Учет по картам
Система оплаты пластиковой топливной картой является наиболее удобной и выгодной формой расчетов за топливо. Организация заключает договор с поставщиком ГСМ на приобретение бензина с применением топливной карты, на которой хранится информация об установленных лимитах на количество и ассортимент нефтепродуктов и сопутствующих услуг, а также об объеме денежных средств, в пределах которого можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.
Оприходование стоимости топливной карты (если она есть, так как в большинстве случаев карту используют бесплатно при условии ее возвращения) можно оформить как поступление — «Поступление (акты, накладные)» — создать поступление «Услуги (акт)»).
Рис.1 Создание документа «Услуги»
Рис.2 Заполнение документа услуги – изготовление топливной карты
При этом саму топливную карту учитывают как бланк строгой отчетности на забалансовом счете 006 и отражают в учете с помощью ручной операции – меню «Операции» — «Операции, введенные вручную».
Рис.3 Операция, введена вручную – отражение топливной карты
Обратите внимание, в случае изготовления топливной карты бесплатно, карта также отображаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по условной цене – 1 карта = 1 рубль.
Поставщик топлива по окончании месяца предоставляет документы, отражающие количество литров, фактически приобретенных, что являться основанием для учета на счете 10.03.1 «Топливо» и оформляется через «Поступление товаров (накладная)», в меню «Покупки» — «Поступление (акты, накладные».
Рис.4 Меню программы 1С:Бухгалтерия «Покупки»
Создаем новый документ «Поступление товаров (накладная), заполняем организацию, поставщика, договор, склад и добавляем строки в табличную часть «Товары», используя кнопку «Добавить» или «Подбор». При создании номенклатуры обязательно указать тип номенклатуры – ГСМ.
Рис.5 Номенклатурная карточка ГСМ
Рис.6 Оформление поступления ГСМ
Таким образом, мы оприходовали ГСМ от поставщика. Сформировалась проводка – Дт. 10.3 — Кт. 60.
Рис.7 Движение документа «Поступление товаров (накладная)»
Как в 1С выписать путевой лист: из чего состоит продукт
Теперь разберем полный состав продукта. На его основании получится спрогнозировать все возможности системы для вашей компании.
Отчеты
Применяется несколько типовых журналов. Для учета самих путевых листов, осмотра сотрудников на медицинские противопоказания, самого транспортного средства на неисправности, остатков топлива и показателей счетчика. Расчеты пройденного пути.
Документы
Различные листы по указанным выше формам, для грузового, легкового, пассажирского транспорта – свои. А также рапорты, справки и маршрутные листы. Не стоит забывать и про ведомость, учитывающую потраченные средства на каждой точке заправки.
Справочники
К основным относятся – грузы, маршруты и ТС. Также есть и несколько мелких, дополнительных: должности сотрудников, используемые прицепы, поправочные коэффициенты и другие.
Перерасчет пробега и топлива
Учет, оформление, печать путевых листов в 1С не всегда проходит без неполадок или ошибок. И если информация была внесена неверно, то потребуются исправления. Они вносятся даже задним числом, что очень удобно. Но при этом все ключевые показатели должны быть рассчитаны заново.
Перенумерация
Принцип остается тот же. Если была сбита сквозная нумерация, проходящая через весь пакет первичной документации, то ее можно восстановить в правильном порядке. Программа автоматически вносит исправления при запуске функции.
Экспорт проводок
Автоматизированный формат для переноса выбранных проводок из различных версий. Для работы доступны 1.0, 2.0, 3.0. Примечательно то, что при переносе информации, основной счет или встроенная аналитика перераспределяются на новую версию.
Импорт контрагентов
Если вы используете конфигурацию «1С: Бухгалтерия», путевые листы в 1C без труда импортируются из версий 2.0 и 3.0. А также между базами склада, управления торговлей и иными.
Импорт сотрудников
Используется такой же принцип. Прямой импорт информации с автоматическим перерасчетом для версий 2.0 и 3.0.
