Инструкция. как произвести корректировку взаиморасчетов с контрагентами.
Данные у поставщика или покупателя могут не совпадать с данными нашей организации, и наоборот. Это может происходить в результате:
- ошибок в ведении бухгалтерского учета
- когда в бухгалтерию была передана неверная информация
- списания безнадежной задолженности
- изменению данных по согласованию сторон
- нужно переместить долг на другое лицо и так далее
Выявляются такие ситуации, как правило, при проведении акта сверки взаиморасчетов.
Для чего нужна сверка с контрагентом
Законодательство о бухгалтерском или налоговом учете не содержит требований о случаях, когда сверка должна быть обязательна. Она может проводиться:
- в рамках инвентаризации расчетов и обязательств при составлении годового отчета;
- при окончании срока действия договора для закрытия расчетов по нему;
- для подтверждения кредиторской или дебиторской задолженности контрагентом в целях не пропустить срок исковой давности для взыскания;
- для оформления зачета взаимных требований с контрагентом, с которым у вас несколько договоров, по которым есть как дебиторская, так и кредиторская задолженности;
- в других случаях.
Кроме того, своевременная сверка учетных данных с контрагентом позволит избежать ошибок в учете. Ведь если задолженность по вашим данным и данным контрагента совпала, значит, в учете корректно отражены все хозяйственные операции по данному контрагенту: отсутствуют неотраженные акты или «задвоенные» платежи. Если в результате сверки установлены расхождения, очевидно, одной из сторон должна быть осуществлена корректировка долга.
Пример списания кредиторской задолженности в 1С 8.3
В нашем примере необходимо списать долг в 3 000 рублей, который числится перед поставщиком. Причин может быть много, но в данной ситуации они нас особо не интересуют.
Перейдем к заполнению основной части документа. Это можно сделать автоматически по одноименной кнопке, но учтите, что на форме их две. В данном случае нет никакой разницы, так же как и при выбранном виде операции «Перенос задолженности». В остальных же случаях кнопка «Заполнить», которая находится в верхней части формы, заполнит как кредиторскую задолженность, так и дебиторскую.
Так же здесь доступен ручной ввод. Он удобен в случаях, когда корректировка производится по одному – двум документам.
Автоматически все заполнилось верно. В табличной части появилось наше поступление 11 кресел на сумму 33 000 рублей.
Теперь исправим 33 000 рублей на сумму нашего долга.
Далее заполните вкладку «Счет списания». В нашем примере мы указали счет 91.01. В случае, когда долг не у нас, а у контрагента перед нами, необходимо указать счет 91.02.
Период сверки
За какой период сверяться, стороны договариваются сами.
Для подтверждения дебиторки и кредиторки в годовом балансе сверяться нужно за календарный год.
Возможно, сверки с контрагентом уже проводились, в этом случае период для новой начинается тогда, когда закончилась предыдущая. В этом случая задолженность по предыдущей будет отражена как долг на начало новой сверки.
Если стороны сотрудничают несколько лет по нескольким договорам, а необходимость в сверке возникла только в текущем периоде, осуществлять ее можно в несколько этапов для облегчения процесса.
Перенос задолженности
Также нередко возникают ситуации, когда один контрагент решает оплатить задолженность другого. В таких ситуациях следует сделать перенос задолженности. Для проведения такой операции следует в документе, после выбора нужной операции указать контрагента, чьи долговые обязательства требуется перенести, далее указываем того контрагента, кто в последующем будет рассчитываться по обязательствам.
Далее заполняем все нужные реквизиты: старый и новый договор, счета учета, валюту и прочие. Также следует обратить внимание, что этот вид операции поможет не только осуществить перенос задолженности с одного контрагента на другого, но и перенос между договорами. В таком случае графы «Покупатель (поставщик)»
и
«Новый покупатель (поставщик)»
заполняются одним и тем же контрагентом, а договоры указываются разные.
Документальное оформление
Законодательно требований к оформлению сверок нет. В уже устоявшейся практике процедура эта происходит путем подписания акта сверки взаимных расчетов. В этот документ стороны включают все операции, которые были осуществлены ими за сверяемый период, указывая даты их совершения, суммы операций, ссылки на подтверждающие документы, выводится сумма задолженности каждой из сторон и при наличии фиксируются расхождения между данными.
