Разумный размер аванса в 2022 году: фиксированная сумма или процент?

Что такое аванс

Главный документ, который регулирует отношения между работодателем и сотрудниками – это Трудовой Кодекс РФ. Но понятие «аванс» напрямую в нем не прописано.

Необходимость платить зарплату частями вытекает из требований ст. 136 ТК РФ. Закон устанавливает, что сотрудники должны получать вознаграждение не реже, чем каждые полмесяца.

Чаще – никто не запрещает. Теоретически работодатель может платить сотрудникам еженедельно или даже ежедневно. Но это связано с лишними затратами и хлопотами, поэтому в большинстве случаев бизнесмены ограничиваются соблюдением требований закона – т.е. делят выплату за месяц на две части.

Первая часть, которую работник получает еще в течение расчетного периода, и называется по традиции авансом.

Как видоизменить срок перечисления аванса?

Если это предусмотрено в колдоговоре, в этот документ непременно нужно внести соответствующие коррективы. Ведутся переговоры с представителем персонала, все согласовывается. Новые условия регистрируются в исполкоме.

Не забудьте о необходимости соблюдения правил ТК, касающихся существенных условий труда, ведь выплата аванса к ним также относится. Если говорить конкретнее:

1. Обязано обосновываться производственными, экономическими, а также организационными причинами. К сожалению, их определение в нормативах отсутствует. При этом к ним легко относить, например, корректировку технологии, совершенствование на базе аттестации и т.д.
2. Необходимо предупредить сотрудников хотя бы за неделю (направляется уведомление). Если они откажутся, трудовой договор прекращается.

Соблюдать крайне важно, ведь за нарушение установленного порядка предусмотрен штраф 2-20 БВ. Кстати, не забудьте внести соответствующие коррективы и в трудовые договоры.

Можно уведомить и ФСЗН, но эксперты ООО «Бухгалтерские технологии» считают, что это необязательно, ведь для этого органа авансовая дата практического значения не предполагает.

Когда платить аванс

Окончательный расчет работник должен получить до 15 числа следующего месяца. Дата выплаты аванса должна быть на две недели раньше. Значит, если не рассматривать февраль — с 16 до 30 или с 17 по 31 число текущего месяца.

Однако, нужно учитывать, что если аванс будет выдан 16-17 числа, то зарплату необходимо выплатить сразу в начале следующего месяца. Рассчитать ее так быстро может быть сложно, особенно на крупных предприятиях.

Выдавать аванс в последний день месяца можно, но тогда могут возникнуть проблемы с налоговиками. Подробнее об этом расскажем ниже.

Получается, что удобнее всего выдавать аванс в период с 20 до 29 или до 30 числа. Чем больше времени требуется бухгалтерам для расчета зарплаты – тем позднее нужно установить дату выплаты первой части вознаграждения.

Дата выплаты должна быть зафиксирована во внутренних документах компании или в трудовом договоре. Нельзя устанавливать «плавающую» дату, например: с 20 по 25 число (письмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242).

Выдавать аванс раньше установленного срока не запрещено. Но при этом следует помнить, что придется «передвинуть» и дату выплаты зарплаты, чтобы соблюсти двухнедельный интервал. Т.е. надо учитывать, смогут ли работники бухгалтерии в более короткие сроки подвести итоги месяца.

Предписания по срокам

Право сотрудника на получение зарплаты не реже чем каждые полмесяца относится к числу условий, закрепленных законодательством. Оно не может быть ухудшено ни по соглашению сторон, ни на основании колдоговора.

Зарплату за первую половину месяца надо выплатить в установленный день с 16 по 30 (31) этого месяца, а за вторую половину – с 1 по 15 число следующего. Причем разрыв между этими двумя выплатами не должен превышать пятнадцати календарных дней. Если день выдачи денег совпадает с выходным или праздником, выплатите их накануне.

Такие предписания содержатся в письмах ГИТ в г. Москве от 22.06.2021 № ПГ/16732/10-21740-ОБ/18-593, Минтруда от 12.03.2019 № 14-2/ООГ-1663 и от 09.07.2019 № 14-2/В-527.

Кстати, ничто не мешает работодателю выдавать зарплату чаще чем дважды в месяц (детали – в письме от 28.11.2016 № 14-1/В-1180).

За несвоевременную выдачу аванса должностных лиц могут оштрафовать вплоть до 20 000 руб., а организацию – до 50 000 руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, постановления Нижегородского облсуда от 22.11.2017 № 4а-2031/2017, ВС Республики Татарстан от 30.03.2018 № 4а-2278/2018). При повторном нарушении накажут строже. Не стоит забывать и про проценты (денежную компенсацию) «обделенному» работнику по ст. 236 ТК РФ. А в некоторых случаях возможна даже уголовная ответственность по статье 145.1 УК РФ.

