свой срок годности, обычно это 1 год. Такое ограничение стоит в связи с тем, зачастую допускаются мошеннические операции, происходят попытки взлома – далеко не всегда удачные, но все же. Затем следует купить новый или продлить срок прежнего шифра, но получить новый ключ и сертификат – это предоставляется в единичном виде и хранится исключительно у начальника отдела, руководителя компании или у конкретного физического лица-обладателя, если мы говорим о ЭЦП в целях домашнего использования.
Услуга является платной, причем стоимость может меняться в зависимости от того, какие функции будут включены в пакет. Но стандартный, минимальный договор обойдется физлицу в среднем в 700 рублей. Иногда можно получить ее бесплатно, в случаях, когда достаточно самого простого варианта (о видах мы поговорим подробнее чуть позже). Для чего физические лица получают себе электронную подпись:
- подписывать документы, находясь дома, на работе, в путешествии – везде, где есть доступ в интернет;
- пользоваться онлайн-услугами, которые широко доступны по всему цивилизованному миру, но в России часто еще не очень развиты;
- не ходить по разным инстанциям, чтобы подписаться классическим методом, то есть не тратить много времени на общение с людьми, с которыми нет желания общаться.
Данную услугу иногда называют печатью, потому что она дает аналогичную юридическую достоверность. Основное содержимое – цифровое, поэтому хранение происходит на носителе, чаще всего – на USB-флешке, которую предприниматели, как и частные лица должны носить с собой. Внутри находятся файлы, которые содержат:
- Идентифицирующий сертификат – это сам код, шифр, который будут видеть ваши оппоненты по электронному документообороту. Фактически это и есть сама печать.
- Закрытый и открытый ключи – с их помощью только вы сможете вносить какие-либо изменения в документ. Это можно сравнить с тем, как вы представляете свои инициалы ручкой под каждой страницей договора, чтобы нельзя было затем вписать дополнительные условия.
Получить такой пакет на флешке можно исключительно в удостоверяющих центрах, имеющих аккредитацию государства. Они не дают повторяющихся значений, только индивидуальные сочетания для каждого обратившегося. Если код был утерян или украден, необходимо сразу обращаться в полицию, потому что до факта подачи заявления и временной заморозки печати все подписанные таким способом документы будут считаться действительными, даже если мошенник таким образом «отписал» на себя ваш дом или продал автомобиль.
Подводя итог первому ознакомительному разделу, скажем, что наличие ЭП значительно упрощает документооборот и расширяет спектр возможных действий перед человеком.
История возникновения электронной подписи для физ лица
Пара шифр и ключ применялась с незапамятных времен – так еще посылали голубей или гонцов, шифрованием пользовались как военные деятели, так и возлюбленные, которые не хотели обнародовать свои отношения. Но нюанс, он же значительный минус, заключается в том, что нужно одновременно передать и послание, и ключ для расшифровки. Но уже во второй половине 20 века эта проблема была решена криптографами Джифф и Хеллман, которые предложили обмен сообщениями для определения единого ключа, вернее, их должно быть два – для шифрования (он может быть открытым) и для дешифровки, конечно, закрытый. Это позволяет передавать информацию так, что при перехвате шпон ничего не сможет понять без второй половины загадки.
Со временем такие системы шифровки были активно использованы в целях сохранения политических и военных конфиденциальных данных. Затем та же методика перешла в сферу коммерческих отношений, например, была принята для того, чтобы сохранять все банковские операции с каждым из своих клиентов. С развитием и совершенствованием электронного документооборота техника перешла в руки юрлиц, а затем и физических лиц.
Кто и как может получить КЭП бесплатно
В мае 2022 года ФНС выпустила подробные разъяснения по вопросу получения бесплатной КЭП. Ведомство предупредило, что с 1 января 2022 года оно начнет выпускать такую подпись для юрлиц (гендиректоров, которые действуют от лица компании без доверенности), ИП и нотариусов.
Срок действия КЭП, которые были выпущены коммерческими УЦ, ограничен 1 января 2022 года. Этим УЦ нужно будет успеть до 1 июля 2022 года переаккредитоваться.
«Чтобы обеспечить «бесшовный» переход от платной к соответствующей безвозмездной государственной услуге по выпуску электронной подписи с 1 июля получить квалифицированную электронную подпись можно будет в Удостоверяющем центре ФНС России», — предупреждает ФНС.
УЦ ФНС выдаст квалифицированные сертификаты бесплатно только для юрлиц, ИП и нотариусов. Квалифицированный сертификат физлица, а также лица, планирующего действовать от имени юрлица по доверенности, можно получить в коммерческих аккредитованных УЦ. С 1 января 2022 года услугабудет доступна только в тех УЦ, которые прошли переаккредитацию.