Форма разрабатывается каждой организаций и утверждается приложением к учетной политике. Кроме того, в автоматизированных бухгалтерских программах данная форма уже зашита и акт формируется автоматически при выборе нужного контрагента, конкретных договоров (если нужно) и указании периода сверки.
(6) Вариант оформления документа
Пример: задолженность клиента «Ромашка» погашается за счет уменьшения задолженности нашей организации перед «Поставщиком 2» (Рисунок 16).
Рис. 16 Уменьшение задолженности с документом «Корректировка долга»
В результате приведенного примера документ формирует проводки по бухгалтерскому учету (Рисунок 17).
Рис. 17 Пример сформированных проводок в 1С:УХ
Если установлены расхождения, почему возникает необходимость корректировки
Во-первых, неправильное отражение операций в учете, как и их не отражение, искажает информацию об активах и обязательствах организации, в том числе в бухгалтерской отчетности. В данном случае из-за ошибки бухгалтера собственник бизнеса может получить неверную информацию не только о своем финансовом положении, но и о имуществе организации. Построение дальнейшего бизнес-плана на такой информации чревато разорением фирмы.
Во-вторых, любая ошибка в учете влечет к искажению налогооблагаемой базы по какому-либо налогу. Это, в свою очередь, становится причиной претензии налоговых органов в виде доначисления налогов, пени и штрафов. Неточности, которые привели не к занижению, а к переплате налогов, тоже нежелательны, ведь в таком случае бухгалтер необоснованно изъял какое-то количество оборотных средств из бюджета компании.
Зачем делать корректировку
Корректировка необходима для верного отражения в учете всех проводимых операций с контрагентами. Неверные бухгалтерские записи и неточные суммы взаиморасчетов могут привести к ошибкам в промежуточной и итоговой отчетности и неверной трактовке сведений о текущем финансовом состоянии внешними и внутренними пользователями бухгалтерской отчетности.
Организацию ожидают более серьезные последствия (штрафные санкции), если такие ошибки в учете приведут к неправильным расчетам налогооблагаемой базы, а следовательно, и самих налоговых платежей в бюджет.
Как исправлять
Исправлению ошибок в бухучете посвящено целое ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности». В нем дано понятие «ошибки» и способы ее исправления, которые зависят от типа (существенная, несущественная) и момента ее обнаружения: до или после подписания отчетности. Уровень существенности устанавливается каждым предприятием в учетной политике. Обычно существенными признаются ошибки, искажающие значение любой строки отчетности на 5 % или более.
Если неточность (существенная или несущественная) допущена в отчетном году и обнаружена до утверждения отчетности руководителем организации, ее нужно исправить с учетом следующего:
- если она обнаружена до 31 декабря отчетного года, корректирующие записи делаются на дату выявления ошибки (п. 5 ПБУ 22/2010);
- если выявлена 31 декабря отчетного года или позже, корректирующие записи делаются на 31 декабря отчетного года (п. 6 ПБУ 22/2010).
Для исправления нужно:
- составить бухсправку с обязательным содержанием: когда и какая ошибка допущена, дату ее обнаружения, исправительные проводки;
- сделать сторно неправильных проводок;
- отразить в учете правильные проводки.
Если после подписания отчетности выявлена несущественная ошибка, исправительные записи делаются на дату ее выявления (п. 14 ПБУ 22/2010) путем составления бухсправки, содержание которой аналогично описанному выше.
В зависимости от влияния ошибки на финансовый результат исправлять ее нужно так:
- неточность в учете повлияла одновременно на показатели «Нераспределенная прибыль» (непокрытый убыток) баланса и «Чистая прибыль» (убыток) отчета о финрезультатах. В этом случае делаем проводку, обратную неправильной, но в корреспонденции со сч. 91. Правильная запись также делается в корреспонденции со счетом 91 (по необходимости). Например, обнаружено, что ошибочно начислена амортизация не 9000 руб, а 10 000 руб. проводкой Дт 20 Кт 02. Исправляем:
- Дт 02 Кт 91 на сумму 10 000руб.;
Дт 91 Кт 02 на сумму 9000руб.;
Если погрешность не повлияла ни на какие показатели баланса и отчета о финрезультатах, то исправления делать не надо. Например, начисление амортизации по основному производственному оборудованию не на сч. 20, а на сч. 26.
