Как правильно оформить прием на работу на время отпуска основного сотрудника?

Законодательные основы

Правила приема на работу, права и обязанности сторон трудового договора регулируется Трудовым кодексом РФ.

Временными работниками называются такие сотрудники, которые принимаются на период отсутствия основного или для выполнения определенных работ.

Основные правила приема и оформление на работу временного работника такие же, как и для основных сотрудников. Соискателем предоставляется тот же пакет документов. Однако при заключении трудового договора с временным сотрудником имеются свои особенности. Дополнительно Трудовым кодексом устанавливаются для них специальные льготы и гарантии.

Когда заключается?

Стоит отметить, что работодатель не может самовольно решать, с кем заключать ему срочный договор, а с кем нет. Той же самой привилегии лишен и будущий сотрудник, так как положения статьи 58 Трудового Кодекса РФ четко указывают, при каких обстоятельствах обязательно заключать подобное соглашение. Согласно выше упомянутой норме, это обстоятельства, при которых лицо:

• замещает временно отсутствующего на законных основаниях работника;
• выполняет временную или сезонную работу;
• уезжает за рубеж;
• работает в организации, функционирующей временно;
• осуществляет работу вне основной сферы деятельности организации (проектная, монтажная работа);
• выполняет работу в качестве стажера или практиканта;
• трудится в выборном органе любого учреждения или состоит на такой должности;
• выполняет обязательные и общественные работы по направлению учреждений службы занятости;
• проходит контрактную службу в армии;
• осуществляет работу, срок окончания которой неизвестен.

В законе также указываются определенные категории лиц, с которыми по соглашению сторон тоже заключается такой договор. В этот список согласно статье 59 Трудового Кодекса РФ входят:

• пенсионеры и ограниченные в трудоспособности лица;
• инвалиды;
• совместители;
• работники творчества в СМИ, в кино и т.д.;
• студенты дневного обучения;
• члены экипажей морского судна;
• лица, трудящиеся в районах Крайнего Севера;
• работники, занимающиеся ликвидацией последствий эпидемий, аварий и т.д.;
• главные бухгалтера организаций.

Все выше перечисленные пункты являются достаточными основаниями для заключения такого договора. Если по мнению суда было необоснованно заключено срочное трудовое соглашение, то судья с высокой долей вероятности признает такой трудовой договор бессрочным, а при проведении различных проверок работодатель может получить штраф.

Ниже можно увидеть пример срочного трудового договора:

Испытательный срок

Испытательный срок (статья 70 Трудового кодекса РФ) – это период времени, установленный трудовым договором, в течение которого работодатель оценивает деловые качества работника и вправе уволить его, в случае если работник не выдержит испытание.Согласно ст.70 ТК РФ:

• если договор заключается сроком до 2 месяцев, испытательный срок не устанавливается;
• при его заключении сроком от 2 до 6 месяцев, испытательный срок не может превышать двух недель.

Больничные

Расчет полагающихся работнику, заключившему срочный трудовой договор, компенсационных выплат на время болезни по листу временной нетрудоспособности осуществляется по такому же принципу. Как и для обычных работников. При этом можно выделить такие ключевые нюансы:

• если продолжительность временного трудоустройства не превышает 6 месяцев, работнику максимально оплатят только 75 дней больничного;
• сотрудники, получившие работу продолжительностью больше полугода получат компенсацию за весь период больничного;
• если болезнь попала на период прохождения испытательного срока, то такой срок продлевается на количество дней больничного, попавших на рабочие дни;
• в случае, когда заболевание началось в конце срока действия трудового соглашения и закончилось после увольнения работника, больничный (по непрерывному листу нетрудоспособности) будет оплачен работодателей в полном объеме. Во избежание дальнейших недоразумений работодатель обязан уведомить сотрудника о прекращении трудового соглашения, а также все документально оформить (издать приказ, внести записи в трудовую книжку). При этом закрытый больничный передается для оплаты в бухгалтерию компании, с которой прекращены трудовые отношения.

Помните, оплатить временную нетрудоспособность сотрудника, который работает по срочному трудовому договору, прямая обязанность работодателя. Главное, чтобы период болезни был должным образом документально оформлен.

Прекращение контракта

В соответствии со ст. 79 ТК РФ:

• о его прекращении в связи с истечением срока действия, работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее 3 календарных дней;
• если он заключен на выполнение определенной работы, подлежит прекращению по ее завершению;
• заключенный на период отсутствия основного работника расторгается с выходом на работу этого сотрудника.

Если срок договора окончен и обе стороны не требуют его расторжения, а работник продолжает трудиться, договор будет считаться заключенным на неопределенный срок.

