Для кого обязательны медосмотры? Учет и возмещение расходов

В общем случае при трудоустройстве работодатель не вправе требовать от нового сотрудника больше документов, чем прописано в Трудовом кодексе (ст. 65). Исключение – случаи, когда для оформления необходимы особые документы: об отсутствии дисквалификации, диплом об образовании, свидетельство или удостоверение о квалификации, справка о состоянии здоровья.

В частности, при трудоустройстве обязательный медосмотр проходят несовершеннолетние соискатели. ТК предусматривает аналогичные условия для работников общепита, связанных с движением транспорта, занятых на вредных работах. Кодекс говорит, что требования к предварительной или периодической медицинской комиссии могут быть указаны и в других нормативных актах. Например, для педагогических сотрудников они предусмотрены Законом об образовании №273 ФЗ (пп. 9 п. 1 ст. 48).

Потребность в медосмотре

Нужно отметить, что не только профессия и должность определяют необходимость проверки состояния здоровья, но и другие факторы:

1. Тяжесть работы (физические нагрузки, статичность позы).
2. Наличие вредных и (или) опасных производственных факторов:

• биологических (аллергены, пыль, токсины, яды);
• химических (пестициды, кислоты, газы);
• физических (излучение, электромагнитное поле, вибрация).

• Сложные условия (высота, тяжелые климатические условия, особо ответственная работа: спасатели, пожарные, крановщики, когда наличие проблем со здоровьем пагубно может отразиться на жизни и здоровье других людей).

Важно! Более подробная информация в Перечне, утвержденном Приказом №302н от 12.04.2011 г. (далее Перечень).

Специальная оценка условий труда (СОУТ) выявляет вредные факторы и определяет, каким работникам придется регулярно проходить медицинские осмотры.

Читайте также:  Счет 75.01 - Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал

Если ваша организация недавно зарегистрирована и рабочие места только созданы, то у вас есть год на то, чтобы провести СОУТ. Однако ждать так долго не стоит, ведь обязанности работодателя и право на льготы возникают по закону при трудоустройстве или выполнении соответствующих работ, а не после получения данных спецоценки.

Причины отказа в финансировании

Если Фонд вам отказал, тогда уменьшить страховые взносы по платежам на предупредительные мероприятия вы не вправе. Причины отказа могут быть такими:

• у вас имеется задолженность по уплате страховых взносов;
• представлен неполный перечень документов;
• представленные документы содержат недостоверную информацию.

Но вы вправе повторно, но не позднее 1 августа, обратиться с заявлением в территориальный орган Фонда по месту своей регистрации. Также можно обжаловать решение территориального органа ФСС в вышестоящем органе или в суде.

Если же вы не полностью использовали сумму финансирования, об этом нужно сообщить в отделение ФСС до 10 октября текущего года (п. 13 Правил, утвержденных приказом от 10 декабря 2012 г. № 580н). Сообщение подают в произвольной форме.

Как обычная работа может стать вредной

Если вам кажется, что в офисе нет вредных факторов, – это ошибка. В Перечне есть подпункт 3.2.2.4., который называет работу с ПЭВМ более 50% рабочего времени вредным фактором.

Офисные сотрудники большую часть времени проводят за компьютером: менеджеры, бухгалтеры, тем более программисты и сисадмины. В 2022 году Минтруд собирался внести изменения в Перечень и исключить пункт о компьютерах из списка, ведь машины совершенствуются и сейчас их влияние на зрение не такое, как раньше.

Пока это только проект, поэтому до внесения изменений правило остается действующим. Однако чиновники полагают, что нужно принимать во внимание еще и результаты СОУТ. Если условия труда для конкретного рабочего места (нескольких аналогичных мест) признаны допустимыми или оптимальными, то можно не проводить медосмотры, ведь получается, что отсутствует вредное влияние.

Правда далее их мнения расходятся: признавать безопасными вообще все подобные рабочие места или только те, где рабочее время за ЭВМ занимает менее 50%. Судебная практика в этом смысле тоже противоречивая. Для избегания споров рекомендуется все же проводить медосмотры.

Мнения разделились

Несмотря на нововведения в законодательстве, судебные инстанции не изменили своего решения. Постановления Арбитражного суда Поволжского округа от 27.01.2016 № Ф06-4898/2015 по делу № А65-11279/2015, Арбитражного суда Уральского округа от 23.09.2014 № Ф09-6044/14 по делу № А07-16620/2013 подтверждают позицию, что страховые взносы за медосмотры начислять не нужно.

Однако решения судов по обложению страховыми взносами медосмотра чиновники из ФНС не принимают во внимание. Позиция налоговиков проста: эти судебные постановления были приняты на основании законов, утративших свою силу в связи с введением 34 главы НК РФ. Следовательно, выплаты подлежат налогообложению в полном объеме. Позиция ФНС отражена в письме от 03.09.2018 № БС-4-11/[email protected]

Аналогичное мнение высказал Минфин России (письмо от 08.02.2018 № 03-15-06/7527). Чиновники российского ведомства не считают эти выплаты компенсационными, их нельзя отнести к необлагаемым суммам, а значит, облагается компенсация расходов на медосмотр страховыми взносами.

