Объекты инвентаризации основных средств
Объектами инвентаризации основных средств выступают всевозможные активы компании, которые предназначены для производства продукции или оказания услуг — при условии, что такие активы соответствуют следующим критериям:
- стоимость больше 40 тыс. рублей;
- срок полезного использования 12 или более месяцев;
- могут приносить доход в будущем;
- приобретены с целью получения дохода, а не для перепродажи.
Конкретный перечень проверяемых объектов определяют при каждой ревизии.
Важно учесть, что в состав проверяемого имущества входят не только собственные, но и арендованные основные средства, а также имущество, находящееся на ответственном хранении.
Объекты основных средств, которые в момент инвентаризации находятся вне местонахождения учреждения, инвентаризируются до момента их временного выбытия.
Возникла обязанность отражать тот факт, что для объекта больше нет применения
Основными средствами признаются только активы.
Важный критерий актива — используется ли объект в тех целях, ради которых учреждение создано. Таким образом, чтобы объект числился в составе основных средств, важно не только иметь права на него, но и найти для него применение.
Например, объект будет признаваться активом, если учреждение может использовать его в своей деятельности, продать, обменять на иные активы или передать для использования другому учреждению того же собственника.
Если учреждение не может найти применение объекту, он перестает признаваться активом и, как следствие, основным средством. В этом случае учреждение принимает решение о прекращении использования объекта. В бухучете такое решение стало новым основанием для списания объекта с баланса.
Минфин разъяснил: решение о прекращении использования объекта принимает либо комиссия по поступлению и выбытию активов, либо инвентаризационная комиссия. Комиссия оформляет решение в акте о списании или акте о результатах инвентаризации.
Комиссия принимает решение в тот момент, когда больше нет уверенности, что применение для объекта будет найдено. Комиссия может обоснованно полагать, что актив простаивает временно и в дальнейшем его можно будет использовать в запланированных целях, продать или передать другому учреждению. В этом случае принимать решение о прекращении использования объекта и списывать его с баланса не нужно.
Порядок проведения инвентаризации основных средств
Порядок проведения инвентаризации регламентирован Приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49. Так, по правилам основные средства нужно инвентаризировать не реже чем один раз в три года. Но можно проверять их и чаще, например, ежегодно перед тем, как составить годовую бухгалтерскую отчетность.
Также можно распределить основные средства по группам и ежегодно, в пределах трехлетнего периода инвентаризировать только часть объектов.
Точные сроки проведения ревизии компании устанавливают самостоятельно. Однако есть случаи, при которых компания обязана провести внеплановую инвентаризацию.
Инвентаризация основных средств обязательна, когда:
- предполагается сдача в аренду, выкуп или продажа объекта ОС;
- сменяются материально ответственные лица;
- вскрыты факты хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- произошли пожар, потоп или иные экстремальные обстоятельства;
- организация реорганизуется или ликвидируется;
- в других случаях, предусмотренных законодательством и внутренними документами.
Инвентаризацию основных средств проводит специальная комиссия путем осмотра объектов ОС. Перед осмотром следует проверить все имеющиеся документы по учету данных объектов. Это инвентарные карточки, инвентарные книги, описи и иные регистры аналитического учета, технические паспорта.
По зданиям, сооружениям и прочей недвижимости проверяют наличие документов, которые подтверждают право собственности организации на эти объекты. По арендованным и принятым на хранение основным средствам проверяют наличие договоров аренды и актов приема-передачи.
Если документы отсутствуют или в них выявлены неточности, нужно их оформить заново, а неточности исправить.
Процесс инвентаризации проходит в 4 этапа.
- Утверждение приказом руководителя состава инвентаризационной комиссии, срока и оснований для поведения инвентаризации.
- Определение наличия основных средств, а именно наименований ОС, количества, инвентарных номеров, стоимости, возможности использования по назначению.
- Сверка полученных сведений с данными бухгалтерского учета.
- Оформление результатов ревизии и отражение в бухучете данных о недостатках и излишках, выявленных при инвентаризации.
Забалансовый счет в инструкциях предусмотрен только для сохранившихся объектов
Основные средства, которые решено больше не использовать, отражаются на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении».