Выводы

Трудовое законодательство не требует написания заявления для устройства на новое место работы. Работнику нужно писать данный документ только в случае, если в организации для целей удобного документооборота есть практика оформления и подачи данного бланка.

Такое требование может быть прописано в локальных актах компании.

В тексте трудоустраивающийся пишет не только просьбу принять в организацию, но и указывает, что отношения будут носить временный характер.

В каких случаях нужен временный сотрудник?

Прием временного сотрудника на период отсутствия основного может понадобиться, если:

• в отпуске по беременности и родам;
• в отпуске по уходу за ребенком;
• на период больничного листа;
• в длительной командировке.

При этом за основным работником сохраняется его место.

Прием временного сотрудника возможен:

1. С целью выполнения сезонных работ, когда из-за природных и климатических условий или особенностей деятельности предприятия выполнение их производится в течение определенного сезона.
2. С лицами, направляемыми в командировку за границу.
3. Для выполнения определенных работ, выходящих за рамки обычной деятельности предприятия или носящих кратковременный характер. Такие как мелкий ремонт, проведение рекламной акции, подшивка и сдача документов в архив и т.д.
4. С гражданами, которые направляются в организацию для прохождения альтернативной гражданской службы.
5. С лицами по направлению службы занятости населения для временных или общественных работ.

Как написать заявление о приёме на работу

В заявлении вы обращаетесь к руководителю организации с просьбой о приёме вас на работу.

Давайте разберёмся, какие именно данные и сведения нужно указать в заявлении:

1. В шапке документа указывается должность непосредственного руководителя и наименование организации в соответствующем (дательном) падеже. Если вам известны полные ФИО работодателя, будет нелишним указать и их. Проверьте правильность написания наименования организации. Уделите внимание сокращениям-аббревиатурам и кавычкам. Вы должны знать правильное наименование организации, сотрудником которой желаете стать, иначе, может возникнуть неловкая и нелепая ситуация, способная повлиять на вашу карьеру в этой фирме.
2. Далее вы указываете свои данные – от кого подается заявление. ФИО раскрываете полностью, без сокращений, опять же в соответствующем (родительном) падеже.
3. Указание адреса регистрации должно совпадать с паспортными данными. Будьте внимательны.
4. Наименование документа, которое вы подаёте – «Заявление». Прописываете это слово без каких-либо знаков препинания.
5. Текст заявления должен содержать в себе просьбу о зачислении вас с определённого числа на конкретную должность с наименованием структурного подразделения – отдела, цеха и т.д.

Для примера:

«Прошу принять меня на работу в ОАО «Ясная поляна» на должность специалиста отдела программного обеспечения с 29 июня 2015 года»

Обязательно проставляете дату написания и подачи заявления, заверяете документ своей подписью и её расшифровкой (здесь достаточно прописать фамилию и инициалы).

На заметку: придерживайтесь единого стиля оформления документа. Если текст рукописный – заполняется всё одной пастой. Если печатаете на компьютере -отформатируйте готовый текст под один тип шрифта. Формат даты не должен остаться без внимания если начали прописывать месяц цифрами, то по всему тексту не употребляйте наименований месяцев в проставляемых датах.

Оформление

Соискателя при проведении собеседования с работодателем или сотрудником кадровой службы необходимо поставить в известность, что он принимается временно.

Оформление производится в таком же порядке, как и основных работников:

• работник пишет заявление о приеме;
• предоставляет комплект документов, необходимых для трудоустройства;
• с ним заключается трудовой договор;
• издается приказ о приеме на работу.

На такого работника распространяется действие всех локальных нормативных актов, действующих в организации. С ними он должен быть ознакомлен под подпись.

На период отпуска по беременности и родам

В заявлении о приеме сотрудника на период декретного отпуска требуется указать:

1. что трудоустройство носит временный характер;
2. на период нахождения в отпуске по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком сотрудницы;
3. Фамилия, имя, отчество и должность замещаемого работника.

Срочный договор

С временным сотрудником заключается срочный трудовой договор.

Это соглашение сторон, заключаемое на определенный срок или для выполнения определенных работ. Особенностью таких договоров является условие о его расторжении по истечении определенного периода времени или наступления указанных в нем событий.

Полный перечень оснований для заключения срочного трудового договора содержится в ст. 59 ТК РФ.

Приказ о принятии на период болезни или декретного отпуска

Приказ оформляется на основании заключенного трудового договора. Он оформляется по унифицированному шаблону или на бланке, разработанном в организации.

Помимо общих сведений о фамилии, имени, отчестве, должности или профессии, оплате труда должен содержать сведения:

1. о дате начала и окончания работы;
2. указания «на период отсутствия основного сотрудника»;
3. сведений об испытательном сроке.

