Аудит кассовых операций для ИП и ООО

Наличные средства, циркулирующие в организации, должны подвергаться постоянному учету. Одной из самых распространенных форм аудита, касающихся операций с наличными средствами, является проверка кассы и кассовых операций. Она проводится для того, чтобы удостоверить точность, всесторонность и истинность данных о проведении кассовых операций, которые предоставлялись в регулярной отчетности.

Рассмотрим подробнее задачи, которые ставятся перед кассовым аудитом, внесем ясность по поводу лиц и органов, имеющих право его проводить, а также проанализируем процедуру, предусмотренную законодательно, со всеми ее особенностями, тонкостями и «подводными камнями».

В какой последовательности осуществляется аудиторская проверка кассовых операций организации?

Ревизия, проверка, аудит

Контролировать движение наличности по кассе необходимо для того, чтобы у предпринимателя имелась реальная финансовая картина, корректно отраженная в финансовых и бухгалтерских документах.

Если в компании функционируют значительные средства, то тем самым увеличивается вероятность допущения ошибок, неточностей, некорректного отображения, а иногда и сознательных злоупотреблений недобросовестных сотрудников. Для этого и должна проводиться регулярная проверка кассовых операций, как правило, осуществляемая представителями самой организации (бухгалтером, кассиром и др).

Для чего разрабатывают программу проверки кассовых операций?

Особенности ревизии

Ревизия кассы отличается от проверки своей комплексностью. Ревизия подразумевает контроль не какого-то отдельного элемента или применение одного метода, а особую процедуру, имеющую целью проверку всей кассовой системы организации. Она может проводиться как собственными силами, так и сторонними органами, по плану или внезапно.

Порядок ведения кассовых операций, соблюдение кассовой дисциплины организациями и ИП

Суть аудита кассы

Аудит кассовых операций позволяет дать ответ на вопрос, правильно ли ведется учет наличности в организации. Независимые специалисты по аудиту, привлеченные собственником организации, совершенно точно установят степень благонадежности ответственных за кассу сотрудников организации. Также процедура аудита обязательна для фирм, занимающихся определенными видами деятельности, например, продажей ценных бумаг.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Самое важное отличие аудита от остальных контролирующих процедур – отсутствие установки на поиск виновных лиц. Аудит имеет целью лишь констатировать наличие определенных нарушений в кассовых операциях и определить степень их существенности.

Какую кассу выбрать

Мы предлагаем три модели Модулькассы:

Мобильная Модулькасса за 11 900 рублей помещается в рюкзак и работает без проводов. Заряда аккумулятора хватает на 48 часов активной работы, а в режиме ожидания она держит заряд месяц. Умеет считывать штрихкоды и кьюар-коды, интегрируется с системами учета и платежными системами.

Модулькасса с эквайрингом стоит 24 900 рублей. Выглядит как обычная Модулькасса и обладает теми же функциями, но умеет считывать банковские карты и принимать безналичную оплату.

Стационарная Модулькасса за 25 900 рублей — смарт-терминал с большим сенсорным экраном. Подходит для крупных магазинов и ресторанов. Имеет встроенный модуль УТМ ЕГАИС, поэтому через нее можно продавать крепкий алкоголь.

Мы постоянно улучшаем кассу, чтобы сделать ее быстрее и удобнее. Поэтому цена и количество моделей могут меняться. Актуальная информация — на нашем сайте.

Заказать кассу

Источники:

https://kontur.ru/articles/4692
https://nalog-nalog.ru/kkt_kkm_kassa/kakie_dokumenty_nuzhny_dlya_registracii_onlajnkassy/
https://credits.ru/publications/raznoe-o-finansakh/kak-zaregistrirovat-kassu-v-ofd-i-nalogovoy/
https://onlainkassy.ru/info/registraciya-fn-v-fns.html
https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/nyuansy_dokumentalnogo_oformleniya_kassovyh_operacij/
https://astral.ru/articles/ofd/11961/
https://www.B-Kontur.ru/enquiry/321
https://www.klerk.ru/buh/articles/495477/
https://ofd.ru/baza-znaniy/voprosy-po-uslugam/ferma/kak-pomenyat-adres-ustanovki-onlayn-kassy
https://sbis.ru/help/ofd/setting/rereg/fns