Сколько платить

Алгоритм расчета суммы аванса не прописан в ТК, поэтому здесь приходится ориентироваться на разъяснения контролирующих органов. Чиновники считают, что платить нужно пропорционально отработанному времени или фактической выработке (письма Роструда от 08.09.2006 №1557-6 и Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725).

Кроме сдельных расценок или оклада чиновники рекомендуют включать в аванс «текущие» надбавки, т.е. те доплаты, которые не связаны с подведением итогов месяца, например: за выслугу лет, совмещение должностей и т.п.

А вот премии за выполнение месячного плана, доплаты за переработку при суммированном учете рабочего времени и другие подобные выплаты можно определить только после закрытия периода. Поэтому в расчете за первую половину месяца они участвовать не должны.

На практике сложно считать дважды в месяц для каждого работника фактически отработанное время или выработку, особенно – в средних и крупных компаниях. Поэтому чаще всего аванс устанавливают в процентах от оклада или средней выработки в месяц при сдельной оплате. Наиболее распространена выплата в размере 40%-45%. Дело в том, что в общем случае НДФЛ с аванса не удерживается. Т.е. вся сумма налога вычитается из выданной зарплаты при окончательном расчете. И если выдавать в течение периода половину месячного вознаграждения, то вторая выплата будет существенно меньше.

Как учесть премии и надбавки в авансе по заработной плате

В статье 129 ТК РФ говорится, что заработная плата состоит не только из вознаграждения за труд, но и из всевозможных доплат, надбавок и премиальных. При этом не вполне понятно, какие из этих начислений следует учитывать при расчете аванса по заработной плате.

Минфин России изложил свое видение ситуации. Чиновники предлагают не включать в аванс те надбавки, которые зависят от итогов работы за месяц, в частности, месячные премии, компенсации за сверхурочную работу, а также работу в выходные и праздники (письмо от 05.02.19 № 14-1/ООГ-549.) Аналогичные выводы сделал Роструд в отношении ежеквартальных премий (см. разъяснения экспертов сервиса «Онлайн-инспекция.рф»; «Размер аванса, дробление отпуска, перенос декретного отпуска: обзор новых разъяснений от Роструда»).

Пример 3

В организации установлен сменный график работы и введены тарифные ставки. В соответствии со статьей 154 ТК РФРФ и постановлением Правительства РФ от 22.07.08 № 554 за работу в ночное время (с 22.00 до 6.00) сотрудникам начисляют надбавку в размере 20%. Кроме того, по итогам каждого месяца работникам выплачивают премию в размере 1% от прибыли за данный месяц.

В локальных нормативных актах компании закреплено, что аванс равен зарплате за фактически отработанное время в первой половине месяца. При выдаче аванса делаются резервные удержания в размере, равном сумме НДФЛ.

В первой половине ноября сотрудник отработал 3 смены по 24 часа. Общее время составило 72 часа (3 смены × 24 часа), работа в ночное время — 24 часа (3 смены × 8 часов). Тарифная ставка сотрудника — 350 руб. в час.

Бухгалтер рассчитал, что его заработок за период с 1 по 15 ноября включительно равен 26 880 руб. ((72 часа × 350 руб.) + (24 часа × 350 руб. × 20%)). Резервные удержания за первую половину ноября равны 3 494 руб. (26 880 руб. × 13%). Аванс за ноябрь равен 23 386 руб.(26 880 − 3 494). Премия в размере 1% месячной прибыли в расчете аванса не учитывалась.

Рассчитывать «сложную» зарплату при разных системах оплаты труда

Пример 1

Оклад бухгалтера Петровой И.В. составляет 50 000 руб., вычетами по НДФЛ она не пользуется. Тогда сумма удержанного налога составит 50 000 х 13% = 6 500 руб. Если выплатить аванс в размере 50% оклада, т.е. 25 000 руб., то сумма по итогам месяца составит 50 000 – 25 000 – 6 500 = 18 500 руб. При 40% нормативе выплаты будут более сбалансированными:

Аванс: 50 000 х 40% = 20 000 руб.

Зарплата: 50 000 – 6 500 — 20 000 = 23 500 руб.

Однако возможна ситуация, когда работник в течение первой половины месяца был в отпуске, а значит — уже получил оплату за этот период. Тогда, при выдаче первой части в размере «стандартных» 40% зарплаты, вторая часть будет минимальной, или даже вообще может получиться переплата.

Поэтому оптимальным вариантом определения суммы аванса будет комбинированный: выплата рассчитывается, как 40-45% от оклада, но с учетом фактически отработанного времени.

