Требования к документам, подтверждающим расходы
В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2022 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:
- наименование организации и ИНН;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
- наименование документа и признак расчета;
- регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
- адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
- номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
- наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
- форма расчета;
- ставка и сумма НДС;
- система налогообложения;
- код товара.
Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.
Кассовый чек
Еще в 2022 году с введением Федерального закона №129-ФЗ от 06.06.2019 стали действовать новые правила, какие чеки принимаются к авансовому отчету в 2022 году, поэтому проверьте, чтобы фискальный бланк содержал дополнительные реквизиты:
- наименование покупателя;
- ИНН покупателя;
- страна происхождения товара;
- номер таможенной декларации;
- сумма акциза.
Какие реквизиты допустимо не указывать в бумажном ФКЧ, определяет ФНС (п. 1.1 ст. 4.7 закона №54-ФЗ). Например, в нем могут отсутствовать номер смены и номер ФКЧ за смену.
Товарный чек
Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?
Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство.
К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2022 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.
Чек, полученный в электронной форме
Если подотчетнику выдали электронный ФКЧ, то он тоже является фискальным документом, подтверждающим расходы. Достаточно ли чека для авансового отчета? Да, достаточно, но документ необходимо распечатать.
Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/[email protected] от 21.03.2017 (ред. от 29.08.2019). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.
Бланки строгой отчетности
Вместо ФКЧ продавец вправе выдавать специализированные БСО. Платежная квитанция без кассового чека к авансовому отчету принимается на общих основаниях. Требования к реквизитам бланка строгой отчетности те же, они закреплены в п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ.
ВАЖНО!
Бумажный БСО не должен выцветать в течение шести месяцев (п. 8 ст. 4.7 закона №54-ФЗ).
Авансы и предоплаты в интернет-торговле
При торговле через интернет существует проблема с передачей пробитых чеков покупателю. Но никаких исключений нет, работа с онлайн-кассой ведется в обычном порядке. Вручать чеки покупателю надо тоже дважды.
Чек на предоплату отправляют клиенту в электронном виде, если есть контактные данные покупателя, или вкладывают в посылку с товаром бумажный чек, если данных нет.
А чек ККТ при зачете аванса (предоплаты) продавцы вправе направлять покупателям только в электронной форме, без выдачи бумажных.
Утром деньги – вечером стулья
Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.
Для получения денег нужно подать заявление с указанием суммы и срока, на который они выдаются, либо заручиться распоряжением руководителя (другого лица, обладающего полномочиями) на такую выплату.
Важно! Если перечисление происходит на личную банковскую карточку, то следует получить согласие подотчетника на подобную операцию. Например, при подаче заявления на перевод зарплаты включить в текст фразу: «прошу переводить заработную плату и другие доходы, а также подотчетные средства на мою банковскую карту».
Зачет аванса и предоплаты по онлайн-кассе
Когда покупатель получил то, за что заранее заплатил, продавец выбивает второй чек. В нем тоже используется реквизит «признак способа расчета».
При оформлении по онлайн-кассе зачета аванса или предоплаты в графе «признак способа расчета» всегда следует указывать «полный расчет». Если сумма конечной оплаты будет отличаться от предварительной, будут проблемы с проведением доплаты другими способами. При оформлении чека внесенная предоплата списывается под состоявшуюся отгрузку.
Далее в чеке указывается, что оплата прошла зачетом аванса (предоплаты), а не наличными или безналичными.
Отражаем предоплату на онлайн-кассе: как выбрать признак способа расчета
Приказом ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/[email protected] утверждена группа реквизитов кассовых чеков, дополняющих указанные в законе 54-ФЗ, а также тех, что применяются в соответствии с форматами, которые утверждены приказом.
В данном случае нас интересует дополнительный реквизит «Признак способа расчета». Он предназначен для уточнения того, что именно пробивается, и выбирается из определенного перечня операций, а именно:
1. Получения магазином полной предоплаты по определенному товару до момента его передачи.
2. Получения магазином частичной предоплаты до момента передачи определенного товара.
3. Получения магазином аванса за товар, характеристики которого к тому моменту не определены (например, если куплена подарочная карта).
4. Произведения покупателем полной оплаты за товар (с учетом ранее внесенной предоплаты или аванса) при последующем его незамедлительном отпуске.
5. Получения магазином частичной оплаты за товар с последующим его отпуском в кредит (на сумму, не оплаченную к моменту отпуска).