честный знак вопросыгранты на поддержку малого бизнеса насубсидии для малого бизнеса в условиях пандемиистраховые взносы снижены до 15 процентовсниженная ставка страховых взносов для малого бизнесапродлят ли сроки получения субсидии 12130признана ли пандемия форс мажором в россиипрекращение деятельности енвд коронавирусоффлайн торговляоткрытие кассыневыдача чекамаркировка мебели в средней группе по санпинумаркировка вин россиикак проверить шубу по чипу с телефонакак проверить чип на шубе из норкикак проверить подлинность шубы по штрих кодукак проверить подлинность шубы норковой по чипукак проверить качество шубы по штрих кодукакой бизнес больше всего пострадал от коронавирусакак заполнить регистрационную картукак ввести в эксплуатацию онлайн кассуизделия из натурального меха проверка по кодузакроют ли интернет магазины из за коронавирусадатакод

Кто вправе осуществлять кассовый аудит

Лица, которые могут быть уполномочены на контроль кассовых операций той или иной организации, могут быть как ее внутренними представителями, так и внешними специалистами. Осуществлять аудиторскую проверку кассовых операций могут:

представители внутреннего контроля самой организации (кассир, бухгалтер, специалист финансового отдела и др.);
уполномоченные специалисты из Росфиннадзора;
органы ФНС;
частные аудиторы;
сотрудники аудиторских фирм.

ВНИМАНИЕ! До недавнего времени право на аудиторскую проверку кассовых операций имели также кредитные организации (банки). Новый Порядок № 373-П упразднил их полномочия на осуществление подобных проверок.

Как выглядит кассовая книга?

Кассовая книга выглядит как бумажный журнал. Она имеет вид установленного образца и ведется строго по нему. Важный момент — ее необходимо заполнять корректно, поскольку она регулярно проверяется различными инстанциями.

Журнал состоит из титульного листа и уже заранее расчерченной «‎внутренности»‎, то есть самих полей, которые будут заполняться кассиром. Поля эти также утверждены законом, поэтому выдумывать оформление считается недопустимым. Действительная кассовая книга должна быть, как и все документированные журналы государственного образца, пронумерована и прошнурована. Она также должна быть закреплена печатью. Все записи необходимо заверять подписью главного бухгалтера предприятия.

Каждый год ведется новая кассовая книга. В январе заводится новый журнал, и отныне все записи ведутся там, даже если предыдущий не был до конца заполнен. При этом для организаций, в которых слишком много кассовых операций, одной книги в год может не хватить. В таком случае заводится второй журнал, а на титульном листе указывается четкий период: день, месяц и год.

Что проверяют в ходе аудита кассы

С документальной точки зрения, результат аудита позволяет оценить корректность заполнения формы № 1 из бухгалтерской отчетной документации, а именно поля 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты». В этом поле баланса учитываются фактически оставшиеся на конец отчетного периода финансы. Если цифра окажется очень высокой (существенной), это реальный повод для аудиторской проверки. Степень «существенности» рассчитывается по специальной методике.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Аудит кассовых операций в каждом текущем году может осуществляться только в отношении показателей предыдущего отчетного года.

Чтобы установить соответствие кассовых операций законодательным нормам, аудиторы проверяют:

соблюдение правил ведения операций с наличными денежными средствами;
корректность использования кассовых аппаратов;
соответствие остатков наличности в кассе законодательно установленным лимитам;
выдерживание предельных сумм для наличного расчета;
общие положения учетной политики организации относительно кассового учета;
доказательства правильного отражения в балансе сальдо по счету 50 «Касса»;
углубленный анализ источников финансовых поступлений и направлений их расхода в организации;
изучение первичной документации (кассовых ордеров, ведомостей и пр.) на противоречивость и правильность ведения;
проверка на возможность «отмывания» доходов и действия коррупционных схем (в рамках действия ФЗ № 115 от 7 августа 2001 года «О противодействии легализации доходов…» и ФЗ № 273 от 25 декабря 2008 года «О противодействии коррупции»).

Требования к кассе

Онлайн-касса должна обладать характеристиками:

наличие на корпусе уникального серийного кода;
возможность подключения к интернету и передачи данных в онлайн-режиме;
наличие печатающего устройства для ФД и ячейки для установки фискального накопителя.

Кроме того, кассы нового образца способны наносить на чек QR-код и ссылку для проверки достоверности.

Проведение регистрации ОФД кассы в налоговой возможно либо через персональный кабинет на официальном портале ФНС, либо личным визитом. Если предприниматель решил отправить документы по интернету, ему предварительно нужно получить КЭП (квалифицированную электронную подпись). Только такой вид подписи дает право совершать подобные операции в «удаленном» формате.

