Акта сверки с разногласиями всегда формируется в ответ на ранее сделанный акт сверки взаиморасчетов. Причина составления – одна из сторон не согласная с данными, предоставленными в первоначальном документе.
Акты сверки с разногласиями имеют хождение как между коммерческими структурами в период или после завершения договорных отношений, так и при взаимодействии предприятий с налоговой инспекцией и другими государственными учреждениями.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Зачем нужен акт сверки с разногласиями
Акт сверки позволяет контролировать расчеты, произведенные между двумя организациями, избегать (умышленно или неумышленно допущенных) просрочек платежей и задолженностей.
Этот документ является крайне важным, поскольку он фиксирует все разногласия в плане финансовых взаимоотношений, которые существуют между двумя компаниями, а также способствует укреплению платежной дисциплины.
К содержанию и оформлению акта следует относиться очень внимательно, т.к. в некоторых случаях он обретает статус юридически значимого документа, например тогда, когда одна из сторон по каким-либо причинам надумает обратиться в суд.
Как заполнить акт сверки взаимных расчетов: образец
Обязательно заполните шапку документа: проставьте даты и названия компаний. Далее напишите, что представители сторон составили этот акт, подтверждая состояние бухучета.
Скачать акт сверки взаиморасчетов в excel: образец
Получите образец бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
В таблице запишите дату платежа, название и номер документа, которым она подтверждается, и сумму. Приходные операции заносятся в дебет, расходные — в кредит.
Вы можете не тратить время на выявление задолженности или переплаты: сервис МойСклад подсчитает все автоматически и сформирует документ.
Подписывать или не подписывать
У сотрудников некоторых предприятий, впервые столкнувшихся с расхождениями по акту сверки, часто возникает вопрос о том, нужно ли подписывать документ, с которым они не согласны.
Практика говорит о том, что лучше документы, с которыми не согласны, не визировать, поскольку личная подпись свидетельствует о согласии и оспорить это не удастся.
Если проблема возникла, то её следует обсудить по телефону, прийти к какому-то компромиссу, зафиксировать всё на бумаге и только в случае полного совпадения мнений, подписывать акт.
Детали процедуры сверки нужно закрепить документально
Сверка взаиморасчетов проводится абсолютным большинством компаний. Однако сверка не является обязательной процедурой и в этой ситуации одна из сторон договора может отказаться от ее проведения. Чтобы избежать этого, необходимо все моменты, касающиеся сверки расчетов, отразить в договоре. Например, ограничить срок подписания акта сверки контрагентом, чтобы процесс ознакомления и подписания не растянулся до «бесконечности». Закрепить сроки обязательной инвентаризации расчетов, прописать периодичность проведения сверки и т.п. В крупных компаниях проведение сверки расчетов с контрагентами один раз в месяц считается нормальной практикой и дает возможность контролировать соблюдение условий договоров поставки и взаиморасчетов.
Форму акта сверки расчетов с контрагентами лучше закрепить в Учетной политике компании в виде приложения. Унифицированной и утвержденной государством формы акта сверки расчетов не существует, поэтому организациям нужно разработать свой акт сверки или же использовать один из существующих шаблонов акта сверки.
Кто составляет акт сверки с разногласиями
Как правило, обязанность по формированию акта сверки с разногласиями возлагается на работника бухгалтерского отдела, который ответственен за контроль платежей по договорам или налоговые расчеты. Он и ставит свою подпись под документом, а директор удостоверяет акт только тогда, когда все разногласия окончательно утрясутся.
Являясь материально-ответственным лицом, бухгалтер при формировании акта сверки должен досконально проверять все строки, имеющие ключевое значение:
- дату составления акта;
- период, который рассматривается;
- дебет и кредит;
- сальдо;
- ссылки на договоры и иные документы, если они играют роль в этом конкретном случае.
Основные выводы суда
В соответствии с частью 1 статьи 196 Гражданского кодекса РФ общий срок исковой давности составляет три года со дня, определяемого в соответствии со статьей 200 настоящего Кодекса.
Согласно пункту 1 статьи 200 Гражданского кодекса РФ если законом не установлено иное, течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права.
В соответствии с пунктом 2 статьи 199 Гражданского кодекса РФ истечение срока исковой давности, о применении которой заявлено стороной в споре, является основанием к вынесению судом решения об отказе в иске.
В силу статьи 203 Гражданского кодекса РФ течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.
Согласно пункту 20 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 29.09.2015 N 43 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности» к действиям, свидетельствующим о признании долга в целях перерыва течения срока исковой давности, в частности, могут относиться:
- признание претензии;
- изменение договора уполномоченным лицом, из которого следует, что должник признает наличие долга, равно как и просьба должника о таком изменении договора (например, об отсрочке или о рассрочке платежа);
- акт сверки взаимных расчетов, подписанный уполномоченным лицом.
Ответ на претензию, не содержащий указания на признание долга, сам по себе несвидетельствует о признании долга.
В данном случае, суды, отклоняя доводы истца о том, что подписание сторонами Акта сверки взаимных расчетов прерывает течение срока исковой давности, пришли к выводу, что акт сверки подписан со стороны общества неуполномоченным лицом — главным бухгалтером без подтверждения соответствующих полномочий, таким образом, подписание этого акта не повлекло перерыва течения срока исковой давности.
Доказательств того, что главный бухгалтер имел полномочия по признанию задолженности, в материалы дела не представлено.
Таким образом, подписание главным бухгалтером юридического лица Акта сверки взаимных расчетов не относится к действиям, свидетельствующим о признании долга в целях перерыва течения срока исковой давности, перечисленным в пункте 20 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 29.09.2015 N 43 «О некоторых вопросах, связанных с применением норм Гражданского кодекса Российской Федерации об исковой давности», при отсутствии у него доверенности на совершение данных действий.
