Перерасход топлива на автотранспорте: бухгалтерский и налоговый учет

Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия — совокупность не очень сложных действий в программе. Правда, и здесь есть свои особенности. В данной статье мы сосредоточимся на операции списания ГСМ в 1С без использования функциональности Путевые листы, а также напомним, как организовать учет этих материалов в 1С 8.3.

Вы узнаете:

• как оформить списание ГСМ в 1С 8.3;
• какими документами оприходовать ГСМ;
• как списать бензин, в т. ч. по топливным картам в 1С 8.3.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Важность ведения учета и списания топлива

Основная статья расходов автопарка — топливо. И грамотный, продуманный учет ГСМ в транспортной организации — приоритетная задача. Продуманная учетная политика, параллельно с непрекращающимся анализом расхода ГСМ по факту, помогут снизить потери топлива и уменьшить издержки на его покупку в среднем на 10–50%.

Разумеется, налоговый, бухгалтерский учет топлива и смазочных материалов имеет массу тонкостей и охватить все детали этого процесса в одном материале невозможно. Поэтому сосредоточимся на самом важном и разберемся, как организовать учет топлива и горюче-смазочных материалов таким образом, чтобы он был предельно точным и простым для владельца автопарка.

Учет топлива и ГСМ: расход по факту и по норме

Учет ГСМ в организации ведется с обязательным применением заранее установленных норм расхода. Эти нормы используются в качестве экономических обоснований для налоговой и бухгалтерской отчетности. И несмотря на то, что Налоговый Кодекс Российской Федерации не содержит прямых норм по списанию ГСМ, представители Налоговой Службы все же могут потребовать обоснование затрат топлива. Предприятиям же выгодно опираться на установленные нормы, ведь так можно снизить размеры уплачиваемых налогов (зависит от налоговой нагрузки и формы собственности).

Со стороны бухгалтерского учета лучше указывать фактические расходы ГСМ, ведь такой подход положительно скажется на финансовых показателях. Оптимальный выход из ситуации — вести комбинированный учет топлива автотранспорта. Но независимо от выбранного варианта учета, важно понимать, соответствуют ли установленные нормы реальности, ведь только так можно увидеть максимально полную и точную картину по учету топлива.

Два метода расчета норм топлива

Итак, учет ГСМ на транспорте в автопарках ведется по рассчитанным заранее нормам, которые прописаны в документации, разработанной Министерством транспорта России. Отражены эти нормы в распоряжении N AM-32-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Документ все время редактируется и обновляется — последний раз правки вносили в 2022 году.

Актуальный документ содержит информацию для разных типов спецтехники и автомобилей (легковых и грузовых). Там же отражены формулы для расчета норм и поправочные коэффициенты. Последние учитывают состояние трасс, пору году, длительность использования транспортного средства, население конкретного региона, в рамках которого перемещается авто и многие другие факторы. Также для каждого типа автомобиля предусмотрены поправочные коэффициенты, учитывающие объем цилиндра и тип используемых ГСМ. Все это значительно упрощает учет топлива на автомобиле.

Применяя вышеописанные нормативы, расход топлива можно определить при помощи 2-х методов:

1. Наиболее простой
   . Литры топлива делятся на километры пройденного пути, а затем умножаются на 100. После применяются коэффициенты для поправок.
2. Наиболее точный
   . Учет ГСМ в транспортной компании ведется на основе формулы с нормами расхода, прописанными в N AM-32-р по отношению к определенным транспортным средствам.

Вариант 2 более сложный, но позволяет вести учет топлива транспорта максимально точно. Если речь идет о легковом авто, расчетная формула согласно 2-му варианту будет такой:

Qh = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D)

, где:

• Qh — принятая норма;
• Hs — базовая норма расхода на каждые 100 км. пути;
• S — пробег легкового авто;
• D — поправочный коэффициент относительно нормы, в процентах.

Чтобы все время документировать максимально точный учет ГСМ по автомобилю, стоит использовать не только эту формулу, но и техническую документацию для конкретной марки автомобиля, после чего применять коэффициенты для поправок. У такого метода учета есть весомый плюс — все нормы Министерства транспорта были тщательно просчитаны и продуманы. Также они все время пересматриваются и актуализируются.

Но не обошлось здесь и без минусов:

• как и «паспортные» нормы, показатели Минтранса крайне обобщенные;
• на расход ГСМ влияет масса факторов, которые в свою очередь по-разному влияют на каждое тс;
• чем больше у авто пробег и чем дольше машина работает, значения в нормах будут все сильнее расходиться с реальностью;
• при различных факторах (погодные условия, техническое состояние авто и т. д.) расход топлива одной и той же машины (даже с одинаковыми поправки) будет отличаться.

