Что такое универсальный корректировочный документ
Для начала напомним, что при отгрузке товаров, передаче работ, услуг или имущественных прав (далее — «ценностей») не обязательно оформлять отдельно счет-фактуру и отдельно передаточный документ (например, товарную накладную). Все сведения из этих документов можно объединить в одном универсальном передаточном документе — УПД (см. «Универсальный передаточный документ: как его зарегистрировать и как отразить в налоговом учете»). Теперь же ФНС России выпустила форму универсального корректировочного документа (УКД). Область его применения поясним на простом примере.
Пример Между продавцом и покупателем заключен договор на поставку товаров. Продавец составил передаточные документы и отгрузил продукцию. Однако по факту отгрузки объем товаров отказался меньше запланированного. Продавец и покупатель готовы изменить общую стоимость по договору в сторону уменьшения. В связи с этим стороны заключили соглашение об изменении цены.
По общему правилу, если стороны договорились об изменении стоимости отгруженных ценностей, то при наличии документа (договора, соглашения, иного первичного документа), подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя, продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру (абз. 3 п. 3 ст. 168 НК РФ).
При этом законодательство РФ не запрещает вводить в корректировочные счета-фактуры дополнительные реквизиты. В связи с этим налоговики объединили информацию корректировочных счетов-фактур с информацией, которая относится к документу, подтверждающему согласие покупателя на изменение стоимости отгрузки. В результате такого объединения и получился «универсальный корректировочный документ».
Появление формы направлено на решение проблемы избыточного документооборота. При этом налоговики подтвердили, что УКД позволяет:
- корректировать операции в бухгалтерском и налоговом учете;
- использовать право на налоговый вычет по НДС (продавцу и покупателю на основании п. 13 ст. 171 НК РФ);
- подтверждать затраты в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).
Как исправить информацию, относящуюся к счету-фактуре и первичному документу
Если в УПД сведения относятся и к счету-фактуре, и к первичному документу, то в 1С:Бухгалтерии 8 вносить исправления нужно в следующем порядке.
Допустим, 26 января (продавец, плательщик НДС) заключила договор с ООО «Торговый дом» (покупатель). Предмет договора — поставка сумок. Менеджер по закупкам покупателя получил по доверенности товары на складе продавца и самовывозом доставил на свой склад. По согласованию между сторонами операция оформлялась через выставление УПД.
2 февраля обнаружилось, что в УПД ошибка в цене товара, не соответствующей условиям договора. Для исправления ошибки оформляется исправленный УПД.
Продавец отражает операции в следующем порядке:
- отгрузка сумок;
- исправление ошибки;
- печать исправленного УПД;
- регистрация исправленного УПД.
Как отгрузить товары
В программе нужно провести регистрацию отгрузки (реализации) сумок покупателю и выставить счет-фактуру. Для этого используется документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» с указанием вида операции «Товары (накладная, УПД)». При этом переключатель под таблицей должен быть установлен в положении «УПД». Для создания документа нужно зайти в меню «Продажи» и выбрать раздел «Продажи».
При этом между сторонами была договоренность об оформлении УПД со статусом «1».
Зайдя в меню «Отчеты», далее в раздел «НДС» и выбрав «Книга продаж», можно найти зарегистрированный выставленный счет-фактуру в составе УПД за 1 квартал.
Как исправить ошибку
Чтобы исправить ошибку в выставленном УПД, используется документ «Корректировка реализации» с указанием вида операции «Исправление в первичных документах». Для этого пользователь заходит в меню «Продажи» и выбирает раздел «Продажи».
Для создания этого документ используется документ «Реализация (акт, накладная, УПД» через кнопку «Создать на основании» (рис. выше).
В новом документе «Корректировка реализации» во вкладке «Товары» в графе «Цена» в строчке «после изменения» пользователь указывает верную цену по условиям договора. Остальные поля рассчитываются в автоматическом режиме.
Так как ошибка связана с показателями и счета-фактуры, и первичного документа, исправление должно отразиться для целей НДС, бухгалтерского и налогового учета. Тогда в документе «Корректировка реализации» в графе «Отражать корректировку» нужно поставить значение «Во всех разделах учета».
Перед печатью исправленного УПД нужно проверить достоверность информации во вкладке «Дополнительно» документа «Корректировка реализации».