Из-за ошибки бухгалтера принявшего неверно оформленный Акт сверки с контрагентом, предприятие потеряло сумму задолженности в размере 9 590 719,49 руб. и проценты в размере 2 961 902,55 руб.
Образец акта сверки с разногласиями
На сегодня нет единого унифицированного бланка акта сверки с разногласиями, так что работники предприятий могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Важно только, чтобы по своему составу документ отвечал определенным нормам составления подобного рода документации, а по содержанию – включал в себя ряд определенных сведений.
В начало документа вписываются:
- его номер, дата составления;
- ссылка на акт сверки, по которому фиксируются разногласия.
Затем в основную часть вносятся:
- дата получения предыдущего акта сверки;
- наименования организаций, между которыми составлялся документ;
- при необходимости – номер и дата договора, по которому идет сверка.
Информацию о конкретных пунктах, с которыми одна из сторон выражает свое несогласие, удобнее оформить в виде таблицы. В неё вносятся номер пункта по акту сверки, предмет разногласия и своя версия. Затем подводится итог и документ подписывается.
Если к акту прикладываются какие-то дополнительные бумаги (копии договоров, протоколы, выписки и т.п.) их наличие нужно отразить в самом акте в виде отдельного пункта.
Как составить акт сверки
Прежде чем составлять годовую отчетность, нужно провести инвентаризацию всех активов и обязательств. Расчеты с контрагентами требуют детальной проверки: суммы дебиторской и кредиторской задолженностей на балансе должны быть равны. Дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская — к финансовым обязательствам.
Что такое акт сверки
Выявить разногласия поможет сверка расчетов с контрагентами, которая оформляется актом сверки взаиморасчетов. В этом документе отражается:
- движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
- наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.
Акт не является первичным документом:
- он не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу;
- его использование никак не изменяет финансовое положение сторон.
Унифицированной формы и обязательных реквизитов акта сверки нет. Организация может сама разработать его форму и утвердить в учетной политике. Чтобы упростить процедуру сверки, можно включать свою форму в договоры с контрагентами.
Как вести папку «Акты сверок»
- Чтобы избежать путаницы, разделите папку на две части. Акты сверок с поставщиками храните в первой, а с покупателями — во второй.
- Акты сверок должны быть заверены обеими сторонами.
- Составляйте акт в двух экземплярах: один останется у вас, а второй нужно отправить контрагенту.
- Удобно, когда документы расположены в алфавитном порядке по наименованию контрагента. Можно использовать буквенные разделители.
- Подшивайте акты сверок с одним контрагентом в хронологическом порядке.
- Проверяйте реквизиты, которые отразили в акте сверки.
Какие реквизиты включить в акт сверки
Единого перечня реквизитов нет, но есть судебная практика: некоторые реквизиты помогут подтвердить факт задолженности.К ним относятся:
- наименование и номер документа,
- наименования сторон сверки расчетов,
- даты составления и подписания акта каждой из сторон,
- период, за который проводится сверка,
- реквизиты договора, по которому проводится сверка,
- ссылки на первичные документы — накладные, акты приема-передачи выполненных работ или оказанных услуг, платежные поручения,
- суммы операций в денежном выражении,
- конечное сальдо,
- подписи сторон и ФИО лиц, подписавших акт.
Место для печати — это дополнительный реквизит. Она есть не у всех компаний.
Подписать акт может руководитель организации, а по доверенности — главный бухгалтер или любой другой сотрудник. Если в акте нет подписи контрагента, сверка не считается проведенной.
Что делать, если есть разногласия
Разногласия возникают, когда те или иные документы отражены в учете одной компании, но не отражены в учете контрагента.
Такое возможно, если:
- бухгалтер контрагента не получил документы;
- проводки по документам в одной компании были сделаны в одном периоде, а в другой ─ периодом раньше или позже.
Если документов нет в учете вашей компании
1. Проверьте, не проведены ли эти документы в другом периоде.
2. Узнайте у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом,не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию.
3. Запросите дубликаты необходимых документов у контрагента.
Если документов нет в учете контрагента
Ваша компания — продавец, а покупатель не отразил в сверке ваши документы по отгрузкам на его адрес?
В этом случае убедитесь, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Затем проверьте, отправлены ли документы контрагенту.
Если вы все сделали правильно, неотраженный документ нужно добавить в акт сверки и подписать его с разногласиями. Если же есть проблемы именно на вашей стороне, сначала решите их. Потом уже или включайте документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или соглашайтесь с суммами покупателя.
Ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель?
Алгоритм действий:
- проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика;
- если нет акта, который подписан обеими сторонами, уточните, отправлен ли он заказчику;
- в зависимости от результатов проверки добавьте обороты в акт сверки покупателя и подпишите его с разногласиями, либо согласитесь с цифрами контрагента.
Тонкости, на которые надо обратить внимание при оформлении акта
Как и текст акта, так и его оформление, полностью отдаются на откуп представителям предприятий и организации. Иными словами, акт можно печатать на компьютере или писать от руки, делать на фирменном бланка компании или на обыкновенном листе А4 формата.
Важно, чтобы акт был заверен подписями представителей обеих сторон (при этом нужно, чтобы подписи были оригинальными – использование факсимильных автографов недопустимо).
Если в нормативно-правовых актах фирмы закреплено требование использовать для удостоверения документации штемпельные изделия (штампы или печати), значит, бланк акта нужно ими завизировать.
Акт составляется в двух экземплярах, но при необходимости можно сделать его заверенные копии. Сведения об акте надо внести в журнал учета документации.