Учет перерасхода ГСМ, возникшего по вине водителя

В случае если перерасход ГСМ возник из-за неправомерных действий водителя, например при использовании им служебного автомобиля не по назначению (либо использован бензин в личных целях и др.), необоснованный перерасход ГСМ может быть по решению руководителя организации взыскан с виновного лица или списан в состав прочих расходов.

Так, работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается, в частности, реальное уменьшение наличного имущества работодателя (ст. 238 ТК РФ).

Размер ущерба определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости ГСМ по данным бухгалтерского учета (ч. 1 ст. 246 ТК РФ).

Если комиссией установлено, что перерасход ГСМ допущен по вине работника, у него нужно запросить письменное объяснение. В случае отказа или уклонения работника от представления объяснения составляется отдельный акт об отказе от представления объяснений (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). По итогам расследования составляется акт о причинении ущерба, к которому прикладываются все необходимые документы.

На основании акта о причинении ущерба работодатель вправе издать приказ о взыскании ущерба в пределах среднего месячного заработка водителя, виновного в перерасходе ГСМ. Приказ может быть издан не позднее одного месяца со дня подписания акта членами комиссии (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма перерасхода ГСМ превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).

Водитель, виновный в перерасходе, может добровольно возместить его полностью или частично (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).

По общему правилу сумма, удерживаемая из зарплаты водителя за месяц, не может превышать 20% причитающейся ему зарплаты (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК РФ). В этом случае перерасход ГСМ списывается в состав прочих расходов на основании приказа руководителя организации (п. 11 ПБУ 10/99).

Перерасход ГСМ по вине водителя списывается следующими проводками (п. 11 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов):

1) при взыскании перерасхода ГСМ с водителя:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 — выявлен перерасход ГСМ на основании акта о причинении ущерба;

Дебет 73 Кредит 94 — сумма перерасхода ГСМ отнесена на водителя на основании акта о причинении ущерба;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 73 — удержана из зарплаты сумма перерасхода (с учетом ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ) на основании приказа руководителя (решения суда, соглашения о добровольном возмещении ущерба) и расчетно-платежной (расчетной) ведомости;

Дебет 50, 51 «Расчетные счета» Кредит 73 — погашена задолженность по перерасходу (при внесении денежных средств) на основании приходно-кассового ордера (выписки банка);

Индивидуальный расчет расхода топлива

Альтернатива вышеописанных вариантов — учет топлива в резервуарах (или в баках автомобилей) по уникальной, разработанной системе, которая будет учитывать все нормы, технические особенности, условия эксплуатации авто и другие важные параметры.

Стоит еще раз отметить, что нормы, опубликованные Минтрансом — это лишь методические, сравнительно-сопоставимые данные. То есть, они не рассматриваются, как обязательные к применению, и каждый автопарк имеет право самостоятельно определять коэффициенты поправок, опираясь на особенности своей техники. При таком подходе ничего не помешает в будущем применить коэффициенты, предложенные ведомством.

Чтобы разработать собственную систему учета топлива в баке автомобилей для автопарка, необходимо сформировать специальную комиссию, в которую должны входить руководители компании, технические специалисты, обязательно водители.

Эта комиссия проводит контрольные замеры расхода топлива, которые базируются на:

• технических параметрах машины;
• состоянии автомобиля;
• условиях использования тс;
• поры года;
• и т. д.

Нормы, которые будут получены по итогам работы такой комиссии, оформляются документально на каждое транспортное средство. Эти же нормы будут применяться для списания ГСМ в транспортной компании. Такие внутренние локальные документы можно редактировать, например, когда предприятие приобретает новые автомобили. Но главное — нужно не забывать документировать все изменения в актах.

Конечно, в реальности совсем немногие автопарки разрабатывают собственные нормы расхода топлива. Или у руководства отсутствует желание, или есть нехватка опыта и понимания всех тонкостей процесса. Хотя в этом деле довольно просто найти тех, кто сможет оказать грамотную поддержку и помощь. Отчасти с этой задачей справится даже сотрудник СТО.

Максимально серьезно к задаче подходят специализированные компании, которые занимаются установкой систем спутникового контроля топлива (например, ГЛОНАСС учета топлива). В любом случае нужно понимать, что при грамотно организованном учете и списании ГСМ спецтехники можно избежать перерасхода топлива на целых 20%.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на бензин учитывайте в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт. Если машины эксплуатируют для оказания автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Когда же транспортное средство используют просто для нужд организации (например, для перевозки сотрудников), то расходы включите в состав прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Это подтверждает Минфин России в письмах от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61.