(1) Вариант оформления документа
Пример: Аванс покупателя «Арендатор 1» нужно зачесть в счет выполненных поставок (Рисунок 6).
Рис. 6 Пример документа «Корректировка долга» с авансом
В этом случае заполняются две табличные части. При редактировании таблиц необходимо соблюсти баланс, чтобы сумма ДЗ была равна сумме КЗ, иначе система Управление холдингом не даст провести документ «Корректировка долга».
В результате приведенного примера документ формирует проводки по бухгалтерскому учету (Рисунок 7).
Рис. 7 Проводки «Корректировки долга»
Корректировка задолженности по акту сверки: проводки
Бухгалтер по результатам сверки, проведенной с контрагентом после утверждения годовой отчетности, обнаружил, что по акту с контрагентом за август прошлого года им были оприходованы выполненные работы вместо указанных в акте 8500 руб. на 10 000 руб. проводками:
- Дт 20 Кт 60 (отражены на затраты работ). Данная ошибка не повлияла на на какой показатель баланса или отчета о финрезультатах;
- Дт 91 Кт 20 (затраты по работам признаны в расходах). Ошибка повлияла на показатели «Нераспределенная прибыль» (непокрытый убыток) баланса и «Чистая прибыль» (убыток) отчета о финрезультатах.
Исправляем:
- Дт 20 Кт 60 на сумму 10 000 руб. — сторно;
- Дт 20 Кт 60 на сумму 8500 руб. — отразили корректную сумму по акту сверки;
- Дт 20 Кт 91 на сумму 10 000 руб. — восстановили из расходов ошибочную сумму по работам;
- Дт 91 Кт 20 на сумму 8500 руб. — отразили корректную сумму затрат по акту сверки с контрагентом.
Как исправить существенную ошибку, выявленную после утверждения отчетности руководителем, зависит от того, выявлена она до утверждения отчетности участниками организации или после (п. 3 ПБУ 22/2010).
(2) Вариант оформления документа
Пример: мы получили аванс от «Покупателя 1», и его надо зачесть в счет поставок «Покупателю 2» (Рисунок 8).
Рис. 8 Документ «Корректировка долга» с зачетом аванса
В результате приведенного примера формируются проводки Корректировки долга (Рисунок 9).
Рис. 9 Сформированные проводки «Корректировки долга»
(12) Вариант оформления документа
Пример: наш аванс, оплаченный «Поставщику 1», нужно перенести на другого поставщика – «Ромашка», так как товар будем получать от него (Рисунок 28).
Рис. 28 Перенос задолженности на другого поставщика в 1С:Управление холдингом 8
В результате приведенного примера документ «Корректировка долга» формирует проводки по бухгалтерскому учету (Рисунок 29).
Рис. 29 Проведение Корректировки долга
(10) Вариант оформления документа
Пример: требуется перенести наш долг перед клиентом «Ромашка» за полученный аванс на «Покупателя 2», т.к. дальнейшая отгрузка будет выполняться в адрес «Покупателя 2» (Рисунок 24).
Рис. 24 Оформление документа «Корректировка долга» в 1С:Управление холдингом
В результате приведенного примера документ «Корректировка долга» формирует проводки по бухгалтерскому учету (Рисунок 25).
Рис. 25 Пример проводки по бухгалтерскому учету в 1С:УХ
(7) Вариант оформления документа
Пример: наша задолженность поставщику «Ромашка» погашается за счет уменьшения его задолженности перед нами за отгруженные товары (Рисунок 18).
Рис. 18 Пример использования документа «Корректировка долга»
В результате приведенного примера документ «Корректировка долга» формирует проводки по бухгалтерскому учету (Рисунок 19).
Рис. 19 Пример сформированных проводок в Управление холдингом 8
(8) Вариант оформления документа
Пример: наша задолженность «Поставщику 2» погашается за счет уменьшения задолженности «Покупателя 2» (Рисунок 20).
Рис. 20 Документ «Корректировка долга» в 1С:Управление холдингом
В результате приведенного примера формируются проводки Корректировки долга по бухгалтерскому учету (Рисунок 21).
Рис. 21 Проводки корректировки долга по бухгалтерскому учету
