Подарки на Новый год: как правильно оформить и учесть

17 декабря 2022 #Оптимизация налогов

Статья впервые опубликована 17.12.2019, обновлена 14.12.2021.

Впереди новогодние праздники, корпоративы, ёлки и счастливые дети с подарками от Деда Мороза. Не хотим занудничать и портить атмосферу волшебства, но лучше предупредим вас о разных возможных последствиях дарения. Рассказываем о налогообложении подарков и как правильно составить документы, чтобы потом не переделывать их и не переплачивать.

Чтобы было быстро и просто, подготовили несколько схем с вопросами и ответами. Зелёная стрелочка — ответ «Да», красная — «Нет». Ищите свой вариант, читайте и применяйте.

Определение подарка

Отдельного закона о выдаче новогодних подарков детям сотрудников и конкретного определения презента нет. Но в соответствии с Трудовым и Гражданским кодексами, устанавливают такие признаки подарка:

• денежная или иная материальная ценность;
• передаваемая в собственность на безвозмездной основе;
• в качестве вознаграждения, не связанного или связанного с трудовой деятельностью (в связи с памятной датой или по итогам года, например).

В этом случае дарителем выступает работодатель, а одаряемым — работник (ст. 191 ТК РФ). И хотя бухучет и налогообложение новогодних подарков для детей сотрудников в 2022 году нормативные акты конкретно не регулируют, общие правила понятны из толкования действующего законодательства. Кроме того, периодически контролирующие органы публикуют разъяснения по применению тех или иных правовых норм.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформлять конкретные подарки:

• билеты в театр;
• подарочные сертификаты;
• для детей;
• сувениры контрагентам.

Используйте бесплатно эти инструкции и образцы.

Представительские

В качестве представительских расходов обычно оформляют сладости, алкоголь, кофе или чай, необходимые для буфетного обслуживания при деловых переговорах. Вот какие документы понадобятся компании в этом случае:

• приказ о представительском мероприятии с указанием закупаемых ТМЦ;
• отчет о проведенном мероприятии;
• приказ о расходах на представительские цели;
• акт о представительских расходах.

Оформление подарков

Любое решение работодателя в организации оформляется распорядительным актом. В ГК РФ указано, как оформить приобретение сладких новогодних подарков в бюджетном учреждении, в коммерции, в НКО, — отдельным приказом. В некоторых случаях презенты оформляются договором дарения. В соответствии со ст. 574 ГК РФ, письменная форма обязательна, только если дарение осуществляется юридическим лицом и стоимость дара превышает 4000 рублей. Существенным условием такого соглашения является его предмет (ст. 572 ГК РФ). Если одариваемых работников много, соглашение делают многосторонним (ст. 154 ГК РФ). Дополнительно потребуется составить ведомость о том, что выдача состоялась в действительности.

Общая инструкция, как оформить приобретение новогодних подарков сотрудникам:

1. Издать приказ, ознакомить с ним сотрудников под подпись.
2. Подготовить ведомость и вручить сувениры.
3. Заключить договор дарения (при необходимости).

Для упрощенного договора дарения обязательны следующие реквизиты:

• наименование документа;
• место и дата его составления;
• сведения о сторонах: работодателе и работнике;
• предмет соглашения: описание дара, его стоимость, характеристики;
• подписи.

НДФЛ

Этот вид налога начисляется на сумму выданного подарка только в случае, если общая стоимость поощрений (либо стоимость одного выданного) превышает 4 тыс. рублей. Причем может быть выдано несколько презентов в разное время года.

Если ценный подарок (стоимостью более 3 тыс. рублей) выражается в денежной форме, то НДФЛ на него должен перечисляться в тот же день, когда он поступит на лицевой банковский счет (либо в руки) получателя.

Если же сотрудник получил ценный презент в виде какой-либо вещи, то вычитается НДФЛ в ближайший день выдачи денежных средств одариваемого. Это могут быть премия, аванс, основная часть заработной платы либо иная выплата.

Учет подарков в бухучете

Вручение сотрудникам отражается записью по сч. 73. Счет 70 использовать некорректно: новогодний подарок в зарплате не учитывается, так как дарение не связано с выполнением трудовых обязанностей.

Приобретение

Есть еще один способ учета подарков в бухгалтерском учете — отнести их стоимость сразу в дебет счета 91 без отражения приобретения на сч. 10. Учет приобретенных ценностей для детей сотрудников осуществляется за балансом (например, на счете 012 «Подарки и другое имущество»). Объясняется это тем, что приобретенные материалы не признаются активом, так как организация не ожидает получить от их использования экономические выгоды.

Выдача

Вот как оформить проводки на новогодние подарки детям или самим работникам в организации:

По правилам учета, если неправильно списали новогодние подарки, отмените некорректную проводку и сделайте правильную бухгалтерскую запись. Обязательно подготовьте акт списания: он является документальным подтверждением операции.