Так как реализация оформлена через УПД, т.е. был поставлен переключатель в это положение в документе «Реализация (акт, накладная, УПД)», и в документе «Корректировка реализации» переключатель должен быть в положении «УПД».
При нажатии кнопки «Записать» или «Провести» этого документа в 1С:Бухгалтерии создается исправленный счет-фактура. В него можно перейти через список связанных документов. Он открывается по кнопке, которая находится рядом с кнопкой «Создать на основании».
В новом счете-фактуре поля заполняются автоматически согласно документу «Корректировка реализации»:
- «Документы-основания» — ссылка на соответствующий документ корректировки;
- «Код вида операции» — показатель «01», свидетельствующий об отгрузке товаров, работ, — будет указано, что равна нулю, поскольку с 2015 года налогоплательщики, которые не являются посредниками, действующими от своего имени, не заполняют журнал учета счетов-фактур;
- табличная часть — в ней будет заполнена информация о реквизитах платежно-расчетного документа на величину предоплаты, если она была;
- «Выставлен (передан контрагенту)» — указывается дата формирования документа «Корректировка реализации», которую нужно заменить на дату фактически выставленного исправленного счета-фактуры (при необходимости). Если между сторонами есть соглашение об обмене электронными счетами-фактурами, то в графе ставится дата отправки электронного файла оператором ЭДО, которая указывается в подтверждении от него;
- переключатель «Составлен» ставится в значение «На бумажном носителе», когда между сторонами нет соглашения об обмене электронными счетами-фактурами.
Как просмотреть и распечатать исправленный УПД
Чтобы оформить исправленный УПД, используется кнопка «Печать» через документы «Корректировка реализации» с видом операции «Исправление первичных учетных документов» или через «Счет-фактура выданный».
Так как форма УПД основана на счете-фактуре, корректировка информации в ней подчиняется порядку, определенному Постановлением № 1137, а именно:
- в исправленном УПД нужно внести показатели из первоначального УПД, а ошибочные заменить верными;
- в строке (1а) следует указать порядковый номер исправления и его дату.
Чтобы обеспечить соответствие требованиям внесения исправлений в первичку (ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), требуется:
- обеспечить соответствие информации в скорректированном УПД данным первоначального УПД — причем с обеих сторон сделки;
- поставить подписи, изначально проставленные на первоначальном документе.
В скорректированный УПД из первоначального варианта документа автоматически перенесется информация об основаниях передачи (сдачи) и получении (приемке), о транспортировке и грузе, а также иные данные об отгрузке и передаче.
Остальную информацию требуется отредактировать или же внести в исправленный УПД через режим редактирования. Он включается или отключается через кнопку с изображением карандаша — она находится в верхней строке документа.
Как зарегистрировать исправленный УПД
Чтобы зарегистрировать исправленный УПД в книге продаж, нужно ориентироваться на порядок, определенный Постановлением № 1137 для регистрации исправленных счетов-фактур.
Согласно п. 3 правил ведения книги продаж, если нужно внести изменения в книгу продаж, счет-фактура регистрируется в том налоговом периоде, в котором зарегистрирован первичный счет-фактура до внесения изменений.
Согласно п. 11 этих же правил, если нужно аннулировать запись в книге продаж после окончания налогового периода из-за корректировки счета-фактуры, нужно использовать дополнительные листы за налоговый период, в котором зарегистрирован первичный счет-фактура до внесения изменений.
Исправленные счета-фактуры в данных ситуациях нужно регистрировать в книге продаж или доплисте к ней по мере возникновения обязанности платить налог. При этом заполняются графы книги или листа к ней необходимой информацией.
Соответственно, в нашем примере первичный УПД составлен 26 января. Исправления внесены 2 февраля. В книге продаж за 1 квартал нужно сделать запись об аннулировании первичного УПД, а затем зарегистрировать исправленный УПД. Для этого пользователь заходит в меню «Отчетность», выбирает раздел «НДС» и далее заходит в «Книга продаж».
Когда начинать применять УКД
Форма УКД является рекомендуемой. То есть, ее применение — это право, а не обязанность. Это дает хозяйствующим субъектам следующие возможности:
- отказаться от применения УКД и продолжить заполнять отдельно корректировочные счета-фактуры и отдельно — первичные документы;
- применять самостоятельно разработанную форму документа, объединяющего показатели корректировочного счета-фактуры и первичного документа.