Нюансы внутреннего кассового контроля

Для собственной информированности о корректности движения и фактических остатков наличности каждое юридическое лицо вправе разработать собственные положения процедуры внутреннего аудита по кассе. Обязательно прописать этот порядок во внутренних нормативных актах, указав существенные моменты:

сроки проведения ревизий по кассе;
лица (должности), которые уполномочены осуществлять проверку;
список кассовых документов, подлежащих контролю;
объекты аудита;
образцы документального оформления результатов ревизии;
ответственность за возможные выявленные расхождения и лица, ее несущие;
порядок внесения рекомендаций по устранению найденных нарушений.

К СВЕДЕНИЮ! Если кассовый учет на предприятии автоматизирован, то, помимо обычных проверок, следует произвести контроль корректности работы соответствующего программного обеспечения.

Итоги ревизии излагаются в проверочном акте. Если обнаруживается излишек или недостаток наличности, в акте нужно указать подробно обстоятельства, при которых их обнаружили, и привести точную сумму.

В каких случаях требуется перерегистрация

По 54-ФЗ перерегистрация кассы необходима при:

смене юридического адреса юрлица, зарегистрировавшего ККТ по этому адресу;
переезде торговой точки в новое здание с изменением адреса
передаче ККТ из одного филиала в другой.

Если использовать одну кассу в разных торговых точках по разным адресам, ее необходимо перерегистрировать каждый раз. Поэтому проще купить несколько касс и установить их в нескольких точках продаж.

Для перерегистрации потребуются:

квалифицированная электронная подпись, оформленная на имя директора юридического лица или ИП, которое подает заявление на перерегистрацию ККТ;
касса, подключенная к интернету.

Убедитесь, что на ПК установлены драйверы для носителей электронной подписи и СКЗИ. Для юридических лиц и ИП порядок перерегистрации отличается.

В личном кабинете налогоплательщика перейдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники».
В списке найдите ККТ, которую нужно перерегистрировать, и нажмите ее регистрационный номер (РН ККТ).
В открывшемся окне выберите «Перерегистрировать».
Выберите причину перерегистрации, укажите новые сведения о ККТ. Если причина перерегистрации «замена ФН», укажите сведения из отчета о закрытии архива предыдущего накопителя и из отчета об изменениях параметров регистрации.

На заметку!

Важно правильно указать все сведения о ККТ. Закон квалифицирует ошибки как «передачу в ФНС заведомо ложных сведений», а это грозит административным штрафом.

Нажмите «Подписать и отправить».
Убедитесь, что статус ККТ изменился на «ККТ перерегистрирована».

Касса перерегистрирована. Если вы перерегистрировали кассу из-за смены адреса, перенесите ККТ в другую точку продаж.

Аудит производит Росфиннадзор

Представители Росфиннадзора при проведении кассового аудита действуют в согласии с п. 5.14.1 Положения о Федеральной службе финансово-бюджетного надзора, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2004 г. № 278, Положения о территориальных органах Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 11 июля 2005 г. № 89н.

В ходе ревизии или проверки кассовых операций Росфиннадзор (его территориальные подразделения) проводит комплекс действий, направленных на изучение документальной и фактической стороны кассовой дисциплины организации в конкретный период. Проверка может быть полной или выборочной, плановой или внеплановой. В ее ходе осуществляется:

анализ информации, полученной из финансовой, бухгалтерской, кассовой и другой отчетности;
осмотр;
инвентаризация;
пересчет и др. методы фактического контроля.

Срок проведения аудиторской проверки Росфиннадзором не может быть больше, чем 45 дней. Каждый раз он устанавливается индивидуально.

План проверки включает в себя различные действия, направленные на установление правильности проведения кассовых операций, а именно:

проверка отражения в договоре с кассиром его материальной ответственности;
наличие подписей об ознакомлении уполномоченных лиц с правилами ведения кассовых операций и материальной ответственности;
особенности хранения денег, чековых книжек, кассовой книги;
бумаги, касающиеся оформления денежных операций (прихода и выдачи);
вовремя ли и в полном ли объеме сдаются деньги в ОФК;
непревышение лимита по наличным расчетам и кассовому остатку;
отделение собственных средств от не принадлежащих данной организации (если таковые имеются на момент ревизии);
правильность ведения реестра депонированных сумм и контроль сдачи их в банк вовремя;
корректность ведения накопительных ведомостей;
истинность бумаг, содержащих основания для списания кассовых расходов;
изучение документов, имеющих отношения к кассовым операциям (кассовой книги, балансовой документации, финансовой отчетности, чековых книжек, журналов регистрации приходных и расходных ордеров, инвентаризационных описей, ведомостей и др.).