Однако бывают случаи, когда на момент списания с баланса объекта уже нет в наличии, например его украли или он утрачен по независящим от учреждения причинам. Его выбытие с учета в установленных законом случаях также придется согласовать с собственником.
Принимать решение о прекращении использования отсутствующего объекта не нужно. Как разъяснил Минфин, такой объект выбывает из владения, пользования и распоряжения помимо воли учреждения. Списать его с баланса нужно по основаниям, предусматривающим принятие решения о выбытии имущества или прекращение права оперативного управления. Выбытие нужно согласовать с собственником до списания объекта с баланса.
Возможны случаи, когда учреждение продолжает использовать объект вплоть до момента его выбытия. Списывайте такой объект с баланса при выбытии и на забалансовых счетах не отражайте. Исключение: если актом о списании предусмотрены технические мероприятия по ликвидации, объект учитывается на забалансовом счете 02 на время их проведения.
Состав комиссии по инвентаризации основных средств
Состав инвентаризационной комиссии утверждает руководитель компании. В нее обязательно нужно включить представителя от руководства и бухгалтерии. Например, директора или его зама, а также главного бухгалтера.
Остальных членов комиссии выбирают с учетом специфики проверяемых участков. Обычно это инженеры, экономисты, техники. Общее количество не лимитировано, однако создание комиссии предполагает, что в ее составе будет не менее трех человек — председатель и другие члены.
Нельзя включать в комиссию материально ответственных лиц, участки которых подлежат инвентаризации. Но эти сотрудники обязательно должны присутствовать при ревизии.
При инвентаризации должны присутствовать все члены комиссии. Отсутствие хотя бы одного из них может привести к тому, что суд признает результаты ревизии недействительными. Обратиться с иском в суд вправе любое заинтересованное лицо.
Чаще всего такие иски подают материально ответственные лица, у которых работодатель выявил недостачу и намерен ее взыскать. Если комиссия была не в полном составе, высока вероятность, что сотрудник оспорит претензии.
В ситуации, когда один из участников инвентаризационной комиссии отсутствует, следует приостановить проверку либо изменить состав комиссии отдельным приказом руководителя. Можно исключить отсутствующего работника, но лучше заменить его другим специалистом.
Компания может создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию либо каждый раз утверждать новую. Все зависит от внутренних правил, которые установлены в организации. Если перед каждой ревизией формируется новая комиссия, то пункт о ее создании включают в приказ о проведении инвентаризации.
Документы по инвентаризации основных средств
Для оформления инвентаризации основных средств можно использовать унифицированные бланки или собственные формы, которые компания утвердила в учетной политике.
Для приказа о проведении инвентаризации можно воспользоваться типовой формой № ИНВ-22. В ходе проверки инвентаризируемое имущество заносят в опись. Здесь подойдет типовая форма № ИНВ-1. Важно учесть, что для инвентаризации основных средств, находящихся в ремонте, опись составляют по другой типовой форме — ИНВ-10.
При ревизии основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
Сведения о машинах, оборудовании и транспортных средствах вписываются в описи с указанием заводского инвентарного номера, года выпуска, назначения, мощности соответствующего актива. Однотипные инструменты, станки, на которые оформлены инвентарные карточки группового учета, указывают по наименованиям с указанием количества этих предметов.
Описи должны быть заполнены без помарок и подчисток. Ошибки в описях исправляются путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми верных. Таким способом корректировки вносятся во все экземпляры описей.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах они зачеркиваются. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
После этого описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
При расхождении данных бухучета с результатами инвентаризационной описи на основании формы № ИНВ-1 составляют сличительную ведомость по форме № ИНВ-18.
При выявлении ОС, которые нельзя использовать по назначению, для их учета оформляется отдельная опись с вердиктом комиссии об их непригодности.
Далее составляют ведомость учета результатов инвентаризации, в которой отражают выявленный излишек или недостачу. Ведомость результатов можно составить по форме № ИНВ-26.
Каждый документ составляют в двух экземплярах, один из которых передают в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.
На чужое имущество, которое получили на ответственное хранение или в аренду, оформляют отдельные описи в трех экземплярах. Один из них передают собственнику.
Приказ о проведении инвентаризации основных средств
Перед началом инвентаризации руководитель организации издает приказ, в котором изложены порядок, сроки, содержание проверки и состав инвентаризационной комиссии. Также в приказе перечисляют имущество, которое подлежит пересчету.