На собеседование со справкой

Порядок действий, если к вам пришел устраиваться кандидат, которому необходимо пройти предварительный медицинский осмотр:

1. Уточнить предполагаемую должность соискателя.
2. Проверить внутренние документы и списки рабочих мест с обязательными медосмотрами, если они отсутствуют, придется проверить Перечень.

Обратите внимание! Неспециалисту трудно определить наличие вредных или опасных факторов. Бухгалтеру или кадровику следует обратиться к ответственному за охрану труда и технику безопасности (в небольшой организации им может быть руководитель, прошедший соответствующее обучение) за разъяснениями и распоряжением, требовать от сотрудника справку или нет.

3. Выдать направление на прохождение медосмотра. В нем указывается точное наименование должности, с группой, категорией, разрядом. Также потребуется ссылка на пункт Перечня – необходимо уточнить, какие именно факторы присутствуют в работе. От этого зависит состав врачебной комиссии.
4. Кандидат проходит комиссию, причем если у компании нет заключенного договора с конкретным медицинским учреждением, то работник сам выбирает место и предоставляет результат потенциальному работодателю.

Если обследование прошло успешно и нет противопоказаний, то можно оформлять сотрудника. Больше подробностей в статье по ссылке.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, сумма компенсации расходов на прохождение обязательного медосмотра не облагается:

• НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 8 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/44840);
• взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
• взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с оплаты проезда сотрудников в места проведения медицинских обследований и проживания в этих местах? Медучреждения, в которых проводятся медосмотры, территориально удалены от местонахождения работодателя.

Ответ на этот вопрос зависит от того, обязательно проведение этих медицинских обследований в соответствии с Трудовым кодексом РФ или нет.

Обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медосмотры должны проходить сотрудники, занятые:

• на тяжелых работах;
• на работах с вредными или опасными условиями труда (в т. ч. на подземных);
• на работах, связанных с движением транспорта;
• в пищевой промышленности, общественном питании и торговле;
• в обслуживании водопроводных сооружений;
• в лечебно-профилактических и детских учреждениях.

Указанные медицинские осмотры (обследования) осуществляются за счет средств работодателя.

Такие правила установлены в статье 213 Трудового кодекса РФ.

Если лечебные учреждения, в которых проводятся обязательные медосмотры, расположены далеко от местонахождения организации, то она оплачивает сотрудникам проезд до пункта назначения и проживание за время прохождения осмотра. Суммы такой оплаты не могут считаться экономической выгодой (доходом) сотрудника, поскольку прохождение медосмотра является обязанностью каждого работника (ст. 213 ТК РФ, ст. 41 НК РФ). Следовательно, если организация оплачивает сотрудникам проезд к месту проведения обязательных медицинских обследований и проживание в месте их проведения, то такие суммы не облагаются НДФЛ.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-211.

Однако, если проведение медосмотра не предусмотрено статьей 213 Трудового кодекса РФ, то оплата сотруднику проезда к месту проведения такого медосмотра и проживания в месте его проведения признается доходом работника, полученным в натуральной форме. Суммы такой оплаты облагаются НДФЛ (ст. 211 НК РФ).

Такой вывод содержится в письме Минфина России от 20 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-349.

Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Расходы при приеме на работу

Затраты на медосмотр кандидатов учитываются в бухгалтерском учете как обычные затраты по основной деятельности, на соответствующих счетах БУ:

Д 20 (26,23,25,44) К 76(60)

В налоговом учете (для целей расчета налога на прибыль или единого налога при УСН) расходы также принимаются (см. п. п 7 и 8 п. 1 статьи 264 НК РФ и пп. 5 п. 1 статьи 346.16 НК РФ). В частности на УСН по разъяснениям Минфина эти затраты входят в состав материальных расходов, как часть производственного процесса.

Неважно, прошел отбор кандидат или нет, даже если результаты медосмотра оказались неприемлемыми для принятия его на работу, их можно учесть. Хотя некоторые споры вызывает ситуация, когда потенциальный работник самостоятельно заключает договор на медкомиссию и затем предъявляет документы для возмещения ему таких затрат.

В большинстве случаев налоговые органы и суды признают, что эти затраты по закону обязан нести работодатель, поэтому возмещение работнику расходов не приводит к образованию у него дохода, облагаемого НДФЛ и взносами. Отмечу, что возмещение возможно, если работник сам обратится за ним. Главное, чтобы организация, проводившая медосмотр, имела лицензию, а сотрудник предоставил договор, документы по оплате и оказанию услуги. Для организации принять в БУ затраты можно на основании актов оказанных услуг, а для налогового учета на УСН важен факт оплаты.

Обратите внимание! С 1 июля 2022 года в кассовом чеке должно быть указано наименование покупателя (заказчика), его ИНН и некоторые другие реквизиты (пп. 6.1 ст. 4.7 Закона 54-ФЗ), если расчет производится с организацией (ИП), в том числе через подотчетное лицо.