6. Отпуска товара в кредит (на полную сумму его стоимости).
7. Оплаты кредита за товар.
Операции, указанные в пунктах 1–3, фактически соответствуют самым распространенным разновидностям предоплаты в розничной торговле.
Полезно будет изучить, каким образом указанные реквизиты отражаются в структуре кассовых чеков на практике, — с учетом новизны законодательства, регулирующего применение ККТ.
Чек на аванс онлайн-касса (как, впрочем, и любой другой кассовый чек) формирует:
1. В бумажном и электронном виде — при приеме оплаты при продаже «вживую».
2. В электронном виде — при приеме оплаты через интернет.
Изучим подробнее специфику отражения сведений об авансе в обоих указанных типах чеков.
Кассовый чек на предоплату
Этот год ознаменован массовым переходом на онлайн-кассы при расчетах на территории РФ. Время обязательного применения такой техники не наступило пока только для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей, использующих патентную систему налогообложения или систему налогообложения в виде единого налога на вмененный доход, а также оказывающих услуги населению (при условии выдачи им бланков строгой отчетности). По мере выполнения новых требований законодательства и осваивания онлайн-ККТ у представителей бизнеса появляются все новые и новые вопросы. Разберем ситуацию, когда кассовый чек пробивается на полученную предоплату (аванс) за товар, работу, услугу. С такой ситуацией может столкнуться, например, оптовый продавец, работающий с клиентами на различных условиях платежа, в том числе, в режиме предоплаты (частичной предоплаты, аванса).
И сложность в данном вопросе заключается в том, что «авансовый» чек не всегда содержит все обязательные реквизиты — наименование, количество и цену товаров, работ, услуг, которые требуются в приказном порядке в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» в новой редакции (далее – Закон № 54-ФЗ). Ведь продавец не всегда на стадии получения аванса от покупателя точно знает объем и список товаров, которые будут ему реализованы.
Чек на предоплату должен быть
Напомню, согласно п. 1 ст. 1.2. Закона № 54-ФЗ кассовую технику применяют на территории РФ в обязательном порядке все организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты с покупателями. Исключение составляет ряд случаев, установленных Законом № 54-ФЗ. Получение предоплаты (аванса) не входит в этот перечень. Следовательно, при получении предоплаты (аванса) продавец обязан выдать покупателю кассовый чек или бланк строгой отчетности в общепринятом порядке. Такой кассовый чек выдается, по общим правилам, в момент совершения расчета, ведь аванс – это та же плата за товар, просто предварительная.
Какие обязательные реквизиты есть у чека
В соответствии с требованиями ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ в новой редакции кассовый чек, как и бланк строгой отчетности (БСО), должны содержать ряд обязательных реквизитов, большая часть которых известна по предыдущей редакции закона. К обязательным реквизитам кассового чека и БСО относятся, в первую очередь, наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок с указанием ставки налога на добавленную стоимость (за исключением документов, формируемых при расчетах пользователями ККТ, не являющимися налогоплательщиками НДС или освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщиков НДС, а также при расчетах за товары, работы, услуги, не подлежащие налогообложению или освобождаемые от налогообложения НДС).
В связи с введением онлайн-касс появились еще и другие реквизиты кассового чека. Так, например, помимо даты и времени оплаты, в документе надо указывать место покупки.
Также в число обязательных реквизитов вошли:
- применяемая при расчете система налогообложения;
- сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога НДС по этим ставкам;
- фискальный признак документа;
- порядковый номер фискального документа;
- фискальный признак сообщения;
- другие реквизиты.
Новые реквизиты должны обязательно присутствовать на чеке или БСО с того момента, как только пользователь ККТ переходит на онлайн-кассу. До тех пор, пока налогоплательщик работает на обычном кассовом аппарате в старом режиме, что сегодня и до 01.07.2018 г. возможно только для представителей малого бизнеса, в бланке строгой отчетности менять ничего не нужно. Новые реквизиты обязательны только для кассовых чеков и БСО, сформированных на ККТ нового поколения, отвечающих изменениям в законодательстве.
Кроме того, отмечу, что с 1 июля 2022 года формировать бланки строгой отчетности можно будет только с помощью кассовых аппаратов. БСО станут по сути теми же кассовыми чеками.