Результат проверки оформляется актом. Обнаруженная недостача взыскивается с материально ответственного лица, излишки подлежат оприходованию. Также необходимо потребовать у кассира письменное объяснение по поводу обнаруженных нарушений и оценить его убедительность.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину?

Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все субъекты административно-хозяйственного сектора, работающие с наличными деньгами. Данная обязанность распространяется вне зависимости от того, принимаются наличные через кассовый аппарат или по БСО. Режим налогообложения также не имеет значения.

Стоит отметить, что для ИП правила ведения кассовой дисциплины несколько упрощены. Например, это касается упразднения оформления приходных и расходных ордеров и кассовой книги. Оформлять их нужно только при выдаче наличных денег на заработную плату работникам.

Упрощение касается и на лимит остатка кассы. Для ИП его устанавливать не нужно, при условии, что количество работников менее 100, а годовая выручка составляет менее 800 миллионов рублей.

Ознакомиться с полным перечнем правил кассовой дисциплины можно найти в указаниях ЦБ РФ (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Проверку осуществляют налоговики

Налоговые органы в рамках кассового аудита сосредотачиваются на проверке использования контрольно-кассовой техники, при этом опираясь на положения п. 1 ст. 7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», п. 5.1.7 Положения «О Федеральной налоговой службе, утвержденного Постановлением Правительства РФ» от 30 сентября 2004 г. № 506.

Налоговые органы стараются проверить полноту и достоверность учета денежной выручки, для чего изучают документацию, имеющую отношение к ККТ: ее покупке, регистрации, эксплуатации.

ВНИМАНИЕ! Если предприятию разрешено вместо ККТ применять бланки строгой отчетности, то проверке будут подвергаться документы, имеющие отношение к изготовлению, приемке, выдаче, хранению, инвентаризации и утилизации этих бланков.

Для осуществления проверки ревизоры сличают суммы наличного остатка в кассе с отраженными в документации (фискальном отчете, контрольной ленте ККТ или онлайн-отчетах, записях в журнале кассира-операциониста).

При установлении расхождений проверяющие стремятся выявить их причины путем взятия подробных письменных объяснений у ответственных лиц и анализа полученной в ходе проверки информации.

Срок проверки кассовых операций, производимой налоговыми органами, не может превышать 20 дней. Результат в обязательном порядке отражается в акте установленного образца.

Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Согласно закону 54-ФЗ заявление о регистрации ККТ должно содержать следующие реквизиты:

наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
ИНН;
адрес и место установки кассового аппарата;
заводской номер и модель ККТ;
заводской номер и модель фискального накопителя.

В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:

при применении в составе автоматического устройства;
при использовании платежным агентом;
при проведении расчетов в интернете;
при разносной, развозной продаже;
при применении только для распечатки бланков строгой отчетности.

Форма заявления приведена в Приложении № 1 к Приказу ФНС РФ от 29.05.2017 № ММВ-7-20/[email protected] (в ред. от 07.09.2018).

И еще момент: до обращения в налоговый орган с заявлением о регистрации онлайн-кассы нужно определиться с ОФД, так как его данные также в него вносятся.

Заполненный на бумажном носителе бланк заявления подается в налоговую инспекцию. Зарегистрировать онлайн-ККМ можно в любой налоговой инспекции, не только в той, где стоит на учете сама организация.

Кроме заявления инспекция потребует предъявить оригиналы свидетельства о государственной регистрации юридического лица или предпринимателя (ОГРН или ОГРНИП), свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН), документы на кассовую машину, печать (если организация не отказалась от ее использования), также не забудьте оформить доверенность на представителя организации, производящего процедуру регистрации.

Ответственность за нарушения, выявленные в ходе кассового аудита

В ходе проверки аудитор может установить ряд нарушений, имеющих место при проведении кассовых операций, и степень их существенности, отражающей аудиторский риск (уверенность проверяющего в собственных выводах). Типичные недочеты, которые могут быть выявлены аудиторской проверкой, могут относиться к нескольким сферам кассовых операций.