Еще один довод не платить взносы за кандидата — это отсутствие трудовых отношений. Поскольку физическое лицо не является застрахованным лицом, то и взносы начислять не нужно.

Учет затрат на медосмотры

29.11.2013

Трудовое законодательство обязывает некоторые предприятия проводить медосмотры своих работников. В каких случаях они должны осуществлять медосмотры и как им учитывать затраты на такие мероприятия, читатель узнает, прочитав данную статью.

Необходимость медосмотров

Согласно ст. 213 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и опасными условиями труда, должны проходить обязательные медосмотры. Причем последние осуществляются как при поступлении кандидатов на назначение на определенные должности, так и периодически в течение года. Кроме того, работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и опасными условиями труда, должны проходить и внеочередные обследования на основании медицинских показаний.

Цель медосмотров — определить пригодность работников, как потенциальных, так и штатных, для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний.

Обязательность проведения медосмотров для некоторых категорий работников установлена и другими нормативными документами, например, Федеральным законом от 02.01.2000 № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов» и Федеральным законом от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения».

Федеральным законом от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» предусмотрено обязательное медицинское освидетельствование и переосвидетельствование кандидатов в водители и водителей транспортных средств с целью о определения у них каких-либо медицинских противопоказаний или ограничений к водительской деятельности.

Необходимость проведения медосмотров установлена также Санитарными правилами, разработанными для различных отраслей.

Так, для организаций торговли продовольственным сырьем и пищевыми продуктами разработаны специальные правила СП 2.3.6.1066-01 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям торговли и обороту в них продовольственного сырья и пищевых продуктов», утвержденные Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 06.09.2001, в которых в том числе закреплено требование о прохождении работниками организаций торговли медосмотров (подпункт 13.1 п. 13).

Если же работники не пройдут обязательные медосмотры, они не должны допускаться к работе (ст. 76 и 212 ТК РФ).

«Вредные» профессии

ТК РФ определено, что медицинское обследование должны проходить следующие категории работников:

• работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными для жизни условиями труда
• работники, занятые на поземных работах
• работники, деятельность которых связана с движением транспорта
• работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли
• работники водопроводных сооружений
• работники лечебно-профилактических и детских учреждений

Кроме того, в обязательном порядке проходят медосмотры работники в возрасте до 18 лет вне зависимости от того, подпадают они под вышеуказанные категории работников или нет (ст. 266 ТК РФ).

Перечень работ и факторов, при которых которых должны проводиться медосмотры, утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 16.08.2004 № 83 (далее – Приказ № 83).

Так, согласно действующему законодательству в перечень работ, при выполнении которых необходимы медицинские освидетельствования, например, включены:

• работы на высоте
• верхолазные работы (верхолазными работами считаются все работы, когда основным средством предохранения работников от падения во все моменты работы и передвижения является предохранительный пояс)
• работа по обслуживанию и ремонту действующих электроустановок с напряжением 42 В и выше переменного тока, 110 В и выше постоянного тока, а также монтажные, наладочные работы, испытания и измерения в этих электроустановках
• работы в лесной и военизированной охране, службе спецсвязи и т.д.
• работы по непосредственному управлению транспортными средствами
• работы в организациях пищевой промышленности, на молочных и раздаточных пунктах, базах и складах продовольственных товаров, где имеется контакт с пищевыми продуктами в процессе их производства, хранения, реализации, в том числе работы по санитарной обработке и ремонту инвентаря, оборудования, а также работы, при выполнении которых имеется контакт с пищевыми продуктами при транспортировке их на всех видах транспорта
• работы в организациях общественного питания, торговли, буфетах, на пищеблоках, в том числе на транспорте
• работы на водопроводных сооружениях, связанные с подготовкой воды и обслуживанием водопроводных сетей
• и другие.

К вредным факторам отнесены не только химические и физические факторы, но и факторы трудового процесса, такие как физические перегрузки.

Порядок проведения медосмотров

Порядок проведения предварительных и периодических медосмотров установлен приказом Минздравмедпрома России от 14.03.1996 № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентах допуска к профессии»,согласно п. 2.1 которого работодатель совместно с Роспотребнадзором определяет контингент работников, подлежащих предварительным медосмотрам, не позднее 1 декабря предшествующего года. При этом работодатель не должен забывать указывать и вредные производственные факторы.

Частота проведения периодических медосмотров (обследований) также определяется территориальными органами Роспотребнадзора совместно с работодателем исходя из конкретной санитарно-гигиенической и эпидемиологической ситуации (п. 3.3 приложения 3 к Приказу № 83). При этом периодические медосмотры (обследования) должны проводиться не реже, чем один раз в два года.

Кроме того, периодические медосмотры работников могут осуществляться и досрочно в соответствии с медицинским заключением или по заключению территориальных органов Роспотребнадзора. При этом причина проведения внеочередного медосмотра обязательно обосновывается.