Распоряжение можно составить на бланке компании либо использовать типовую форму № ИНВ-22. Сведения о приказе, как правило, вносят в журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который можно составить по форме № ИНВ-23.
Примеры оформления приказа о проведении инвентаризации и журнала по учету контроля за выполнением приказа о проведении ревизии основных средств можно скачать во вложениях к статье.
Учет результатов инвентаризации основных средств
В результате проведения инвентаризации основных средств зачастую выявляют либо излишек, либо недостачу.
Под излишком в данном случае понимается неучтенное имущество, которое обнаруживается при инвентаризации. На практике может возникнуть вопрос: по какой стоимости приходовать излишки в учете? Выявленные в ходе инвентаризации излишки основных средств приходуются по рыночной цене, установленной на дату проведения инвентаризации. Одновременно стоимость данных объектов отражается в прочих доходах.
Недостача, выявленная по итогам инвентаризации основных средств, возможна двух видов:
- по вине материально ответственного лица. В этом случае недостачу списывают за счет провинившихся сотрудников;
- в результате форс-мажорных обстоятельств — это наводнение, землетрясение, пожар и другие подобные случаи.
В случае если виновных лиц обнаружить не удалось, сумма недостатка списывается в составе убытков по балансовой стоимости активов. Аналогичное правило действует, если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства.
Рекомендация Р-120/2020-КпР «Активы, выявленные в результате инвентаризации»
ФОНД «НАЦИОНАЛЬНЫЙ НЕГОСУДАРСТВЕННЫЙ
РЕГУЛЯТОР БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
«БУХГАЛТЕРСКИЙ МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЙ ЦЕНТР»
(ФОНД «НРБУ «БМЦ»)
Принята Комитетом по рекомендациям (КпР) 2020-09-24
РЕКОМЕНДАЦИЯ Р-120/2020-КпР «АКТИВЫ, ВЫЯВЛЕННЫЕ В РЕЗУЛЬТАТЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИИ»
ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМЫ
В хозяйственной деятельности организации случаются ситуации, когда в результате проведения инвентаризации выявляется имущество, соответствующее признакам актива, но не учтенное в качестве такового в регистрах бухгалтерского учета. На практике зачастую такое имущество приходуется аналогично безвозмездно полученному: оно оценивается по рыночной стоимости, и его признание относится на финансовый результат в качестве прочих доходов.
Такая практика ухудшает качество бухгалтерской отчетности, поскольку приводит к признанию в составе финансового результата искусственных сумм, возникающих не вследствие фактов хозяйственной жизни, а вследствие устранения недочетов в организации регистрации прошлых фактов хозяйственной жизни.
Необходимо определить корректный порядок учета выявленных в результате инвентаризации активов.
РЕШЕНИЕ
1. Настоящая Рекомендация применяется к выявлению активов в результате инвентаризации в той части, в которой это выявление связано с обнаружением несоответствия результатов инвентаризации с зафиксированными ранее данными в регистрах бухгалтерского учета. Настоящая Рекомендация не применяется к выявлению активов в результате инвентаризации в той части, в которой инвентаризация используется организацией непосредственно в качестве инструмента обычного получения первичной информации о фактах хозяйственной жизни с целью их своевременной регистрации, когда данные по результатам инвентаризации заносятся в регистры бухгалтерского учета впервые.
2. Выявление в результате проведения инвентаризации имущества, соответствующего признакам актива организации, но не учтенного в регистрах бухгалтерского учета, не является фактом хозяйственной жизни. Такое выявление является получением информации о свершившихся ранее фактах хозяйственной жизни. Данная информация свидетельствует об ошибке, заключающейся в неотражении или некорректном отражении таких фактов в бухгалтерском учете.
3. Выявление актива в результате инвентаризации отражается в порядке, предусмотренном для исправления ошибок в бухгалтерском учете.
4. В случае несущественности информации[1] о выявленном в результате инвентаризации активе, организация может учитывать последствия такого выявления, руководствуясь требованием рациональности.