Нужно ли учитывать отпускные при расчете аванса

Случается, что в первой половине месяца работник находился в командировке или в очередном оплачиваемом отпуске. Бухгалтеры сомневаются, надо ли при расчете аванса по зарплате учитывать отпускные и средний заработок, начисленный за время командировки. Мнения специалистов разделились.

Существует точка зрения, что в сумму аванса необходимо включать средний заработок, причитающийся сотруднику за период служебной поездки или отпуска. Приверженцы такого подхода полагают, что в противном случае работник получит меньше, чем ему полагается за первую половину месяца, и его права окажутся нарушенными.

Однако существует противоположная позиция, которой придерживаемся и мы. Суть ее вот в чем. Несмотря на то, что дни командировки и отпуска оплачиваются, они не считаются фактически отработанными. Следовательно, суммы, начисленные за такие дни, не относятся к заработной плате. И в связи с тем, что аванс — это заработная плата за первую половину месяца, учитывать отпускные и оплату командировки при расчете аванса не нужно.

Пример 2

Сотруднику установлен оклад в размере 20 000 руб. в месяц. Заявлений на стандартные вычеты работник не подавал. В локальных нормативных актах компании закреплено, что аванс равен зарплате за фактически отработанное время в первой половине месяца. При выдаче аванса делаются резервные удержания в размере, равном сумме НДФЛ.

Согласно производственному календарю в ноябре 21 рабочий день, причем в первой половине месяца 10 рабочих дней. Из них сотрудник находился на работе 6 дней, а 4 дня был в командировке.

Бухгалтер рассчитал, что заработок сотрудника за фактически отработанные дни равен 5 714,29 руб. (20 000 руб.: 21 раб. дн. × 6 раб. дн.). Средний заработок за время командировки составил 3 500 руб. Резервные удержания за первую половину ноября равны 742 руб. (5 714,29 руб. × 13%). Аванс за ноябрь составил 4 972,29 руб. (5 714,29 − 742).

Рассчитать зарплату и отпускные с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Пример 2

Предположим, что в расчетном месяце – 20 рабочих дней. Петрова И.В. была в отпуске с 01 по 07 число и отработала в первой половине месяца не 10, а 5 дней. Тогда аванс для нее будет установлен в сумме: 50 000 х 40% / 10 х 5 = 10 000 руб.

Общая начисленная сумма за месяц (без отпускных): 50 000 / 20 х 15 = 37 500 руб.

НДФЛ = 37500 х 13% = 4 875 руб.

Выплата по итогам месяца: 37 500 – 10 000 – 4 875 = 22 625 руб.

Как видно, сумма итоговой выплаты почти не отличается от варианта, рассмотренного в примере 1.

Обязательные платежи

В общем случае НДФЛ с аванса платить не нужно. Ведь доход в виде зарплаты считается полученным только по окончании расчетного периода.

Но если дата выдачи аванса установлена в последний день месяца, то доход работника с точки зрения налогообложения уже сформирован. Поэтому чиновники считают, что в этом случае у работодателя возникает обязанность уплачивать НДФЛ (письмо Минфина РФ от 23.11.2016 № 03-04-06/69181).

Страховые взносы также начисляются по итогам месяца на основании всех начисленных за период выплат в пользу сотрудников.

Поэтому, чтобы избежать спорных ситуаций – не назначайте аванс на последний день месяца.

Вывод

Аванс – это обязательная выплата, необходимость которой вытекает из требования ТК РФ об оплате вознаграждения работникам дважды в месяц.

Дату выдачи и сумму аванса работодатели могут определять сами, но с учетом ограничений, установленных ТК РФ, и рекомендаций контролирующих органов.

Наиболее удобно установить дату выдачи аванса с 20 по 29 число, а сумму – в размере 40-45% от месячного вознаграждения с учетом фактически отработанного времени за первую половину месяца.

Как определить величину аванса и не нарушить сроки выплаты?

Каким по размеру должен быть аванс в счет заработной платы?

Выплата заработной платы производится регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже 2 раз в месяц, если иная периодичность не определена контрактом (ст. 55, 73, 261-2 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК). Однако следует учитывать, что в трудовом законодательстве размер аванса по оплате труда не определен. Поэтому его конкретный размер (в процентах от суммы тарифного оклада) может быть установлен коллективным или трудовым договором, а также другим локальным правовым актом нанимателя.

Как определить размер аванса по зарплате?

Чаще всего зарплата в организациях выплачивается 2 раза в месяц. Ее выплату за первую половину месяца называют авансом. В налоговом законодательстве используется понятие «оплата труда за первую половину месяца» (часть третья п. 8 ст. 175 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК). В ТК определение «аванс» не содержится. Однако в ст. 107 ТК указаны виды удержаний из зарплаты работников для погашения их задолженности нанимателю, допустимые по распоряжению нанимателя. В их числе значится «возвращение аванса, выданного в счет заработной платы».