Для расчета налога на прибыль топливо принимайте к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ). При этом сумму НДС, выделенную в чеке, исключите из налоговой базы (п. 1 ст. 170 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ отнесли к материальным расходам, то списывайте их с учетом метода оценки материалов, который применяете в организации (п. 8 ст. 254 НК РФ).

Когда же речь идет о прочих расходах, стоимость учтенного бензина списывайте по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ).

Ситуация: нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм?

Нет, не нужно.

Дело в том, что при расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12.

Совет: для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы.

Выбрав второй вариант, утвердите лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Сезонные нормы установите исходя из климатических условий в районе эксплуатации автомобиля. Для этого можно воспользоваться таблицей значений зимних надбавок по регионам России. Издавать каждый сезон приказы не нужно. Если зимний сезон наступит раньше, то руководитель может своим приказом изменить срок действия зимних надбавок.

Чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат задокументируйте актом контрольного заезда (в произвольной форме).

Также в качестве ориентира можете использовать нормы расхода топлива, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р.

Еще один вариант: заключить договор на разработку норм расхода ГСМ с профильным научным учреждением, например с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта (НИИАТ) (п. 1 ст. 252 НК РФ).

А организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, стоит воспользоваться нормами, утвержденными отраслевыми ведомствами. Например, для предприятий лесной промышленности это Нормы расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве, утвержденные приказом Рослесхоза от 13 сентября 1999 г. № 180.

Если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011.

Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Суть ее в том, что организации, использующие служебные автомобили, обязаны соблюдать установленные Минтрансом России нормы. Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только на автомобили, для которых нормы не установлены (письма Минфина России от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61, УФНС России по г. Москве от 3 ноября 2009 г. № 16-15/115253). Однако, учитывая последние разъяснения финансового ведомства, нормировать расходы на ГСМ не нужно.

Ситуация: когда в состав расходов для расчета налога на прибыль можно включить стоимость ГСМ, приобретенных за наличный расчет?

Даты списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете совпадают. Это объясняется тем, что основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161, п. 1 ст. 252 НК РФ). После того как путевой лист провели по учету, стоимость израсходованных по нему ГСМ можно включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. К путевому листу должны быть приложены чеки АЗС.

При покупке ГСМ за наличный расчет к моменту фактического получения топлива его стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2, подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Однако из этого правила есть одно исключение. Если организация использует метод начисления и расходы на ГСМ признаются прямыми, то стоимость топлива можно учесть только по мере реализации услуг. Тех, в себестоимость которых они включены (абз. 6 п. 1, абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ).

Ситуация: может ли организация, имеющая филиал на территории иностранного государства, учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение ГСМ, которые подтверждаются путевым листом, оформленным филиалом?

Да, может.

Организации, имеющие филиалы за пределами России, учитывают при расчете налога на прибыль доходы от их деятельности в полном объеме за вычетом расходов как в России, так и за ее пределами. При этом применяйте общий порядок, прописанный в главе 25 Налогового кодекса РФ. Об этом сказано в пункте 5 статьи 288, пунктах 1, 2 статьи 311 Налогового кодекса РФ.

Путевой лист, поступивший от иностранного филиала, должен быть оформлен по тем же правилам, которые действуют в России для первичных документов. То есть должен отвечать требованиям статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и раздела II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, проверьте, чтобы в бланке были обязательные реквизиты:

• наименование путевого листа (с указанием типа используемого транспортного средства, например, путевой лист легкового автомобиля);

• номер путевого листа (в хронологическом порядке);

• данные о сроке действия путевого листа (дата или даты (начала и окончания) использования путевого листа);

• сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (для организации – наименование, организационно-правовая форма, местонахождение и номер телефона);

• сведения о транспортном средстве (тип, модель, государственный регистрационный номер, показания одометра при выезде из гаража (депо) и заезде в него, дата и время выезда и возвращения в автохозяйство);

• сведения о водителе (Ф. И. О. водителя, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра).

Кроме того, такой путевой лист потребуется перевести на русский язык. Это следует из статьи 68 Конституции РФ и пункта 1 статьи 16 Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1, в которых сказано, что официальное делопроизводство в России ведется на русском языке, а также пункта 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации, на которого возложена такая обязанность. Такая позиция отражена в письмах Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170.