Для того чтобы работники могли пройти медицинское обследование, организация должна заключить договор с медицинским учреждением. Затем руководитель организации издает приказ о прохождении медосмотра, в котором указывает профессии лиц, подлежащих освидетельствованию, и сроки прохождения медосмотра. При этом календарный план прохождения медицинского обследования согласовывается с медицинским учреждением.

Для прохождения медосмотра работнику выдается на руки направление, в котором приводится перечень вредных, опасных веществ и производственных факторов, оказывающих воздействие на работника. Данное направление представляется работником врачу лечебно-профилактического учреждения, проводящего медосмотр.

Обратите внимание.

Проводить медосмотры, как предварительные, так и периодические, могут только те медицинские организации, которые имеют соответствующую лицензию (п. 5 приложения 3 к Приказу № 83).

Работникам, которым противопоказана работа с вредными, опасными веществами и производственными факторами, выдается заключение клинико-экспертной комиссии на руки. Его копия пересылается в трехдневный срок работодателю, выдавшему направление.

Если противопоказания к работе с вредными факторами выявлены в ходе предварительного обследования, то работодатель вправе отказать потенциальному работнику в заключении трудового договора (определение Верховного Суда Российской Федерации от 14.11.2007 № 83-Г07-7).

При выявлении противопоказаний к работе с вредными факторами в ходе периодического медосмотра работника последний должен быть переведен на другую имеющуюся у работодателя работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья (ч. 1 ст. 73 ТК РФ), или с работником должен быть расторгнут трудовой договор согласно абз. 3 ст. 84 ТК РФ.

Учет затрат на медосмотры

В ст. 213 ТК РФ, устанавливающей обязанность работодателя проводить медицинские освидетельствования работников, указано, что медосмотры осуществляются за счет средств работодателя.

При оплате обязательных медосмотров, предусмотренных законодательством организация может учитывать понесенные затраты в налоговом учете.

Налог на прибыль

В ст. 112 ТК РФ установлено, что работодатель обязан обеспечить безопасные условия труда, а также охрану труда, в том числе посредством осуществления медосмотров: предварительных и периодических.

В соответствии с подпунктом. 7 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы на обеспечение нормальных условий труда и техники безопасности, предусмотренных действующим законодательством. Соответственно расходы на обязательные медосмотры могут учитываться при расчете прибыли, если они соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, в том числе оформлены надлежащим образом (письмо Минфина России от 05.10.2009 № 03-03-06/1/638). При этом у медицинской организации, которая проводит медицинские освидетельствования, должна быть соответствующая лицензия. Расходы на обязательные медосмотры признаются в учете на дату подписания акта сдачи-приемки оказанных услуг (подпункт 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

На практике случается и так, что потенциальный работник самостоятельно оплачивает предварительный медосмотр, а организация впоследствии возмещает ему понесенные затраты. В такой ситуации сумма возмещения расходов на проведение медосмотра также может быть учтена при расчете прибыли (письмо Минфина России от 21.11.2008 № 03-03-06/4/84).

Следует отметить, что для целей налогообложения прибыли организация может учесть расходы на предварительный медосмотр потенциальных работников даже в случае, если по его результатам предполагаемая работа будет потенциальным работникам противопоказана (письмо Минфина России от 06.10.2009 № 03-03-06/1/648). Если прошедший предварительный медосмотр работник уволится почти сразу после поступления на работу, например через месяц, то услуги, оказанные медицинской организацией на осуществление медосмотра, все равно могут быть учтены при расчете прибыли. Ведь налоговое законодательство не ставит возможность учета затрат на медосмотры в зависимость от продолжительности работы обследованного работника.

Обратите внимание.

Работник проходит медицинский осмотр в часы работы медицинского учреждения, то есть с отрывом от работы. Трудовым законодательством предусмотрено, что на время прохождения медосмотров за ним сохраняется средний заработок (ст. 185 ТК РФ). Соответственно выплаты работнику на время прохождения медосмотра могут быть учтены при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 6 ст. 255 НК РФ).

Налог на добавленную стоимость

Стоимость медосмотра, как предварительного, так и профилактического, не облагается НДС (подпункт 2 п. 2 ст. 149 НК РФ). При этом вышеуказанная льгота по уплате НДС применяется при условии, что у медицинской организации имеется лицензия на осуществление конкретного вида деятельности. Но если у у нее ее нет, она не имеет права проводить обязательные медосмотры.

Ввиду того, что в стоимость услуг медицинской организации не включается НДС, то организация, которая оплачивает услуги проведения медосмотров, не может принять налог к вычету.

Налог на доходы физических лиц

Расходы, понесенные организацией для обеспечения прохождением работником обязательного медосмотра, не признаются его доходом. Ведь доходом в соответствии со ст. 41 НК РФ считается экономическая выгода в денежной или натуральной форме. Оплата организацией медосмотра работника, установленного законодательством, не может быть признана экономической выгодой работника ввиду того, что такое обследование необходимо для обеспечения деятельности организации. Соответственно стоимость медицинского обследования не облагается налогом на доходы физических лиц. Такой же позиции придерживается и Минфин России в письме от 21.11.2008 № 03-03-06/4/84.