Таким образом, будем считать, что аванс – это выплаты работникам в счет зарплаты за первую половину месяца. Его величина не должна превышать 50 % месячной зарплаты работника, уменьшенной на сумму обязательных удержаний за этот период. При условном удержании из зарплаты работника за первую половину месяца подоходного налога в размере 13 % (без учета стандартных вычетов) и 1 % удержаний в ФСЗН, за первую половину месяца работнику можно выплачивать аванс в размере 43 % его зарплаты за месяц:

43 % = 50 % – 50 % × 0,13 – 50 % × 0,01.

За определение размера аванса наказаний и ответственности в законодательстве не предусмотрено. Вместе с тем при налоговых проверках выплату повышенного аванса могут переквалифицировать в заем.

От какой величины считается сумма аванса?

Сумма оплаты за первую половину месяца определяется от величины тарифной ставки (тарифного оклада) работника. Как правило, выплаты компенсирующего и стимулирующего характера, начисляемые работнику, определяются по окончании месяца и соответственно выплачиваются ему в сроки, установленные для выплаты заработной платы в окончательный расчет за месяц.

Почему нельзя завышать сумму аванса?

Завышать сумму аванса не следует. На практике встречаются случаи, когда проверяющие органы расценивают выплату аванса в повышенном размере как предоставление займа работнику. Тогда возникают вопросы по исчислению подоходного налога.

Налоговые агенты обязаны перечислять в бюджет суммы исчисленного и удержанного подоходного налога с физических лиц с учетом требований п. 6 ст. 216 НК:

• не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату плательщику доходов;

• не позднее дня перечисления таких доходов со счетов налоговых агентов в банках на счета плательщика;

• не позднее дня перечисления доходов со счетов налоговых агентов на счета третьих лиц в банках по поручению плательщика доходов.

Обязанность по удержанию подоходного налога с физических лиц не распространяется на случаи выплаты доходов в виде оплаты труда за первую половину месяца, премий, оплаты расходов на служебные командировки, сверх установленных размеров (п. 4 ст. 216 НК).

Иная ситуация складывается при выдаче налоговыми агентами займов работникам. С доходов в виде таких займов исчисление подоходного налога с физических лиц производится налоговыми агентами в порядке, установленном ст. 216 НК.

Уплата подоходного налога с физических лиц производится налоговым агентом за счет собственных средств не позднее дня, следующего за днем выдачи физическому лицу займа. По мере погашения физическим лицом займа ранее уплаченная сумма налога в размере, пропорциональном погашенной задолженности по соответствующему договору, подлежит возврату налоговому агенту, уплатившему налог (п. 2 ст. 216 НК).

Важно! Чтобы исключить претензии со стороны проверяющих органов, к определению суммы выдаваемого аванса по зарплате за первую половину месяца надо подходить ответственно. Формального подхода быть не должно. Например, сумма аванса не должна быть равной 1 руб. для всех работников. Она должна соответствовать своей сути: зарплате за первую половину месяца.

Если же в организации возникает необходимость выдать работнику повышенный аванс, то лучше заключить договор выдачи займа.

При выдаче повышенного аванса для организации существует опасность, связанная с осуществлением окончательных расчетов с работником, увольняемым после получения аванса и не отработавшим его. При таких обстоятельствах будет отсутствовать доход, с которого можно удержать подоходный налог и другие платежи.

Отражение в учете выдачи аванса

В бухгалтерском учете начисление аванса по заработной плате не отражается. Выдача сумм зарплаты за первую половину месяца отражается так: Д-т 70 – К-т 50, 51.

Пример

Бухгалтерские записи по выдаче заработной платы

Размер аванса по заработной плате в организации составляет 43 % от установленного оклада. Работнику за месяц начислено 700 руб. (по тарифному окладу). Однако за первую половину месяца работнику выплачено 500 руб., т.е. в бухгалтерском учете имела место запись: Д-т 70 – К-т 50 – 500 руб.

В данном случае следовало перечислить работнику сумму аванса в размере 301 руб. (700 руб. × 43 %). С суммы превышения 199 руб. нужно было удержать подоходный налог по факту признания ее займом, выданным работнику.

В бухгалтерском учете следовало сделать такие записи (см. табл.):

Таблица

* Денежные средства, предоставленные работнику организации по договору займа, не являются объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах (ст. 2 Закона Республики Беларусь от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь»; п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 № 1297).

Нина Анищенко, эксперт журнала