Общие документальные несоответствия:

неправильное заполнение унифицированных форм «первички»;
несоответствие документации правилам бухучета;
отсутствие необходимых реквизитов;
подделка или нехватка подписей на первичной документации.

Проблемы с хранением денежных средств:

недостаточное обеспечение сохранности при перемещении наличности в банк и из банка, при выдаче зарплаты и др.;
отсутствие сейфа, несгораемого шкафа для хранения остатков наличности;
несоблюдение правил хранения ключей от хранилищ для денег;
незаключение страхового полиса на кассу;
нарушение лимита по остаткам денежных средств на конкретные даты.

Нарушения, связанные с выручкой:

выручка не полностью оприходована;
наличность из кассы расходуется неправомерно;
расхождения записей в кассовой книге и в «первичке»;
подотчетные суммы закрыты некорректно.

Нарушения кассовой дисциплины:

недостаток первичной документации или ее отсутствие;
неправильное оформление кассовой документации;
неверное отражение в учетных регистрах операций по кассе;
математические ошибки в исчислении остатков и оборотов средств;
ошибочные корреспонденции счетов;
недостаток или излишек денежных средств в кассе;
неоприходование средств, поступивших в кассу;
неправомерное или излишнее списание кассовых средств;
присвоение, хищение денежных средств;
расчеты помимо кассы;
неправильность или несвоевременность регистрации ККТ.

Чем чреваты нарушения для виновных

Аудиторы, установившие в ходе проверки какое-либо нарушение, вправе возбудить дело об административном правонарушении. Срок для возбуждения такого дела – 2 месяца со дня установления его факта, а привлечение по такому делу может быть осуществлено в обычные сроки, предусмотренные административным правом.

Нерадивым работникам и предпринимателям придется отвечать по следующим требованиям административного законодательства (п. 1 ст. 15.1 и п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ):

нарушение правил операций с наличными денежными средствами, как и кассовой дисциплины, чревато штрафом: для должностных лиц – в размере 4-5 тыс. руб., для предприятий – 40-50 тыс. руб.;
за нарушения, связанные с работой ККТ, должностные лица могут быть оштрафованы на 3-4 тыс. руб., а организации – на 30-40 тыс. руб.

Как ведутся кассовые операции?

Каждый рабочий день, в процессе которого были выполнены операции по движению наличных денег, должен быть занесен в книгу на одной странице. Нужно отображать не только приход средств, но и расход.

Для кассы необходимо устанавливать лимит. Он обозначает максимальную сумму наличных денег, которая может остаться на конец рабочего дня в кассовом аппарате. Если же сумма получилась больше, ее надо сдать в банк. Описанные выше обособленные подразделения также обязаны устанавливать свой лимит, а главное учреждение — свой, с учетом лимитов подразделений.

Такая процедура относится ко всем предприятиям, кроме ИП (индивидуальных предпринимателей) и СМП (субъектов малого предпринимательства). Они сами решают, устанавливать лимит или нет.

Лимит действует еще и на операции между организациями. Здесь существует уже конкретная установленная сумма — сто тысяч рублей на один договор. То есть, даже если вы будете осуществлять перенос наличных денег в разные дни и по частям, сумма не должна превышать указанные сто тысяч. В случае превышения остальную часть (после ста тысяч рублей) нужно переводить безналичным способом.

Как заполняется кассовая книга?

Есть несколько способов ведения кассовой книги: по старинке (на бумаге) или через компьютерную программу. В процессе рабочего дня она заполняется ответственным кассиром. Все записи заверяются подписью главного бухгалтера.

Ведение бумажной кассовой книги

Кассовую книгу можно вести от руки, если вам так удобнее. Она ведется работником и, как было указано выше, должна быть прошнурована и пронумерована. В конце следует указать количество страниц в журнале.

В процессе заполнения вручную используют копировальную бумагу, поскольку это значительно сокращает время работы. Почему? Потому что страница состоит из двух частей: отрывной и той, что остается в книге. Поэтому в начале смены кассир подгибает отрывную часть и подкладывает копировальную бумагу. Следом работник пишет сумму, которая осталась в кассе на начало рабочего дня (сумма должна быть равной той, что осталась на конец предыдущего дня).

В течение дня записи ведутся в соответствии с оформлением. Если вдруг одной страницы не хватило для внесения всей информации, заполняется поле «‎Перенос»‎. В конце смены считается оставшаяся в кассовом аппарате сумма и ставится дата с подписью и инициалами сотрудника. После кассовая книга сдается в бухгалтерию.