Средний заработок, начисленный работнику за время прохождения медосмотра, является его доходом и соответственно облагается налогом на доходы физических лиц.

Страховые взносы во внебюджетные фонды

Стоимость оплаты организацией медицинскому учреждению услуг,связанных с прохождением работниками обязательного медосмотра, не подлежит обложению страховыми взносами (подпункт. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ), так как прохождение медосмотра связано с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

На вышеуказанные суммы не начисляются также взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000. № 184).

В то же время выплаты работнику, начисленные за время прохождения обязательного медосмотра, являются объектом обложения страховыми взносами, так как они связаны с его трудовой деятельностью (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Пример.

Предприятие «Перспектива» для прохождения обязательного медосмотра работников заключило договор с городской поликлиникой. В декабре обязательный медосмотр прошли 18 человек, в том числе 15 работников прошли периодический медосмотр и 3 — предварительный медосмотр. Оказание медицинских услуг было оформлено актом сдачи-приемки. В соответствии с договором стоимость медицинских услуг на осуществление медосмотра работников предприятия «Перспектива» составила 36 000 руб. (эти услуги НДС не облагались). Средний заработок работников за время прохождения медосмотра составил 10 000 руб.

Расходы на проведение обязательного медосмотра работников (предварительного и периодического), занятых в основной деятельности предприятия, относятся к расходам по обычным видам деятельности и принимаются к бухгалтерскому учету в сумме договорной цены оказанных медицинских услуг (п. 5 – 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 , поэтому в бухгалтерском учете предприятия «Перспектива» были отражены следующие операции:

Дебет 20, 26, 44 Кредит 60 – 36 000 руб. – приняты к учету расходы на проведение поликлиникой обязательного медосмотра; Дебет 20, 44 Кредит 70 – 10 000 руб. – начислен средний заработок за время прохождения медосмотра; Дебет 70 Кредит 68, субсчет «НДФЛ», – 1300 руб. (10 000 руб. х 13 %) – удержан налог на доходы физических лиц; Дебет 20, 44 Кредит 69, соответствующие субсчета, – 2600 руб. (10 000 руб. х 26 %) – начислены страховые взносы во внебюджетные фонды; Дебет 20, 44 Кредит 69 – 20 руб. (10 000 руб. х 0,2 %) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (тарифы устанавливаются в зависимости от класса профессионального риска: класс профессионального риска для предприятий торговли I, соответственно тариф – 0,2 %, а для деятельности грузового автомобильного транспорта установлен класс VI, соответственно тариф – 0,7 %); Дебет 60 Кредит 51– 36 000 руб. – перечислены деньги поликлинике за проведение медосмотра. В налоговом учете 48 620 руб. (36 000 руб. + 10 000 руб. + 2 600 руб. + 20 руб.) принимаются в уменьшение прибыли в составе прочих расходов. С суммы 36 000 руб. налог на доходы физических лиц не удерживается, страховые взносы на нее не начисляются.

Специалисты оказывают аудиторские консультации по всем вопросам бухгалтерского и налогового учета, в том числе по оптимизации налогообложения, и по вопросам регистрации фирм.

Будем рады сотрудничеству с Вами по любым направлениям наших услуг!

Автор:

ЧЕРЕВАДСКАЯ Ольга Ефимовна

Плановые медосмотры и их учет

Если в компании пройдена СОУТ и есть списки тех должностей и рабочих мест, где работники обязаны проходить регулярные медосмотры, то можно составить график их проведения и согласовать его с медицинской организацией, выбранной для заключения договора. Периодичность зависит от отнесения работы или факторов к тому или иному пункту Перечня.

При постоянном договоре придется соблюдать определенный порядок:

В бухгалтерском и налоговом учете плановые осмотры учитываются точно так же, как и при трудоустройстве. Расчеты только чаще происходят в безналичном порядке, а организации передаются подтверждающие документы с расшифровками, кто, у каких специалистов, с каким результатом, на какую сумму проходил осмотр.

Это позволит правильно разнести по счетам затраты, что особенно важно, когда идет речь о нескольких системах налогообложения. Например, часть работников занимается розничной торговлей, переведенной на ЕНВД, а часть – оказанием услуг на ОСНО или УСН. Затраты придется разделить соответственно.

Обратите внимание! Принять для расчета налогооблагаемой базы можно только расходы на обязательные медицинские осмотры. Если работодатель направляет сотрудников на медкомиссии по собственному желанию, то учесть оплаты по ним в НУ нельзя.

Налоговые органы будут настаивать на обложении проведенных необязательных медосмотров таких сумм НДФЛ и взносами, т.к. считают их выгодой сотрудника. Ведь подобная компенсация не перечислена в необлагаемых в статье 422 НК РФ. Суды не согласны с этой позицией и выступают на стороне работников.