Как пробивать чек на предоплату
На практике пользователи ККТ неоднократно задавали вопрос о том, каким образом формировать кассовый чек, если расчет идет в режиме предоплаты, а перечень и количество товаров, работ, услуг еще не известны. Официальную позицию по этому поводу высказал Минфин России в своем письме от 28.04.2017 № 03-01-15/26352: в том случае, если объем и список товаров, работ, услуг невозможно определить в момент оплаты (предоплаты), на кассовом чеке или БСО нужно отразить фактически полученную сумму и указать, что это аванс.
Таким образом, в рассматриваемом случае все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ, в частности, наименование товаров, их количество, цену, ставку налога и другие нужно указывать в кассовом чеке при конечном расчете. Причем, фактически полученную сумму денежных средств (наличных и (или) электронных средств платежа) необходимо отражать без привязки к конкретным товарным позициям и при этом не показывать сумму ранее полученного аванса.
Однако, если продавец заранее знает, за какие именно товары, работы, услуги получена предоплата, то в кассовом чеке нужно указывать их наименование и количество.
В настоящее время уже утвержден и действует Приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected] «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию», который содержит, в том числе рекомендации по формированию кассового чека на предоплату.
Кроме того, в Приказе приведены значения реквизита «Признак способа расчета» и перечень оснований для присвоения соответствующих значений реквизиту, а также формат реквизитов фискальных данных в печатной форме для следующих типов операций:
- полная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета;
- частичная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета;
- аванс;
- полная оплата, в том числе с учетом аванса (предварительной оплаты), в момент передачи предмета расчета.
Реквизит «Признак способа расчета» зависит от того, можно определить товар, работу, услугу, за который внесена предоплата, или нет. Если товар, работа, услуга известны, ставится признак «частичная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета», если невозможно определить, за что внесена предоплата, то указывается признак «аванс».
Чек на аванс тоже должен быть
Для всех предпринимателей, которые до вступления в силу нового порядка применения ККТ, работали с кассами, обязанность по использованию онлайн-касс при расчетах на территории РФ наступила с 1 июля 2022 года. При этом, как мы уже говорили, расчеты в режиме предоплаты — не исключение (если продавец является пользователем ККТ). Кстати, законодатель требовал пробивать чек на аванс и до внесения изменений в Закон № 54-ФЗ, и до начала использования ККТ нового образца.
С применением же новых технологий проводить такую операцию стало гораздо удобнее, поскольку в чеке появились новые реквизиты, в том числе позволяющие идентифицировать аванс.
Напомню, ИП, применяющие патентную систему налогообложения (ПСНО), организации и ИП — систему налогообложения в виде уплаты единого налога на вмененный доход (ЕНВД), а также предприниматели, оказывающие услуги населению, вправе не использовать ККТ при наличных денежных расчетах с потребителями до 1 июля 2022 года (при условии выдачи покупателям по их требованию товарного чека, квитанции, БСО или иного документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар, работу, услугу).
Однако отмеченные категории бизнеса должны в обязательном порядке перейти на расчеты с покупателями с помощью онлайн-касс с 1 июля 2022 года.
Переход на новый порядок применения ККТ подразумевает не просто приобретение нового кассового аппарата, но и обязательное подключение к оператору фискальных данных.
Оператор фискальных данных«Такском» готов предоставить владельцам ККТ не только качественные услуги по передаче данных в ФНС России, но и набор уникальных сервисов Личного кабинета, с помощью которых вы сможете контролировать работу своих торговых точек в режимах онлайн.
Все сервисы Личного кабинета входят в базовый тариф ОФД «Такском» и не требуют никаких дополнительных расходов.
Перечень организаций и индивидуальных предпринимателей, которые с учетом специфики своей деятельности или особенностей своего местонахождения могут и после 1 июля 2022 года проводить расчеты без применения ККТ приведен в п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ. При этом освобождение от применения ККТ не распространяется на организации и индивидуальных предпринимателей, которые используют при расчетах автоматические устройства и торгуют подакцизными товарами.
Не забываем про электронный формат чека
К кассовому чеку на аванс предъявляются те же требования, что и к «обычному». Так, при выдаче бумажного кассового чека покупателю, но в случае, если он попросил еще и электронный, а также предоставил свой абонентский номер или адрес электронный почты до момента расчета, у продавца возникает обязанность направить ему этот чек или БСО в электронном виде. Исключение в такой ситуации предусмотрено Законом № 54-ФЗ только для расчетов, проводимых в отдаленных от связи местностях, где отсутствует техническая возможность для передачи информации.
ККТ контрольно-кассовая техника
Отправить
Запинить
Твитнуть
Поделиться
Поделиться