С 1 июля 2022 года лица, имеющие право действовать без доверенности от имени организации, и ИП смогут подать заявление на выпуск КЭП через «Личный кабинет налогоплательщика — физлица».
Виды электронной подписи для физлица
Можно использовать три разновидности ЭП:
- Простая. С такими кодами мы сталкиваемся очень часто – это различные СМС-подтверждения о платежных операциях или согласие на публичную оферту. Для этого не нужно ничего платить или дополнительно настраивать. Киви-кошелек привязывается к номеру телефона. Чтобы провести оплату или совершить перевод, на смартфон приходит сообщение с 6-значным кодом. После этого транзакция будет осуществлена.
- Неквалифицированная. Ее оформление возможно уже только при предъявлении паспортных данных и некоторого пакета документов в специализированной компании. Обычно ей пользуются, чтобы удостоверить заявление, прошение, обращение, а также воспользоваться некоторыми госуслугами. Но ее применение ограничено определенными рамками.
- Квалифицированная ЭЦП для физлица. Это полный аналог подписи вручную. Иногда даже может заменить печать. Имеет все юридические права, полную значимость, учитывается в суде и других государственных инстанциях.
Сравнительная таблица
| Характеристика | Простая ЭП | Неквалифицированная усиленная | Квалифицированная усиленная |
| Формирование происходит за счет кодов и паролей | + | ||
| Используется при создании криптографический метод | + | + | |
| Есть программа, идентифицирующая личность человека | + | + | + |
| Можно определить факт внесения корректировок после того, как документ попал в документооборот | + | + | |
| Максимальная защита на уровне государственных органов | + | ||
| Удаленный режим оформления | + | ||
| Обязательно лично присутствовать в центре при оформлении документов | + | + | |
| Производится оформление бесплатное | + | + |
Где какой вид ЭП требуют
Сфера применения цифровых сертификатов зависит от их степени защиты:
- ЭП часто используется для входа в интернет-банк и действий с банковской картой, при формировании электронных обращений в органы власти. Чтобы этот вид утверждения документов равнялся подписи на бумаге, оформите дополнительное соглашение.
- УНЭП разрешена к применению для утверждения тех документов, где печать не обязательна. Например: бухгалтерская отчетность, налоговые декларации, некоторые виды договоров. Для признания подписи равнозначной собственноручной потребуется соглашение.
- УКЭП равнозначна собственноручной подписи владельца. Утвержденные этим сертификатом документы имеют ту же юридическую силу, что и документы, утвержденные в бумажном виде без оформления дополнительных соглашений.
Вот для чего нужна ЭЦП физическому лицу в 2022 году:
- перевод денежных средств;
- взаимодействие с налоговой;
- поступление в учебное заведение без личного присутствия независимо от его местонахождения;
- оформление кредита;
- перевод пенсии на карту;
- оформление трудового договора;
- снятие или постановка на регистрационный учет по месту жительства;
- регистрация ИП, создание юридического лица;
- возможность участия в торгах;
- подача заявления в суд;
- оформление патента.
Готовые решения для всех направлений
Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Склады
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Маркировка
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Узнать больше
E-commerce
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Учреждения
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Производство
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
RFID
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
ЕГАИС
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Сертификация для партнеров
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Инвентаризация
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Мобильная автоматизация
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Узнать больше Показать все решения по автоматизации
Как оформить ЭЦП для работы с налоговой
УНЭП для взаимодействия с налоговой (сдача деклараций и проч.) оформляется бесплатно. Вот инструкция, как оформить ЭЦП физическому лицу для налоговой в 2022 году:
- зайти в личный кабинет на сайте ведомства;
- перейти в раздел «Профиль»;
- выбрать функцию «Получить ЭП»;
- выбрать вариант хранения (на АРМ пользователя или в налоговой);
- отправить запрос на генерацию сертификата.
Как сделать бесплатную или платную личную электронную цифровую подпись физическому лицу
Если вы хотите получить неквалифицированную ЭП, то есть код подтверждения, то можно пройти всю процедуру онлайн. Для этого следует зарегистрироваться на сайте Госуслуг. Таким образом, у вас появится собственный пароль, с помощью которого вы можете совершать самые простые платежи, например, автомобильных штрафов, записываться в разные госучреждения. К примеру, так пациент может онлайн получить талон на прием к врачу.
Но перечень услуг значительно ограничен, поэтому любая ценная информация, которая как-либо может быть использована мошенниками, не будет предоставляться владельцам простого пароля. Для более сложных процедур понадобится посетить управляющий центр, сотрудники которого имеют возможность выдавать на цифровом носителе весь пакет с кодами доступа и сертификатом. Ниже расскажем подробнее об этой возможности.