Если хочется применять именно рекомендованную форму, то начать это делать можно в любой момент.
Подправьте УПД: с 1 июля 2022 нужна новая форма для НДС-вычетов
С 1 июля 2022 года нужно пользоваться новой формой счета-фактуры. В счете-фактуре появится строка 5а для реквизитов документов об отгрузке, на основании которых он составлен. Это изменение отразится и на тех, кто использует УПД со статусом «1». Как, об этом рассказала ФНС в письме от 17.06.2021 г. № ЗГ-3-3/[email protected]
Как изменится счет-фактура с 1 июля 2022 года
В форме счета-фактуры появилась строка 5а «Документ об отгрузке» для реквизитов накладной или актов, на основании которых он составлен.
Кроме того, с 1 июля 2022 года в счете-фактуре, оформленном при совершении операции с товарами, подлежащими прослеживаемости, помимо общих сведений необходимо указать:
- в графе 11 – регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
- в графах 12, 12а – единицу измерения товара, которая используется для прослеживаемости. Она определяется по Общероссийскому классификатору единиц измерения;
- в графе 13 – количество товара в указанных единицах.
Можно ли дополнять и изменять форму УПД
Организациям разрешено корректировать УПД либо под собственные нужды либо для приведения его в соответствие с действующей формой счета-фактуры.
УПД заменяет собой счет-фактуру. Поэтому, данные, содержащиеся в ней, должны соответствовать реквизитам счета-фактуры.
ФНС разрешает организациям дополнять форму УПД, чтобы привести ее в соответствие с действующей формой счета-фактуры. Она указала, что фирмы могут дополнять рекомендуемый образец УПД показателями, которые, в том числе, необходимы для выполнения требований, установленных ст. 169 Налогового кодекса и Правила заполнения счета-фактуры, утвержденных постановлением Правительства РФ № 1137 (письмо ФНС от 22.04.2019 № ЕД-4-15/7638).
Какие обязательные реквизиты должны быть в УПД читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Заполнение всех реквизитов УПД со статусом «1», установленных в качестве обязательных для первичных документов статьей 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и для счетов-фактур статьей 169 Налогового кодекса, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС.
Форма УКД
В форме УКД можно выделить два блока:
- 1-й блок включает в себя форму корректировочного счета-фактуры (приложение № 2 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137), которая полностью дублируется и выделена жирной линей.
- 2-й блок относится к первичному учетному документу, подтверждающему согласие покупателя на изменение стоимости отгрузки. Заметим, что в форме УКД предусмотрены обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Их распределение по форме УКД приведено в таблице № 1.
Таблица 1. Обязательные реквизиты первичных документов в УКД
Обязательный реквизит первичного документа | Значение в УКД |
Наименование документа | «Универсальный корректировочный документ» |
Дата составления документа | Соответствует дате составления корректировочного счета фактуры (строка 1) |
Наименование экономического субъекта, составившего документ | Отражается в строках 11 и 15 или в печатях сторон |
Содержание факта хозяйственной жизни | Отражается как в составе показателей корректировочного счета-фактуры (в строках 2, 2а, 3, 3а, и в графе 1), так и в строках 5, 6, 7 (то есть, в блоке, который относится к первичному учетному документу); |
Величина натурального и (или денежного) изменения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения | Отражается в графах 2–6, 9 счета фактуры и строке 4. |
Наименование должности лиц, ответственных за оформление | Строка 10 для продавца, 14 — для покупателя. |
Подписи ответственных лиц | Строка 10 для продавца, 14 — для покупателя. |
Законодательная база
Использование технологий ЭДО регламентируется рядом законов:
- 63-ФЗ от 06.04.2011. Приравнивает электронные документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП) к бумажным с подписью и печатью, которые поставлены вручную.
- 149-ФЗ от 27.07.2006. Ставит в один ряд обмен документами и электронными сообщениями, если те заверены КЭП.
- 402-ФЗ от 06.12.2011. Позволяет составлять и подписывать первичные бухгалтерские документы в электронном виде.
- Статья 169 ч. 2 НК РФ. Позволяет составлять и подписывать счета-фактуры в электронном виде.
- Статья 160 п. 2 и 434 п. 2 ГК РФ. Разрешают подписание и оформление документов в электронном виде.
Форматы документов регламентируются в ЭДО приказами ФНС. Сам электронный документооборот становится обязательным для компаний. Это касается маркировки и прослеживаемости товаров, а также электронной отчетности и ЭДО в госзакупках.