Перевозки
Данная функция позволяет полностью спланировать поездку. Причем создать комфортное визуальное отображение в графической форме. На ней отмечаются различные точки, где будут проходить остановки. А также места для заправок, где в ТС будет восстанавливаться топливо на маршруте.
Библиотеки
Практически во всех ситуациях используется стандартная информационная база восьмой версии. Она требуется для выполнения основных функций.
Поступление ГСМ по авансовому отчету
Чтобы отразить самостоятельную покупку водителем бензина за наличность, выданную ему, оформляем авансовый отчет. При этом сначала необходимо оформить выдачу денежных средств подотчетному сотруднику. Выдача денег из кассы фиксируется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».
Рис.8 Заполнение документа Выдача наличных
Теперь создадим сам «Авансовый отчет» через «Банк и касса» — «Авансовые отчеты».
Рис.9 Кассовые документы
Рис.10 Авансовый отчет
С помощью кнопки «Создать» создаем новый документ, в котором заполняем первую закладку «Авансы»: фиксируем документ выдачи аванса (у нас «Выдача наличных»), а внизу – прикрепленных к отчету документов. Далее переходим к заполнению табличной части, в которой подбираем приобретенную номенклатуру (Бензин Аи-95), указав количество и цену.
Таким образом, мы оприходовали ГСМ через авансовый отчет. Его проводки – Дт. 10.3 — Кт. 71.01. Нажав кнопку «Печать» получаем печатную форму документа.
Рис.11 Печатная форма авансового отчета
Как оформлять путевые листы в 1С – образец для легкового автомобиля
Итак, разберем детально, какая именно информация требуется для заполнения. Документ делится на две части. В основной указывается поэтапно:
- Дата.
- Полное название предприятия.
- Госномер и марка машины.
- Ф. И. О. сотрудника за рулем и серийный номер его водительского удостоверения.
- Тип топлива, его количество, расход.
- Показания счетчика, отчет механика.
Вторая часть заполняется так:
- Полный адресат точки отправки и цели назначения.
- Пройденный путь.
- Время в дороге.
Списание ГСМ в 1С 8.3
Учет списания ГСМ в 1С производится согласно путевым листам. Эту информацию сверяют с отчетами, предоставленными самим подотчетным сотрудником и обобщающими данные путевых листов и чеков АЗС.
Списание бензина и других ГСМ оформляется одинаково документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад».
Рис.12 Фрагмент пункта меню «Склад»
В документе с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» указывается название ГСМ, объем и счет, на который будем его списывать. Последний, в свою очередь зависит от вида деятельности компании: например, если предприятие торговое, то счет списания – 44.01, производство (на основное производство) – 20, а общехозяйственные нужды – счет 26. Установка галочки «Счета затрат на закладке «Материалы», даст возможность указывать счета в одной строке с номенклатурой. Иначе они будут заполняться на отдельной закладке.
Рис.13 Заполнение «Требования-накладной» на списание ГСМ
При проведении требования-накладной стоимость бензина, списываемого на затраты, учитывается по средней стоимости.
Рис.14 Движение документа
Этот же документ также можно сформировать на основании авансового отчета. Для этого, открыв сам отчет или весь журнал «Авансовые отчеты», нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать искомый документ.
Рис.15 Создание «Требования-накладной» из «Авансового отчета»
Если у вас остались вопросы по списанию ГМС, обратитесь к нашим специалистам за консультацией по программе 1С 8.3, мы с радостью вам поможем.
Добрый день, дорогие пользователи программы 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3. Сегодня я хочу поговорить с вами о документе, который появился в программе еще в 2022 году, но работа с ним до сих пор вызывает множество вопросов. Это документ Путевой лист, который используется для автоматизации учета затрат на покупку топлива.