В случае оформления сотрудника на период декретного отпуска или болезни основного работника, дата начала работы определяется днем ее фактического начала. Дата окончания – день закрытия листка нетрудоспособности.

По общему правилу срок декретного отпуска составляет 140 дней, а в случае осложненных родов подлежит увеличению. Поэтому в приказе о приеме на работу на период отсутствия сотрудников, находящихся в декретном отпуске или отсутствующих по болезни, следует прописать: «на время исполнения обязанностей сотрудника, находящегося в отпуске по беременности и родам / по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 или 3 лет / на период временной нетрудоспособности»

Особенности составления приказа о временном трудоустройстве

Унифицированной формы документа не существует. На практике приказ составляют по форме Т-1 или по образцу и правилам делопроизводства, принятым в организации. При использовании самостоятельно разработанной формы следует проконтролировать, чтобы в ней были указаны все необходимые сведения и реквизиты. В приказ обязательно надо включить пункт о том, что работа является временной. Также необходимо указать Ф.И.О. сотрудника, занимаемую им должность и срок выполнения работ.

Прием на работу можно проводить одним приказом для нескольких сотрудников одновременно. Количество лиц не ограничено никакими нормативными документами, но если документ получается излишне громоздким – применять такой подход не рекомендуется.

Приказ издается по факту подписания срочного трудового договора. Оформленный приказ обязательно должен подписать руководитель организации и принятый сотрудник, подтвердив тем самым факт ознакомления с его содержимым. Ознакомить сотрудника с текстом приказа нужно в течение трех дней с момента начала работы.

За оформление приказа несет ответственность сотрудник отдела кадров, секретарь, делопроизводитель или другой специалист, на которого возложена такая обязанность. Срок хранения документа в организации – 75 лет.

Порядок хранения приказа

Готовый документ регистрируется в книге учета приказов и подлежит подшивке в соответствующую папку (по годам), которая хранится в отделе кадров в несгораемом шкафу, а если есть возможность — в отдельном изолированном помещении. Срок хранения документов по личному составу — не меньше 75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003, и не меньше 50 лет, если по документам делопроизводство закончено после 01.01.2003. Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожаются в установленном законом порядке.

Особенности

Временными работниками называются лица, которых нанимают на конкретный период времени либо для того, чтобы они выполнили определенную работу. С такими работниками заключается срочный трудовой договор. Подобрать временных сотрудников – отличный вариант когда нужно провести, к примеру, разовое мероприятие: дегустацию, распродажу, презентацию чего-либо. Также часто их привлекают к сезонным работам: в качестве продавцов, операторов на детских аттракционах и так далее.

Временные работники до 18 лет

Дни школьных каникул – отличное время для подростков, желающих заработать личные деньги. Самое главное то, что законодательством это не запрещается. Главное работодателю соблюдать определенные правила.

Они состоят в следующем:

• Возраст ребенка 14 и более лет;
• Рабочее время – не больше 12 часов в неделю;
• От родителей должно быть согласие, оформленное письменно.

Декретный отпуск временному работнику

Если срок заключенного трудового договора истекает в период беременности временной сотрудницы, поступить ей следует так: написать заявление на имя работодателя, к которому приложить справку из медицинского учреждения, которая подтверждает наличие беременности. В этом случае срок трудового договора будет продлен до окончания беременности.

Раз в три месяца сотрудница должна предоставлять подобную справку работодателю.

Уволить временную сотрудницу, находящуюся в состоянии беременности можно, но только если она исполняла обязанности отсутствующего работника, который готов выйти на свое место. Работодатель, в свою очередь, обязан предложить временной сотруднице все вакансии, которые есть в наличии и соответствуют ее навыкам и состоянию здоровья.

Если договор не будет расторгнут до наступления декрета, обязанность осуществить все выплаты ложится на работодателя.

Как уволить временного работника

ТК РФ четко регламентирует этот вопрос. Основание для увольнения – окончание срока трудового договора. Работник знает о том факте, что его трудовой договор будет расторгнут, как только оговоренный срок истечет.

Что касается общей процедуры:

• Издается приказ об увольнении;
• Вносится запись в личную карточку и трудовую книжку работника;
• Работник расписывается в ознакомлении с этими материалами;
• В последний день работы он получает причитающиеся выплаты. Факт того, что расчет был произведен, фиксируется посредством заполнения записки – расчета.

Труд временных работников оформить достаточно просто. Главное соблюдать все нормы и правила, чтобы избежать не только споров и конфликтов, но и сохранить деловую репутацию.