Шаги для получения электронной подписи для физических лиц
Алгоритм, который вам необходимо пройти:
- Выбрать разновидность ЭЦП. Это следует сделать в зависимости от причин ее приобретения – часто ли за год вы будете ей пользоваться и пр. Очень важна данная цифровая «печать» для индивидуальных предпринимателей. В связи с переходом на электронный документооборот и введением онлайн-касс, мы рекомендуем всем ИП закупить оборудование и софт для бизнеса в компании Cleverence.
- Определиться с организацией. Это должен быть управляющий центр, который имеет лицензию от государства с разрешением деятельности.
- Заполнить заявление. Обычно это можно сделать сразу на сайте фирмы, не посещая офиса.
- Произвести оплату за предоставляемую услугу.
- Собрать пакет документов – подробный перечень вам будет предложен сотрудниками центра.
- Идем в пункт выдачи и получаем цифровой носитель с несколькими файлами. Помним, что эта информация носит строго конфиденциальный характер и должна быть всегда при обладателе.
Документы для получения ЭЦП для физических лиц
Мы предоставляем классический список. Просим учесть, что следует более точную информацию узнавать непосредственно в месте получения подписи, ведь она может измениться, обновиться. Понадобится собрать:
- Паспорт и его копия.
- Заявление на получение ЭП.
- ИНН – его можно получить в налоговой службе бесплатно.
- СНИЛС – пенсионная (зеленая) карточка, которая выдается уже с младенчества.
- Квитанция об оплате – произвести ее можно в любом банке и даже самостоятельно через терминал.
Это небольшой пакет, поэтому его можно собрать за один день.
Где получить ЭЦП для физ лиц, варианты
Приведем три варианта с возможностью подать заявление онлайн, это порталы:
- Roseltorg.ru. «Росэлторг» можно назвать самым крупным российским сервисом, предоставляющим такие услуги. Это единая торговая площадка, где представлено множество возможностей. Чтобы получит усиленную квалифицированную ЭП, понадобится всего 1 день, а передача может осуществляться не через флешку, а через облачный носитель.
- Iecp.ru/get-ep. Это более узкоспециализированный портал, который аккредитован при АЭТП, то есть государственными органами. Заявку можно отправить из любой точки России, будет подбираться организация по географическому признаку – где вам будет ближе забрать ключ.
- podpis-online.ru. Подходит, если вам нужна неквалифицированная простая подпись. С помощью сайта можно в 2 минуты получить индивидуальный образец, введя только фамилию и имя.
Если вы не хотите регистрироваться в режиме онлайн, можно обратиться в МФЦ, который находится практически в каждом населенном пункте районного значения.
Стоимость электронной подписи при платном оформлении
Цена полностью зависит от того, какой из трех видов вы желаете приобрести. Как мы уже отмечали выше, есть бесплатные аналоги. Но если вы хотите регулярно пользоваться ей, чтобы подписывать документы, понадобится квалифицированный код. Его получение может обойтись от 500 до 3000 рублей.
Данная стоимость берется за один год использования, затем потребуется заплатить столько же за продление.
Бесплатный вариант
Можно зайти на ресурс налоговой службы, и изучив его, выполнить следующие шаги:
- Пройти регистрацию. Сперва стоит сходить в помещение данного органа по месту прописки. Там следует показать паспорт, чтобы сотрудники ввели ваши персональные данные в систему.
- Войти в личный кабинет и среди функций выбрать создание ЭЦП.
- Подождать указанное время и получить ключ.
Каталог сертификатов
Электронная подпись для торгов
- Сбербанк-АСТ
- ЕЭТП
- ОСЭТ Zakaz RF
- ММВБ «Госзакупки»
- РТС «Тендер»
от 2 500 р
подробнее →
Заказать
Квалифицированная электронная подпись
- Закупки и торги по 223-ФЗ
- Портал госуслуг
- ООО Zakupki.gov.ru
- ЕФРСБ и ЕФРСДФЮЛ
- Электронные торги
от 3 000 р
подробнее →
Заказать
Квалифицированная электронная подпись для ЕГАИС
- 5 площадок Госзаказа
- Закупки и торги по 223-ФЗ
- Электронные торги
- Портал госуслуг
- ЕФРСБ и ЕФРСДФЮЛ
от 1 500 р
подробнее →
Заказать
Электронная подпись 3.0
- 5 площадок Госзаказа
- Закупки и торги по 223-ФЗ
- Электронные торги
- Портал госуслуг
- ЕФРСБ и ЕФРСДФЮЛ
от 2 500 р
подробнее →
Заказать
все виды сертификатов »
Для того, чтобы сделать электронную подпись необходимо 2 электронных ключа, которые не работают по отдельности. У каждого из них есть своя функция:
| Открытый ключ | Закрытый ключ |
Используют для того, чтобы передавать документы, оформленные в электронной форме. Ключ играет роль сертификата:
| Использует только владелец. Он подтверждает совершение определенного действия, будь то купля-продажа или отправка отчетности. |
Оба ключа работают только в течение года, после этого их необходимо обновлять. Взломать или подделать коды ключей практически невозможно, информация надежно защищена от попадания в чужие руки. Однако если произойдет потеря, ключ необходимо немедленно аннулировать и перевыпустить, поставив в известность удостоверяющий центр.