Для бюджетников действуют иные правила. Минфин рекомендует проводить их по КОСГУ 349, учитывать как активы и сразу же списывать по счету 040120272 (Приказ № 209н от 29.11.2017, письмо № 02-07-07/31230 от 26.04.2019).

Подарки клиентам

Сама по себе передача чего-либо сторонним лицам является безвозмездной передачей с начислением НДС и без уменьшения налога на прибыль на стоимость такой передачи. Если вы хотите учесть затраты на подарки клиентам, налоговый учет подразумевает включение таких затрат в состав прочих расходов (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но такие расходы необходимо обосновать, в том числе документально.

Закрепите в локальном акте общие критерии клиентов, которых хотите удержать в качестве партнеров, поскольку это экономически значимо для компании. Одним из методов такого удержания является периодическое вручение ценных подарков к определенным в локальном акте праздникам или датам.

Вручение клиентам открыток, затраты на них (включая конверты) учитываются в составе прочих расходов (пп. 24 и 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, ФАС по делу № А40-22927/12-107-106).

Корпоратив

Особенность затрат на проведение корпоратива в том, что носят разнонаправленный характер. Сюда входят расходы на аренду зала, праздничный стол, обслуживающий персонал, артистов. Можно ли все это отнести на расходы? Поспешим разочаровать читателей — это вряд ли возможно. Таково мнение Минфина, неоднократно выраженное в различных письмах, и оно подтверждено решениями арбитражных судов.

Логика простая. Какой бы налоговый режим ни поменяла компании (ИП) — УСН или ОСН — расходы должны соответствовать критерием пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса. В частности, они должны быть направлены на получение дохода. Весьма сомнительно, что корпоратив можно назвать мероприятием, которое направлено на извлечение прибыли.

Более того, в пункте 29 статьи 270 НК РФ прямо указано, что издержки на посещение работниками подобных увеселительных мероприятий и прочие подобные затраты в пользу сотрудников не могут быть отнесены к расходам.

Корпоратив с участием контрагентов

А вот если на корпоратив приглашены партнеры и клиенты, есть шанс списать часть затрат на представительские расходы. Однако это не слишком очевидно, поскольку много нюансов:

1. Можно признать представительскими только ту часть расходов, которая непосредственно связана с обслуживанием контрагентов.
2. Не получится даже частично признать представительскими расходы на выступление артистов, поскольку это запрещает пункт 2 статьи 264 НК РФ.
3. Сложный вопрос с арендой помещения. Придется позаботиться о том, чтобы из общих арендных затрат выделить часть, относящуюся к аренде переговорных комнат.
4. Вспомним о том, что представительские расходы нормируются. Их размер не может превышать 4% от затрат на оплату труда за тот же налоговый период.

Тем, кто все же захочет прибегнуть к такому методу сокращения затрат, придется обзавестись подтверждающими документами. Во-первых, на каждый вид расходов должна быть своя «первичка». Во-вторых, нужно составить отчет о представительских расходах и заверить его подписью руководителя. Но главное — документы должны подтверждать, что расходы были связаны не просто с корпоративом, а направлены на установление деловых контактов.

НДС и корпоратив

Плательщики НДС захотят принять к вычету входной налог, который предъявляется подрядчиками за организацию праздника и связанные с этим услуги. Иногда возникает вопрос: нужно ли начислять НДС с расходов на корпоратив? Ведь теоретически можно рассматривать его как безвозмездную передачу сотрудникам развлекательных услуг.

Минфин на этот счет говорит следующее: если услуги, которые предоставляются на корпоративе, невозможно персонифицировать, то объекта обложения НДС не возникает. Другими словами, если невозможно определить кому в ходе праздника были предоставлены безвозмездные блага и в каком количестве, то НДС облагать нечего. Соответственно, к вычету принимать входной налог также оснований нет.

Отметим, что правило о невозможности вычета не распространяется на ту часть корпоративных расходов, которую удалось признать представительскими. Входной НДС с них можно вычесть в пределах норматива.

Что с НДФЛ

В части НДФЛ применяется такой же порядок рассуждения, что и при решении вопроса об НДС. Минфин считает, что работодатель должен постараться оценить долю экономической выгоды, приходящуюся на каждого сотрудника в рамках корпоратива. Но если это невозможно, то и НДФЛ облагать ничего. В большинстве случаях обстоятельства складываются именно так.

Но все меняется, если мероприятие носит выездной характер. В этом случае у конкретного работника возникает вполне определенная выгода — работодатель оплачивает ему проживание и проезд. Это можно признать доходом и обложить НДФЛ.

Налогообложение

Подоходный налог

НДФЛ с подарков уплачивается, но только с сумм более 4000 рублей. Таково мнение правоприменителей, основанное на толковании норм НК РФ (пп. 2 п. 2 ст. 211, п. 28 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина № 03-04-06/16327 от 08.05.2013). Налогообложению подлежат не только материальные доходы, но и нематериальные.