Если все вышеназванные требования соблюдены, то путевой лист можете принять к учету, а расходы на ГСМ по нему признать.

Ситуация: может ли организация учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ при работе автотранспорта в нерабочее время?

Да, может.

Но для этого организация должна документально подтвердить, что расходы на ГСМ связаны с производственной необходимостью (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого надо оформить ряд документов.

Во-первых, нужно обосновать сам факт деятельности в нерабочее время. Если в организации установлен ненормированный рабочий день для отдельных сотрудников, то перечень должностей таких сотрудников закрепите в коллективном договоре или иных локальных нормативных актах. Факт привлечения сотрудника к работе в нерабочее время на конкретный день нужно подтвердить приказом (распоряжением) руководителя организации. Такой вывод позволяют сделать правила статьи 101 Трудового кодекса РФ.

Если организация привлекает к работе в нерабочее время сотрудников, для которых установлен нормальный режим работы, то такая работа в зависимости от обстоятельств может признаваться сверхурочной (ст. 99 ТК РФ) или работой в праздничный (выходной) день (ст. 113 ТК РФ).

Для того чтобы обосновать необходимость работы в выходной день или вне графика, издайте приказ. В нем укажите причину, по которой понадобился автотранспорт, а также время и место его использования.

Во-вторых, нужно подтвердить факт расхода ГСМ. В этом помогут первичные документы (например, кассовые чеки) и путевой лист. При этом формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, обязаны применять лишь автотранспортные организации. Остальные организации вправе разрабатывать форму путевого листа самостоятельно.

Таким образом, чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ при работе автомобильного транспорта в нерабочее время, организации нужно иметь ряд документов. Во-первых, такие, которые обосновывают необходимость работы сотрудника вне графика. А во-вторых, те, что подтверждают затраты на приобретение ГСМ. И, конечно, оформленные по всем правилам путевые листы. Такой подход подтверждают налоговое ведомство и арбитражная практика (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213 и постановление ФАС Московского округа от 4 февраля 2008 г. № КА-А40/13427-07-2).

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на ГСМ для автомобиля, который организация приобрела менее чем за 40 000 руб. и единовременно списала при вводе его в эксплуатацию?

Да, можно.

Способ учета стоимости автомобиля не влияет на то, в каком порядке признавать расходы на ГСМ. Как бы организация ни учитывала транспортное средство (в составе основных средств или в качестве МПЗ), это никак не влияет на право списать затраты на приобретение ГСМ. Поэтому расходы на ГСМ учтите в общем порядке.

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на приобретение ГСМ для бензиновых газонокосилок и снегоуборщиков?

Да, можно, если затраты на приобретение газонокосилки, снегоуборщика являются экономически обоснованными.

Если приобретение данной техники связано с производственной необходимостью, то расходы на ее содержание, в том числе ГСМ, организация может учесть при расчете налога на прибыль в составе материальных затрат (п. 1 ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Учесть такие расходы можно в полном объеме, но при условии, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Совет: для экономического обоснования расходов на ГСМ самостоятельно разработайте нормы расхода ГСМ для газонокосилки, снегоуборщика.

Нормы списания ГСМ для бензиновых газонокосилок и снегоуборщиков утвердите приказом руководителя. Для этого проведите контрольный замер расхода топлива техники из расчета ее работы в течение часа. Результаты замера оформите актом. ГСМ, использованные для работы спецтехники, спишите на основании акта.

Методы замера топлива

Среди наиболее распространенных методов измерения топлива в баке транспортного средства встречаются следующие:

• установка мерного бака на топливную систему;
• применение щупа со шкалой;
• слив ГСМ в специальные мерные емкости.

На результаты измерений выбранным методом всегда будут влиять допустимые погрешности. А чтобы всегда получать максимально точные результаты замеров, стоит использовать комбинацию вышеописанных методов и учет ГСМ по данным ГЛОНАСС для сравнения полученных данных. При этом, каждое транспортное средство должно оснащаться датчиком уровня топлива и БК (бортовым контроллером), чтобы вести точный учет ГСМ. Оборудование такого плана обязательно должно быть сертифицированным.

Приобретение ГСМ по талонам

ООО «Автолюбитель» в марте 2022 приобрело талон на бензин стоимостью 1020 руб., НДС 156 руб. Талон был выдан водителю Кондратьеву А.К., который приобрел по талону 60 л бензина (17 руб./литр), НДС 9,15 руб. По итогам марта 2022 бензин в количестве 60 л был израсходован.