Расходы на покупку средств индивидуальной защиты

В обязанности работодателя входит регулярно обеспечивать своих сотрудников спецодеждой, спецобувью и другими средствами индивидуальной защиты (СИЗ). Состав, количество и периодичность выдачи средств защиты по разным должностям определены приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н.
Задача службы охраны труда или руководителей подразделений — отслеживать, как соблюдаются нормы, вовремя выдавать и заменять обветшалую спецодежду и СИЗ. Принятые в учреждении нормы выдачи средств защиты могут быть увеличены по решению выборного органа, но ни в коем случае не могут быть меньше, чем законодательно установленные.

Спецодежда, как и все другие материальные запасы, принимается к учету по ее фактической стоимости. Последняя складывается из оплаты поставщику и сопутствующих расходов на транспортировку, страховку, консультационные услуги, таможенные пошлины и прочее. Расходы по доставке распределяются на все предметы партии пропорционально стоимости каждого.

В бухгалтерском учете покупка и списание спецодежды отражаются следующими проводками.

Обратите внимание, что о списании спецодежды можно говорить, когда срок ее службы истек, и она не пригодна для дальнейшего использования. Бухгалтерская проводка составляется на основании «Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря» (ф. 0504143). К списанию не относится выдача спецодежды работникам — это передача в эксплуатацию, то есть внутреннее перемещение, для которого отдельной проводки не требуется.

К сведению
Если приобретенные средства индивидуальной защиты соответствуют пунктам 38, 39, 45 Инструкции № 157н (утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н), учреждение может поставить их на учет как основные средства. В этом случае они будут учитываться не как спецодежда, а как основные средства.

Путевые листы

Самая большая проблема для любой организации, владеющей или арендующей автотранспорт, — это путевые листы. Их заполнение вызывает недовольство и дискомфорт у водителей и раздражает как руководителей, так и бухгалтеров, вынужденных возиться с большим объемом данных.

Однако это главный документ для подтверждения (напрямую или косвенно) таких расходов, как:

• ГСМ (топливо, масла);
• сопутствующие товары (антифриз, омывающая жидкость);
• проезда к месту командировки, вахты, обычной работы, совершения рейса, транспортировки и т.п.;
• ремонт и покупка автозапчастей;
• обслуживание транспорта – мойка, диагностика, шиномонтаж;
• заработная плата водителей;

Кроме того, учет, ведущийся на основе путевок, помогает выявить водителей, которые используют имущество организации не по назначению:

• ездят по личным делам (количество километров по одометру);
• сливают бензин (расхождения в данных заливки, заправки и остатках топлива);
• прикладывают «левые» чеки (несоответствие между объемом бака, расходованным топливом и представленными документами).

Короче говоря, служат путевые листы благим целям, только их ведение обременительно. Не в последнюю очередь из-за необходимости делать отметки о прохождении медосмотра.

Важно! Обязательность отметки о медицинском осмотре указана в п. 7 ст. II Приказа Минтранса №152 от 18.09.2008. Это часть сведений о водителе.

Особенно строго с этим на пассажирском транспорте, ведь ответственность здесь намного выше. Если в компании нет штатного медика, то опять же придется заключать договор и постоянно пользоваться услугами медицинского учреждения. Обычно осмотры проходят быстро: врач проверяет общее самочувствие, уровень давления, частоту пульса, температуру.

Почему я подробно остановилась на предназначении путевых листов? Как вы поняли, они необходимы для подтверждения ряда расходов организации. Даже если просто выплачивается компенсация за использование личного транспорта работника и никакие затраты отдельно не возмещаются, само использование в рабочих целях автомобиля нужно подтвердить.

Так как частью обязательных реквизитов путевки является отметка о медосмотре, то ее отсутствие может привлечь внимание налоговиков. Они поставят под сомнение действительность такого документа и могут попытаться снять соответствующие расходы по нему в НУ.

Суды, правда, и здесь лояльно относятся к налогоплательщикам и восстанавливают право принять затраты к учету.

Расходы на обучение персонала

Требование трудового законодательства пройти обучение и проверку знаний по охране труда распространяется на все организации вне зависимости от вида деятельности и формы собственности, более того — на всех сотрудников, включая руководителя (постановление Минтруда России, Минобразования России № 29 от 13.01.2003). В зависимости от величины штата учреждение должно выделить в отдельную штатную единицу должность специалиста по охране труда (штат менее 50 человек) или сформировать службу по охране труда (штат более 50 человек).
Сотрудники, ответственные за этот участок работы, а также руководитель и заместители руководителя учреждения должны пройти обучение. Это могут быть курсы по охране труда или курсы повышения квалификации. Срок — не позднее одного месяца после трудоустройства. Только после этого они могут проводить обучение и инструктажи остальных сотрудников.

Учреждение из собственных средств оплачивает своим сотрудникам обучение на курсах. Эти затраты отражаются в бухгалтерском учете такими проводками:

ФСС: как отчитаться и получить возмещение

Специальная оценка отражается не только в декларации, подаваемой в Роструд, но еще и в отчете 4-ФСС (таблица 5), начиная с первого квартала 2022 года. В отдельной строке в той же таблице показываются медосмотры. До нового года эти данные неизменны, т.к. значения ставятся на начало года. При направлении расчета за 1 квартал 2022 не забудьте проверить, произошли ли изменения, и заполнить таблицу.