Создание простой электронной подписи
Рассмотрим вариант с использованием Государственного портала услуг. Это очень удобная площадка, где можно проводить массу операций по упрощенной системе – не выходя из дома. Первую ступень регистрации, упрощенную, которую и называют простой ЭП, также можно пройти дистанционно, времени это займет несколько минут.
После входа нажмите на «Личный кабинет», появится два окна для ввода логина и пароля, которых у вас пока что нет. Чуть ниже будет кнопка для регистрации, будет написано: «Зарегистрируйтесь для полного доступа к сервисам», нажимайте.
Теперь появятся поля, в которые нужно внести самые простые личные данные о вас, это фамилия, имя и отчество, мобильный телефон и электронная почта. При желании вы можете прочитать политику конфиденциальности и условия регистрации. Затем нажимайте «Зарегистрироваться».
Случайный генератор кодов сразу выдает вам уникальное цифровое и буквенное сочетание. Это значение будет отправлено вам на телефон с помощью СМС. Это одноразовый пароль, который необходимо ввести в образовавшееся окно. Таким действием вы подтверждаете собственное намерение проходить регистрацию далее.
Теперь отражается анкета, в которой более подробные вопросы, в том числе адрес прописки, дата рождения и все данные с паспорта и СНИЛСа, ИНН.
Больше делать ничего не нужно. Некоторое время идет проверка, введенная информация сверяется с той, что находится в общих государственных базах. Если вы все правильно заполнили, то уже стали обладателем простой ЭП. Если же вы хотите более полно пользоваться всеми возможностями, вам нужен второй уровень – неквалифицированная усложненная подпись. Для этого обратитесь на почту или в МФЦ с паспортом и СНИЛСом, чтобы сотрудники подтвердили соответствие документов.
Создание ЭЦП в Ворде
Электронная подпись бесплатно создается в документах пакета MS Office. Рассмотрим пример с файлом Word. Чтобы заверить документ, созданный с использованием софта Word, необходимо осуществить следующие действия:
- Ставим курсор в то место, куда нужно добавить подпись.
- Переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем кнопку «Строка подписи Microsoft Office».
- В открывшемся окне заполняем необходимые поля.
- Подпись готова и имеет следующий вид:
Добавить подпись можно и из меню «Файл». Для этого открываем документ, нажимаем кнопку «Файл», «Сведения», «Защита документа» и выбираем функцию «Добавить цифровую подпись».
Далее заполняем форму так же, как показано на рис. 2. Однако подпись, сгенерированную вышеописанным способом, сложно проверить на подлинность. Поэтому многие пользователи выбирают относительно недорогой софт «Карма».
Для чего можно применять ЭЦП
Мы подробно рассказали о том, как получить подпись, но не всем становится понятно – нужна ли она обычному гражданину? Да, она необходима, если вы хотите значительно упростить документооборот с любыми государственными органами, а также пользоваться всеми услугами с помощью интернета, не посещая каких-либо организаций. С ней можно:
- Отправлять официальные заявления, запросы, например, на получение справки.
- Оплачивать госпошлины со скидкой в 30%.
- Платить за штрафы ГИБДД и прочие взносы.
Меры предосторожности при получении ЭЦП
Сам по себе файл, содержащий информацию о держателе подписи, зашифрован настолько надёжно, что взломать его практически невозможно. Поэтому подделать вашу цифровую подпись нельзя. Но мошенники используют другую схему – просто крадут подпись или подделывают документы.
Чтобы избежать подобных рисков, рекомендуем прислушаться к следующим советам:
- не передавайте ЭЦП другим сотрудникам ни под каким предлогом. У них появится возможности подписи документов под вашим именем, и вы не сможете доказать, что автор – не вы;
- если сотрудник вашей компании увольняется, обязательно отзовите его сертификат, чтобы у него не было соблазна воспользоваться ЭЦП в неблаговидных целях;
- доступ к ПК и токену, на которых хранится ваша подпись, должен быть защищён паролем;
- установите на компьютер антивирусное ПО: существуют шпионские программы, крадущие файлы с криптоподписью;
- если отходите от рабочего компьютера по необходимости, заблокируйте его, чтобы не допустить опасного прецедента.
И ещё один момент, который многие упускают, — не храните на компьютере сканы своего паспорта и других документов, которые требуются для выдачи ЭЦП. Если ими завладеют злоумышленники, они смогут получить подпись, оформленную от вашего имени.