Расчет налога:

• суммируем стоимость всех полученных за отчетный год даров и презентов;
• вычитаем необлагаемую сумму в 4000 рублей;
• рассчитываем налог по ставке 13% — для резидентов и 30% — для нерезидентов.

Удержание производится с денежных выплат в день выдачи подарка, перечисление — не позже следующего дня, с нематериальных презентов — за счет ближайших по сроку денежных выплат, причем перечисление производится не позже дня, следующего за днем удержания.

Страховые взносы

Страховые взносы, независимо от стоимости и вида презента, на подарки не начисляются. Это мнение представителей госорганов основано на п. 1, 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ и изложено в письме Минфина от 04.12.2017 № 03-15-06/80448.

Налог на добавленную стоимость

НДС на презенты начисляется, мнение представителей госорганов базируется на пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ и изложено в письме Минфина № 03-07-09/6171 от 08.02.2016. Начисление налога производится на покупную стоимость дара без НДС, а при дарении собственной продукции предприятия — на себестоимость таковой. Счет-фактура составляется в единственном экземпляре на все презенты по ведомости. Входной НДС принимается к вычету только при наличии счета-фактуры поставщика (письма Минфина № 03-07-11/61750 от 15.08.2019 и № 03-07-09/6171 от 08.02.2016).

Налог на прибыль

Расходы в виде стоимости безвозмездно переданных подарков и затраты, связанные с их передачей, не учитываются в целях налогообложения по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ). Это утверждение подтверждает и мнение правоприменителей. Оно находит отражение в письме № 03-03-06/1/653 от 19.10.2010. Подарки представляют собой безвозмездно переданное в собственность работников имущество, при расчете налога на прибыль их стоимость не должна учитываться. Но если сувенир связан с трудовой деятельностью, его учитывают в расходах для налогообложения по налогу на прибыль (письмо Минфина № 03-04-06/6-329 от 22.11.2012).

Основные моменты уплаты налогов и сборов с презентов

Предлагаем удобную в использовании таблицу, отражающую основные правила уплаты налогов и сборов при осуществлении дарения работникам ценностей.

Учесть в составе рекламных расходов можно любые вещи с логотипом или символикой компании, предназначенные для передачи неопределенному кругу контрагентов. Цели таких подарков – стимулирование интереса к компании, ее товарам (работам или услугам). Обычно в рекламных расходах учитывают затраты на календари, футболки, кружки, планинги и подобную откровенно рекламную продукцию.

Что касается документального оформления подарков контрагентам на Новый год, то в наличии у компании должны быть следующие документы:

• внутреннее положение о рекламе (маркетинговой политике) или план рекламных мероприятий, утвержденные приказом директора;
• приказ о раздаче рекламных материалов.

Налогообложение детских подарков

Бухгалтерский и налоговый учет новогодних подарков детям сотрудников осуществляется по особым правилам:

• НДФЛ рассчитывается со всей суммы подарков, произведенных одному сотруднику, не важно, предназначались они детям или самому работнику. Так, если гражданка получила дар на 8 марта по стоимости 3000 рублей, а затем два презента к Новому году детям по 2000 рублей, с суммы в 3000 рублей придется удержать НДФЛ;
• страховые взносы с таких даров не начисляются, тем более что такие презенты никак не связаны с трудовой деятельностью, не являются ни вознаграждением, ни каким-либо еще поощрительным жестом в рамках трудовых взаимоотношений;
• при расчете налога на прибыль расходы предприятия на приобретение подарков детям не учитываются;
• аналогично общему правилу, налог на добавленную стоимость начисляется на покупную стоимость вещей, выступающих в роли даров детям сотрудников, без НДС. При осуществлении дарения собственной продукции в целях налогообложения учитывается себестоимость такой вещи.

Оформление таких даров осуществляется аналогичным образом: с изданием приказа и подготовкой ведомости о передаче презентов. В ведомости расписываются родители, получающие ценности за детей.

Способ включить затраты на подарки и премии в расходы

Единственная возможность учесть подобные траты как расходы — привязать премии к производственным достижениям работников. Для этого потребуется прописать в положении о премировании и трудовом договоре порядок награждения работника подарком или премией в связи с достижением им определенных результатов труда.

Таким образом, возможность списать затраты на праздники в счет расходов будет зависеть от того, какие именно формулировки применяются для обозначения этих издержек.

Что касается подарков, то подобное оформление даст еще одно преимущество — затраты не будут облагаться НДС. Это связано с тем, что передача подарка производится в рамках трудовых отношений и поэтому не признается реализацией. При этом сохраняется право на вычет НДС, входящий в стоимость приобретенного подарка, поскольку будет считаться, что его приобретение связано с облагаемой действительностью.