Начнем с настройки программы. Для того, чтобы включить в программе возможность работы с этим функционалом нужно перейти в настройки функциональности программы:
и установить соответствующий флаг в разделе Запасы:
Теперь у нас в разделе Покупки появились документы Путевые листы:
А в разделе Справочники появился справочник Транспортные средства, который можно также заполнять по мере необходимости, при заполнении путевых листов:
Итак, создаем в программе транспортное средство, которое используется в служебных целях. В карточке ТС заполняем собственника (наша организация или контрагент). Выбираем из списка номенклатуры вид топлива и норму расхода, определяемую по документам завода-изготовителя или рекомендациям Минтранса:
Прежде чем заполнять путевой лист нужно внести данные водительского удостоверения. Делается это в карточке физического лица по гиперссылке Все документы. В противном случае при проведении путевого листа программа выдаст ошибку.
Теперь можно заполнять путевой лист. В этом документе выбираем транспортное средство и сотрудника из списка физических лиц. Счет затрат 26 и статья затрат Содержание служебного автотранспорта, устанавливаются в документе автоматически.
На второй закладке документа можно указать маршрут и время. При вводе показаний одометра расстояние и средний расход топлива рассчитывается в программе автоматически. Но конечно вы можете исправить средний расход вручную прямо в документе.
Кроме того, внизу документа выводится интересная информация: сколько топлива было в баке на начло дня. Сколько было заправлено, сколько израсходовано и сколько осталось. Т.е. при создании следующего путевого листа для того же транспортного средства программа автоматически пишет сколько топлива осталось с прошлого раза и показания одометра на начало дня равны показаниям одометра на конец дня предыдущего путевого листа. Для примера скопирую предыдущий документ:
Т.е. программа нам постоянно подсказывает предыдущие значения.
Теперь посмотрим, какие печатные формы предусмотрены для этого документа. По кнопке Печать нам предлагается распечатать два вида путевого листа, один из которых унифицированная форма № 3 и авансовый отчет о покупке ГСМ. Т.е. При покупке ГСМ сотрудником нам не нужно создавать документ Авансовый отчет, достаточно сформировать путевой лист и распечатать нужную форму.
Теперь давайте разбираться, какие проводки делает документ Путевой лист в программе 1С:Бухгалтерия 8. Первая проводка – это оприходование купленного бензина в количестве60 л на счет 10.03.2 (топливо в баке). Последние три проводки- это работа с НДС, выделение его на счет 10.03 и автоматическое списание НДС, неподтвержденного счетом-фактурой на прочие расходы. Самая интересная проводка вторая – по списанию израсходованного бензина. Обратите внимание списывается только количество! Суммы по БУ и НУ не заполнены! И это нормальная работа программы.
А как же списывается бензин по БУ и НУ? Делается это при закрытии месяца, такой нелюбимой многими из вас регламентной операцией Корректировка стоимости номенклатуры. Знаю, знаю, многие ее пропускают, не любят, игнорируют. Но тут вам от нее никуда не деться. Придется разбираться, как она работает. Эта операция списывает со счета 10.03.2 на расходы только сумму по БУ и НУ БЕЗ КОЛИЧЕСТВА! Проверим правильность списания
Естественно, у вас, дорогие читатели, возникает вопрос: а как списывается бензин по БУ и НУ при покупке бензина в течение месяца по разным ценам? Так вот. Списание при закрытии месяца всегда происходит по средней стоимости, вне зависимости от настроек способов списания МПЗ в учетной политике организации.
Создадим еще один путевой лист, в котором укажем, что куплено 10 л бензина по цене 54 р (с НДС). А израсходовано так же 7,5 литров.
Теперь переделаем регламентную операцию Корректировка стоимости номенклатуры в обработке Закрытие месяца. В результате по БУ и НУ сформирована проводка на сумму 653,57, которая получается следующим образом: Куплено 70 л бензина на общую сумму 3050. В течение месяца списано 15 л:
Вот и все, что я хотела рассказать вам про этот не сложный документ. Работайте в 1С с удовольствием.
С уважением, руководитель службы заботы ВЦ «Б-СОФТ» Буданова В.В.
| Руководитель службы заботы Буданова Виктория |
Социальные кнопки для Joomla