Чтобы возместить свои затраты по обязательным медосмотрам, работодатель обращается в ФСС за соответствующим финансированием (Правила утверждены Приказом Минтруда №580н от 10.12.2012 г.).

Важно! Заявление подается в текущем году до 1 августа (т.е. по 31 июля включительно). В 2022 срок уже вышел, теперь воспользоваться льготой можно только в 2022 году и чем раньше, тем лучше, ведь Фонд может отказать в предоставлении финансирования, если исчерпаны средства бюджета.

Расчет суммы, которую возместит (выделит) ФСС, делается на основе данных предыдущего календарного года по формуле:

(Начисленные взносы на травматизм — расходы на оплату «несчастных» больничных и отпусков на период лечения и проезда к месту лечения сверх ежегодного обычного отпуска) х 20%

Страхователь, заботящийся о предпенсионерах, направляет дополнительные средства на их санаторно-курортное лечение, может рассчитывать на 30%.

Для предприятий, не обращавшихся за финансирование в два предыдущих года, штат которых не превышает сто человек, установлены более выгодные условия. Они могут произвести расчет не из одного предшествующего года, а сразу из трех предыдущих лет. При этом размер помощи все же не должен быть выше, чем сумма взносов текущего года.

Для возмещения потребуются (список актуален для финансирования по медосмотрам): заявление, план предупредительных мер и их финансирования в текущем году (оригиналы), списки мероприятий по улучшению условий и охране труда (по результатам СОУТ) и список сотрудников, подлежащих прохождению медицинских осмотров в текущем году в виде копий, договор с лицензированной медицинской организацией и ее лицензия (копии).

Обратите внимание! В некоторых отделениях попросят отдельные документы продублировать в электронном виде на электронную почту или через неформализованную переписку по ТКС.

Когда ФСС даст добро, страхователю придется ежеквартально дополнительно к расчету 4-ФСС представлять отчет об использовании сумм взносов. Дополнительно понадобятся копии актов врачебных комиссий и сведения из них, а также копии платежных и иных документов, подтверждающих оплату медосмотров и фактическое получение услуг (счета, платежные поручения, кассовые чеки, акты).

Пока взаимодействие с ФСС по телекоммуникационным каналам связи, исключая подачу отчетности, не налажено, поэтому большинство документов придется нести лично (если отправляете представителя или ответственное лицо – не руководителя, то не забудьте передать с ним доверенность). Также можно воспользоваться сайтом Госуслуг.

ОСНО

Отражение расходов на проведение медосмотров при расчете налога на прибыль зависит от того, за счет каких источников они оплачены:

• за счет средств организации;
• за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (если такая возможность предусмотрена правилами расходования страховых взносов, утвержденными Минздравсоцразвития России на текущий год).

При расчете налога на прибыль затраты на проведение обязательных медосмотров за счет средств организации включите в состав прочих расходов (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомерность такого подхода подтверждена письмами Минфина России от 8 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/44840, от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/1/196.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на проведение обязательного предварительного медосмотра за счет средств организации. Организация применяет общую систему налогообложения

В январе по договору с районной поликлиникой ООО «Производственная » провело медосмотр сотрудников, занятых производством металлургических агломератов. Стоимость медосмотра – 300 000 руб. (без НДС). Налог на прибыль «Мастер» начисляет ежемесячно, при расчете использует метод начисления.

В учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 76 – 300 000 руб. – отражены расходы на медосмотр сотрудников;

Дебет 76 Кредит 51 – 300 000 руб. – оплачен медосмотр сотрудников.

При расчете налога на прибыль за январь бухгалтер организации включил в состав прочих расходов 300 000 руб.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть компенсацию затрат на обязательный медосмотр при приеме на работу водителей? Компенсация выплачивается сотруднику по истечении испытательного срока.

Ответ: да, можно.

Сотрудники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, обязаны проходить предварительные медосмотры (ст. 213 и 328 ТК РФ). Затраты на возмещение стоимости оплаченных ими за свой счет медосмотров при трудоустройстве уменьшают налогооблагаемую прибыль. Основание – подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. При этом сотрудники должны документально подтвердить понесенные ими расходы на медосмотр.

Аналогичная точка зрения изложена в письме Минфина России от 21 ноября 2008 г. № 03-03-06/4/84.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на содержание медпункта (здравпункта), расположенного на территории организации?

Можно, но при одновременном соблюдении двух условий:

• необходимость наличия медпункта должна быть продиктована требованиями законодательства. Такая необходимость возникает, например, если медпункт нужен для оказания первой (доврачебной) помощи на предприятиях с вредными и опасными условиями труда;
• медпункт должен входить в состав самой организации (т. е. не должен являться структурным подразделением другого предприятия, например, медицинского учреждения).