5. В случае существенности информации о выявленном в результате инвентаризации активе, организация учитывает последствия такого выявления путем приведения данных бухгалтерского учета к виду, как если бы соответствующие факты хозяйственной жизни были учтены надлежащим образом в тех периодах, когда они имели место.
6. В случае невозможности применения пункта 5 настоящей Рекомендации в силу отсутствия соответствующей информации организация приходует выявленное в результате инвентаризации имущество, соответствующее признакам актива, по балансовой стоимости аналогичных активов, а при отсутствии таковых – по справедливой стоимости.
ОСНОВА ДЛЯ ВЫВОДОВ
В соответствии с частью 8 статьи 3 Федерального закона «О бухгалтерском учете» факт хозяйственной жизни – сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Инвентаризация не отвечает данному определению. При инвентаризации выявляются последствия фактов хозяйственной жизни, имевших место до ее проведения. То есть, инвентаризация представляет собой способ проверки или (реже) первичного получения информации о свершившихся фактах хозяйственной жизни.
В некоторых случаях инвентаризация используется организацией непосредственно в качестве инструмента обычного получения первичной информации о фактах хозяйственной жизни с целью их своевременной регистрации, когда данные по результатам инвентаризации заносятся в регистры бухгалтерского учета впервые. Например, количество остатков запасов может определяться не по данным о поступлениях и выбытиях, а по данным проводимой ежемесячно или с иной периодичностью инвентаризации остатков запасов. Другим примером является проведение инвентаризация имущества, оставленного подрядчиком по окончании работ, которое по договору переходит в собственность заказчика. В подобных случаях выявление актива является основанием для его первичного признания. Такое признание отражается в бухгалтерском учете в обычном порядке, который определяется соответствующими требованиями нормативных правовых актов, регулирующих учет активов данного вида. Такие случаи не являются предметом настоящей Рекомендации.
Проблема, решаемая в настоящей Рекомендацией, касается тех случаев, когда инвентаризация является инструментом проверки, и выявление активов в результате инвентаризации связано с обнаружением несоответствия результатов инвентаризации с зафиксированными ранее данными в регистрах бухгалтерского учета.
Согласно пункту 2 Положения по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» ПБУ 22/2010 (далее – ПБУ 22) неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации является ошибкой. Выявление в результате проведения инвентаризации имущества, соответствующего признакам актива организации, но не учтенного в регистрах бухгалтерского учета в качестве актива, свидетельствует о том, что в этих регистрах имело место неотражение или неправильное отражение прошлых фактов хозяйственной жизни. Таким образом, указанное выявление имущества представляет собой выявление ошибки в бухгалтерском учете.
ПБУ 22 предусматривает различный порядок исправления ошибки в зависимости от ее существенности. При этом в соответствии с пунктом 3 ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период. Существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчетности.
В соответствии с пунктом 14 ПБУ 22 ошибка предшествующего отчетного года, не являющаяся существенной, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка. Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления указанной ошибки, отражаются в составе прочих доходов или расходов текущего отчетного периода.
Вместе с тем Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008 (далее – ПБУ 1) расширяет возможности организации по отражению последствий выявления несущественной ошибки. Так пункт 7.4. ПБУ 1 освобождает организации от обязанности применять федеральные стандарты, в том числе ПБУ 22, в той степени, в которой это применение приводит к формированию несущественной информации. При этом ПБУ 1 определяет несущественность информации по существу так же, как ПБУ 22 определяет несущественность ошибки. Несущественной является такая информация, от наличия, отсутствия или способа отражения которой в бухгалтерской (финансовой) отчетности организации не зависят экономические решения пользователей этой отчетности. Отнесение информации к несущественной (аналогично ПБУ 22) организация осуществляет самостоятельно исходя как из величины, так и характера этой информации. В указанных случаях пункт 7.4 ПБУ 1 наделяет организации правом выбирать способ ведения бухгалтерского учета, руководствуясь исключительно требованием рациональности (без применения пунктов 7, 7.1 Положения, обязывающих применять федеральные стандарты). Исходя из этого организация вправе решать вопрос последствий выявления несущественной ошибки не только путем ее исправления в порядке, предусмотренном пунктом 14 ПБУ 22, но и любым другим способом, который считает более рациональным.