Случаи оформления УКД
В комментируемом Письме налоговики обобщили случаи оформления УКД. Мы приведем их в Таблице 2.
Таблица 2. Когда применятся УКД
Применяется | Не применяется |
Для оформления изменения общей стоимости ранее произведенной (надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) ценностей, в том случае, когда предложение о таком изменении исходит от продавца и: — либо требует согласия покупателя; — либо не требует согласия покупателя, так как возможность изменения стоимости была согласована предварительно. | Во всех случаях возврата товаров, для которых установлен специальный порядок выставления и регистрации счетов-фактур, к примеру: — возврат принятых к учету товаров покупателем (плательщиком НДС), сопровождающийся выставлением покупателем счета-фактуры, как при реализации товаров (письмо ФНС России от 05.07.12 № АС-4-3/[email protected]); — возврат всей партии товаров, не принятых на учет покупателем (плательщиком НДС) при котором продавец регистрирует в книге покупок собственный счет-фактуру, выставленный при отгрузке товаров (письмо ФНС России от 11.04.2012 № ЕД-4-3/[email protected]). |
Для документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении покупателем расхождения по количеству и качеству ценностей при их приемке, в случае, если документ о расхождениях (односторонний акт) представителем продавца не подписывался. | Если изменение стоимости отгрузки обусловлено исправлением ошибки, допущенной продавцом в первоначальном комплекте документов (УПД, иного первичного документа на отгрузку и счета-фактуры). |
Исправление УПД со статусом «2»
По своей сути, УПД со статусом «2» — это первичный учетный документ. Согласно части 7 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. С учетом этого ФНС России предлагает исправлять УПД со статусом «2» путем составления нового УПД или путем исправления ошибки непосредственно в тексте УПД.
Однако возможны ситуации, когда из-за ошибки в УПД со статусом «2» может потребоваться дополнительно выставить счет-фактуру. К примеру, после выставления УПД со статусом 2 может выясниться, что операция была по ошибке освобождена от налогообложения НДС (ст. 149 НК РФ).
Если нужно внести исправления в УПД, влекущие изменение данных о стоимости отгрузки, в связи с чем необходимо выставить счет фактуру, то рекомендуем исправить первичный учетный документ путем зачеркивания неправильного текста или суммы и отдельно оформить счет-фактуру.
Путеводитель для УСН
С этой электронной книгой вы с легкостью разберетесь во всех премудростях упрощенной системы налогообложения, грамотно составите бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Электронное издание Вы получаете сразу после оплаты на ваш email. Узнайте об издании больше >>
Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>
Поле «Статус» в УКД
В левом верхнем углу УКД есть поле «Статус». В это поле можно вписать или «1» или «2». В зависимости от присвоенного статуса меняется и назначение УКД:
Статус «1» | Статус «2» |
При статусе «1» в УКД отражаются все обязательные показатели первичных учетных документов и корректировочного счета-фактуры. В таком случае УКД может применяться одновременно: — в качестве первичного учетного документа; — в качестве корректировочного счета-фактуры. | При статусе «2» УКД может использоваться в качестве первичного учетного документа, подтверждающего изменение стоимости ранее отгруженных ценностей. В таком случае не заполняются (или ставятся прочерки) в показатели, которые обязательны для корректировочного счета-фактуры, например: — «к счету-фактуре (счетам-фактурам) №…от…, с учетом исправления №…от…» (строка 1б); — «В том числе сумма акциза» (графа 6); — «Налоговая ставка» (графа 7). |
Заметим, что статус документа, по сути, носит лишь информационный характер. Если ошибиться и поставить статус «2», но заполнить все поля УКД, то такая ошибка не лишит продавца и покупателя права на налоговый вычет.
Когда можно применять УПД?
Применение УПД не носит обязательный характер, то есть субъект налогообложения может сам выбирать, использовать ли его вообще, или использовать его наряду с традиционными формами. В разъяснениях были описаны ситуации, для которых может быть применен УПД:
- Отгрузка товаров с/без транспортировки;
- Передача результатов выполненных работ;
- Оказание услуг;
- Посреднические операции;
- Передача имущественных прав как исключительных, так и по договору лицензионного соглашения.
Для применения УПД организация должна утвердить его использование в учетной политике, а также составить распоряжение руководителя об утверждении бланка УПД.