Разработка индивидуальных норм измерения расхода и списания ГСМ — ГЛОНАСС/GPS

Чтобы провести эксплуатационный замер, необходимо:

1. Долить топливо в бак до его заполнения.
2. Опломбировать и сфотографировать систему подачи топлива, чтобы перестраховаться от несанкционированного доступа к ней недобросовестных водителей.
3. После этого транспортное средство нужно «прогнать» в обычном режиме, в условиях плохой дороги и т. п.
4. Затем необходимо вновь долить топливо в бак до его заполнения, предварительно посчитав его объем каким-либо измерительным прибором (обязательно сертифицированным).

В результате вышеописанной процедуры будут получены фактические показатели расхода топлива, скорости автомобиля, пройденного им расстояния. Эти показатели и нужно сравнить с данными от спутниковой системы учета.

Если отклонения в пределах допустимых, полученный результат можно брать за норму списания ГСМ по системе ГЛОНАСС (измеряется в литрах на каждые 100 км. пройденного пути или в литрах/моточасах).

В случае, если погрешность в процессе сопоставления результатов составит более 5%, тогда важно найти причину этому — проверить корректность функционирования штатных систем транспортного средства, ГЛОНАСС-оборудованияи т. д.

После полученной информации необходимо составить приказы для всех тс и расписать в них нормы расхода ГСМ. При таком подходе списание ГСМ по данным ГЛОНАСС будет выполняться по факту, на базе данных со спутникового оборудования, но лишь в том объеме, который не превышает установленные нормы.

Если же списание ГСМ на предприятии будет выполняться исключительно по принятым нормам, то информация о расходе топлива по факту будет рассматриваться для расследования различных внештатных (спорных) ситуаций.

Основное преимущество подхода, когда используется ГЛОНАСС списание топлива, заключается не только в эффективном отслеживании реального расхода ГСМ, но и в том, что метод позволяет оптимизировать учет ГСМ (автоматизация на высшем уровне), а особенно в случае, когда используется интеграция спутникового оборудования и программное обеспечение для оперативного и удобного учета. Вот как вести учет ГСМ максимально продуктивно.

Как установить контроль над расходом топлива

Оставив все, как есть, вы обречете себя на значительные лишние расходы. Но есть несколько способов изменить ситуацию.

Прежде чем внедрить один из них, оцените:

• масштабы компании;
• принципы организации труда;
• подход к контролю над расходом топлива.

Затем выбирайте подходящий вариант, с которым вы точно останетесь в выигрыше.

Первый метод – установка специального оборудования, фиксирующего передвижение транспорта. Это навигаторы с программами GPS или ГЛОНАСС. Они замеряют, сколько километров проехал автомобиль в течение дня, записывают его маршрут.

«Система контроля» монтируется в салоне авто. Отслеживать информацию о передвижении служебной машины можно по электронной карте.

Этот способ подойдет организациям, ограниченным в финансах. Вы потратитесь только на покупку навигатора.

Но учтите, что и у этого метода контроля ГСМ есть недостатки:

1. ) Навигатор рассчитывает расход топлива по определенной формуле. И чаще всего она не включает в себя ни передвижение в пробках, ни прогрев машины. А на эти процедуры также требуется горючее;
2. ) Она подходит только автомобилям. Установив навигатор на трактор или бетономешалку, вы получите недостоверные данные;
3. ) Системы GPS и ГЛОНАСС могут отключаться на некоторых участках, где слабый сигнал. В итоге в маршруте возникают «пробелы».

Если вас не смущают подобные недочеты, тогда приобретайте навигатор и устанавливайте его на служебных автомобилях.

Альтернатива – покупка оборудования, фиксирующего уровень бензина в баке при помощи штатных датчиков.

Затраты на установку изначально будут высокими, но зато вы точно будете знать, какой расход топлива у каждого сотрудника. На основе этих данных можно вывести норму по ГСМ. Этот метод подойдет для небольших организаций, имеющих собственный автопарк.

Третий способ – установка специального оборудования, включающего в себя датчики давления, температуры и расхода топлива.

Благодаря этим устройствам вы получите точные данные, причем в готовых графиках и диаграммах. На их основе можно формировать бюджет на покупку ГСМ на любой период времени с учетом:

• количества машин;
• трудовой нормы;
• внеплановых выездов.

Их единственный недостаток – высокая цена. Но говорят, что они окупаются за три-четыре месяца и точно помогают оптимизировать бюджет на покупку ГСМ, устранить нелегальный расход топлива на предприятии.