В соответствии с пунктом 2 ПБУ 22/2010 существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после утверждения бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется: 1) записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в текущем отчетном периоде. При этом корреспондирующим счетом в записях является счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка); 2) путем пересчета сравнительных показателей бухгалтерской отчетности за отчетные периоды, отраженные в бухгалтерской отчетности организации за текущий отчетный год, за исключением случаев, когда невозможно установить связь этой ошибки с конкретным периодом либо невозможно определить влияние этой ошибки накопительным итогом в отношении всех предшествующих отчетных периодов. Пересчет сравнительных показателей бухгалтерской отчетности осуществляется путем исправления показателей бухгалтерской отчетности, как если бы ошибка предшествующего отчетного периода никогда не была допущена (ретроспективный пересчет).
Таким образом в случае выявления в результате инвентаризации неучтенного актива, информация о котором существенна, организация должна привести данные учета к такому виду, как если бы соответствующие факты хозяйственной жизни были учтены надлежащим образом в тех периодах, когда они имели место.
В случае невозможности восстановить информацию непосредственно о фактах хозяйственной жизни, в результате которых должен был быть признан обнаруженный актив, организация может основываться на косвенных данных. Так, стоимость, которую имел бы актив, если бы был учтен своевременно в надлежащем порядке, при невозможности ее определения прямым путем, может быть определена косвенно исходя из балансовой стоимости аналогичных активов. В этом случае организация основывается на предположении, что обнаруженный актив, если бы учитывался надлежащим образом без ошибок, имел бы к моменту обнаружения такую же учетную стоимость, какую имеют аналогичные активы (при необходимости могут быть сделаны корректировки в связи с разными датами признания и различиями в неаналогичных характеристиках).
В крайнем случае, когда отсутствуют аналогичные активы, организация может основывать восстановление учетных данных об обнаруженном активе на его справедливой стоимости, определяемой с учетом текущего состояния актива. В этом случае справедливая стоимость актива выступает не в качестве оценки, по которой приходуется актив как «безвозмездно полученный», а в качестве единственного доступного источника информации о той стоимости, которую имел бы актив, если бы был учтен своевременно в надлежащем порядке, ввиду отсутствия других более релевантных источников такой информации.
[1] Несущественная информация определена в п.7.4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008.
Бухгалтерские проводки при инвентаризации основных средств
Выявленные излишки и недостачи основных средств отражаются соответствующими проводками в бухгалтерском учете.
Проводка при выявлении излишков следующая:
- Дт 01 Кт 91.1- отражена стоимость излишков, выявленных при инвентаризации.
Если в результате инвентаризации обнаружилась недостача, то возможны два варианта проводок.
При отнесении сумм убытка на виновное лицо делают следующие проводки:
- Дт 01 Кт 01 — списание первоначальной стоимости;
- Дт 02 Кт 01 — списание амортизации по основному средству;
- Дт 73 Кт 01 — остаточная стоимость отнесена на виновное лицо;
- Дт 50,51,70 Кт 73 — сумма недостачи возвращена сотрудником или удержана из зарплаты.
Если виновного лица нет, организация вынуждена отнести недостачу на убытки. При этом проводки будут следующие:
- Дт 91.2 Кт 01 — списана сумма недостачи на убытки организации.
Сумму убытка определяют исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета.
Сличительная ведомость инвентаризации основных средств
В случае если при проведении инвентаризации выявлены излишки или недостача основных средств, то для отражения результатов ревизии, помимо описей, составляется сличительная ведомость. Документ можно составить по форме № ИНВ-18, а можно разработать самостоятельно.
Суммы излишков и недостачи в этой ведомости указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Заполненную сличительную ведомость визирует бухгалтер и сотрудник, который отвечает за сохранность инвентаризируемого имущества.
Пример оформления сличительной ведомости по результатам инвентаризации основных средств можно скачать во вложениях к статье.
Что такое инвентаризация основных средств
В первую очередь необходимо разобраться с вопросом, что же такое инвентаризация имущественных активов. Это процедура сверки бухгалтерских данных с имеющимися в наличии объектами имущества организации.
Проведение инвентаризации основных средств законодательно регулируется ФЗ № 402 от 06.12.2011, методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, закрепленными в Приказе Минфина № 49 от 13.06.1995 и положением по ведению бухучета, утвержденным Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998.