Бесплатная консультация эксперта
Ольга Сергеева
Руководитель проектов
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.
Что такое «статус УПД»?
Статус в УПД пояснение, поскольку он может использоваться в двух «качествах»:
- Статус «1» устанавливается, когда УПД используется как первичка и счет-фактура;
- Статус «2» устанавливается, когда УПД используется только как первичка, только для целей бухгалтерского учета.
Таким образом, статус показывает, какую функцию несет УПД в документообороте. Если при создании УПД по ошибке установлен статус «2», но все обязательные для СФ поля заполнены, то этот УПД можно использовать для подачи на вычет.
УПД со статусом «2» могут использовать:
- Неплательщики НДС, например, юрлица на упрощенке, так как выставление УПД не обязывает к исчислению и уплате НДС
- Комиссионеры для отгрузки товаров комитенту
Подписание УКД и проставление печатей
В первом блоке УКД, дублирующем корректировочный счет-фактуру, предусмотрены подписи:
- Руководителя организации (или уполномоченного лица);
- Главного бухгалтера (или уполномоченного лица);
- Индивидуального предпринимателя (если он является стороной сделки).
Подписи в этих строках должны проставляться обязательно. Таково требование пункта 6 статьи 169 НК РФ, предъявляемое к заполнению корректировочных счетов-фактур (разумеется, если УКД присвоен статус «1» и планируется получить налоговый вычет). Если же планируется использовать УКД только как первичный документ (со статусом «2»), то проставлять подписи в первом блоке не нужно. В этом случае подписи сторон нужно проставить в нижней части УКД.
Заметим, что формой УКД предусмотрено место для проставления печатей (со стороны продавца и покупателя). Однако печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа, поэтому отсутствие печати не является препятствием как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль. При этом если проставить печать, то полное наименование продавца и покупателя (строки 11 и 15) можно не заполнять.
Номер УКД
В строке 1 корректировочного счета-фактуры, выставляемом при изменении стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), должен быть указаны порядковый номер (п. 5.2 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения корректировочных счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера корректировочных счетов-фактур, счетов-фактур присваиваются в общем хронологическом порядке
Для обособленных подразделений (участника товарищества, доверительного управляющего) определен специальный порядок нумерации.
Номер первичного учетного документа в качестве обязательного реквизита не поименован (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Таким образом, при заполнении формы УКД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур.
В УКД со статусом «2» (в случае, когда нет корректировочного счета-фактуры, а есть только согласие на корректировку) номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов по корректировке .
Дополнительные графы и строки
В УКД можно встретить графы и строки, которые не обязательны для заполнения, например:
- Графа А (№ п/п) предусмотрена лишь для удобства поиска позиции;
- Графа Б (код товара, работ, услуг) предусмотрена для идентификации товара (работы, услуги).
С полным перечнем граф и строк и их описанием можно ознакомиться в приложении № 3 к письму № ММВ-20-15/[email protected] Скажем лишь, что принимать решение о внесении информации в «необязательные» графы налогоплательщик вправе самостоятельно.
Укд бланк 2022 скачать excel
Скачать бесплатно бланки, приказы и формы отчетности
УПД 2022 универсальный передаточный документ, УКД
Форма Универсального передаточного документа рекомендована ФНС в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected] «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры». Также в письме даны необходимые разъяснения по работе с ним. В целях сокращения количества документов для первичного учета налогоплательщикам предоставлена возможность использования универсального передаточного документа на основе формы счета-фактуры. Использование универсального передаточного документа позволяет вместо нескольких форм первичных документов использовать одну. Форма счет-фактуры была последний раз изменена Постановлением Правительства России от 02.04.2021 № 534).Начало действия последней редакции формы счет-фактуры: с 01.01.2021 года.
Форма УПД с 01.07.2021 О применении формы УПД, направленной данным документом с 01.07.2021, вышло Письмо ФНС России от 17.06.2021 N ЗГ-3-3/4368, в котором в частности говорится (выдержки): «Форма УПД, рекомендованная для применения письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/[email protected], является одной из возможных форм документа о передаче товаров (работ, услуг) и имущественных прав.» «письмо № ММВ-20-3/96 не является нормативно-правовым актом, не изменяет и не дополняет федеральное законодательство и не содержит исчерпывающего перечня показателей, которые могут фиксироваться сторонами при оформлении операций передачи товаров (работ, услуг), имущественных прав.» «Учитывая изложенное, с 01.07.2021 в случае использования рекомендованной письмом ФНС России формы УПД со статусом «1» налогоплательщику следует дополнить указанную форму строкой 5а счета-фактуры.»
Как составить Универсальный передаточный документ, УПД
Что такое УПД — универсальный передаточный документ
Форма УПД объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ , подтверждающий совершение хозяйственной операции. Бланк этого документа, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/[email protected] (.docx 47Кб) . При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.).
Внимание! С 01.07.2021 дополните УПД новой строкой 5а. В ней сначала укажите номер строки из табличной части УПД, а затем номер и дату самого УПД. Если в табличной части УПД несколько строк, укажите в строке 5а все строки и повторите реквизиты УПД. Например, если в табличной части УПД 10 строк и его номер 1 от 01.07.2021, то строка 5а может выглядеть так: «N п/п 1-10 N 1 от 01.07.2021» (Письмо ФНС от 17.06.2021 N ЗГ-3-3/4368).
Табличную часть УПД тоже надо изменить: в графе 1 теперь будет «N п/п», наименование товара переедет в новую графу 1а, а код вида товара теперь надо указывать в графе 1б. Название графы 11 надо поменять. Новые графы 12 — 13 надо включать в УПД только при продаже прослеживаемых товаров. Если вы с ними не работаете, то в бумажном УПД эти графы не нужны.
Универсальный Передаточный Документ содержит реквизиты счета-фактуры (в черной рамке) и первичного документа. Дополняя реквизиты в черной рамке, руководствуйтесь правилами для счетов-фактур. То есть в черную рамку можно вносить только те реквизиты, которые инспекторы разрешают добавлять в счета-фактуры. Например, в счет-фактуру можно вносить дополнительные реквизиты между строкой 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» и таблицей. Разрешают дополнять и саму таблицу – колонками слева от графы 1 и справа от графы 11. Можно вписывать дополнительные реквизиты после подписей руководителя и главного бухгалтера. Главное – не нарушать последовательность обязательных строк и граф. Об этом сказано в письмах Минфина России от 8 апреля 2016 N 03-07-09/20121, от 26 февраля 2016 № 03-07-09/10933, от 14 ноября 2016 № 03-07-09/66475, ФНС России от 17 августа 2016 № СД-4-3/15094. Учитывая, что «черная рамка» в УПД – это тот же самый счет-фактура, следуйте этим разъяснениям и при изменении формы УПД (УКД). За пределами черной рамки добавляйте любые нужные реквизиты.
Любое изменение в форме счета-фактуры – основание для самостоятельной корректировки формы УПД и УКД
Обязательные реквизиты счетов-фактур прописаны в статье 169 Налогового кодекса РФ. Сами формы счетов-фактур утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137 .
Что заменяет собой УПД, назначение документа
УПД со статусом 1 заменяет товарную накладную и счет-фактуру на отгрузку. На его основании покупатель приходует товар и принимает к вычету НДС.
Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.
По своему статусу универсальный передаточный документ УПД приравнивается к первичному учетному документу. Следовательно, его форма должна быть утверждена руководителем организации и закреплена в учетной политике.
Нужно ли уведомлять покупателей о том, что вместо счетов-фактур организация использует УПД
Законодательно такая обязанность не предусмотрена. Однако по согласованию между собой поставщик и покупатель могут включить это условие в текст договора. В таком случае в договоре можно указать, как именно будет использоваться УПД: только в качестве первичного документа (например, как накладная на отгрузку товаров) или одновременно и в качестве первичного документа, и в качестве счета-фактуры.
Условие о применении УПД можно оформить и в виде дополнительного соглашения к договору поставки.
Назначение УПД зависит от статуса, присвоенного этому документу, – 1 или 2. УПД составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и статус документа.
Статус 1 означает, что УПД можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для вычета НДС, то есть как счет-фактуру.
Статус 2 означает, что УПД решили применять только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. В этом случае продавцу придется составить отдельный счет-фактуру.
Впрочем, сам по себе статус документа носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в УПД образце заполнены. Если, к примеру, в нем пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет заявить к вычету НДС по такому УПД. Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ). Без него счет-фактура считается заполненным неправильно, и принять НДС к вычету на основании такого УПД нельзя.