При соблюдении всех вышеперечисленных условий организация вправе учесть затраты на содержание медпункта (здравпункта) в составе прочих расходов (подп. 7 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 15 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/269, от 4 марта 2010 г. № 03-03-06/1/109, от 18 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/356, от 21 июня 2005 г. № 03-03-04/1/20, от 9 июля 2004 г. № 03-03-05/1/69. Подтверждает такой подход арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 26 ноября 2009 г. № КА-А40/12347-09, Центрального округа от 8 октября 2009 г. № А23-3030/08А-14-189).

В остальных случаях, например, если организация проводит в созданном медпункте медосмотры сотрудников по своей инициативе и (или) он является структурным подразделением другой организации, расходы на содержание такого медпункта учесть нельзя (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Совет: есть аргументы, которые позволяют учесть расходы на содержание медпункта даже в тех случаях, когда необходимость в нем не связана с требованиями законодательства.

Подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ не связывает содержание медпункта на территории организации с наличием в ее деятельности вредных условий, факторов, предполагающих обязательное проведение медосмотров, или с требованием законодательства об оказании первой (доврачебной) помощи.

Поэтому, если расходы на содержание медпункта экономически обоснованны и документально подтверждены, их можно учитывать при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). Даже если содержать медпункт и проводить медосмотры своих сотрудников организация не обязана.

В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых содержатся аналогичные выводы (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 июля 2007 г. № КА-А40/6818-07, Центрального округа от 9 ноября 2006 г. № А08-11753/05-25 и Поволжского округа от 5 сентября 2006 г. № А12-2078/2006-С29).

Однако в данном случае расходы на содержание медпункта необходимо обосновать дополнительно.

Во-первых, следует подтвердить, что наличие в организации медпункта по медицинским показаниям действительно необходимо для персонала. Например, для сотрудников, постоянно работающих на компьютерах, медосмотры рекомендованы пунктом 13.1 статьи 13 постановления от 3 июня 2003 г. № 118, которое вводит в действие СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03.

Во-вторых, нужно, чтобы созданный медпункт был оборудован и функционировал под контролем квалифицированного специалиста. Например, медицинского работника (штатного или совместителя).

Если медпункт оказывает медицинские услуги не только сотрудникам, но и другим гражданам, учет доходов и расходов по такому подразделению ведите обособленно (ст. 275.1 НК РФ, письмо ФНС России от 2 сентября 2010 г. № ШС-37-3/10421). В таком случае медпункт может быть признан обслуживающим хозяйством. При этом право учесть затраты на содержание медпункта в составе расходов от деятельности обслуживающих производств и хозяйств не зависит от обязанности организации проводить медосмотры.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на проведение предварительного медосмотра, если после него выяснилось, что гражданин не может быть принят на работу по состоянию здоровья?

Ответ: да, можно.

Организация обязана обеспечить проведение за счет собственных средств обязательных предварительных медосмотров при поступлении сотрудника на работу. Если претендент на трудоустройство самостоятельно оплатил медосмотр, то независимо от результатов организация обязана возместить ему понесенные расходы. При этом обязанность проведения медосмотров не ставится в зависимость от факта дальнейшего трудоустройства сотрудника. Такой порядок следует из абзаца 12 части 2 статьи 212 Трудового кодекса РФ.

Поскольку предварительные медосмотры проводятся не по инициативе организации, а в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, затраты на их проведение нужно квалифицировать как расходы на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 8 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/44840 и от 6 октября 2009 г. № 03-03-06/1/648.

Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы организации на вакцинацию (проведение профилактических прививок) сотрудников?

Ответ: да, можно.

При расчете налога на прибыль расходы на вакцинацию сотрудников можно включить в состав прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого должно соблюдаться одно условие – проводя вакцинацию сотрудников, организация выполняет возложенные на нее законодательством обязанности. То есть такая вакцинация должна быть обязательной. Такой вывод Минфин России сделал в письме от 1 июня 2007 г. № 03-03-06/1/357.

О необходимости проведения на предприятиях профилактических мероприятий свидетельствует статья 11 Закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ. А также санитарно-эпидемиологические правила СП 3.12.3117-13 «Профилактика гриппа и других острых респираторных вирусных инфекций», утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 18 ноября 2013 г. № 63.

Кроме того, о важности вакцинации сотрудников высказался и Роспотребнадзор в постановлении от 1 сентября 2004 г. № 1 (принято совместно с Главным государственным санитарным врачом). В этом документе руководителям организаций порекомендовано выделять средства на закупку противогриппозных вакцин.

Правомерность включения затрат на вакцинацию сотрудников в расходы при расчете налога на прибыль подтверждается и арбитражной практикой. Однако основания для учета таких расходов суды приводят разные:

– организация, которая проводит вакцинацию сотрудников от гриппа по предписанию, полученному от органа государственного санэпиднадзора, вправе включить затраты на вакцинацию в состав прочих расходов по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Доказательством обоснованности затрат и связи с деятельностью, направленной на получение доходов, будет служить указанное предписание органа санэпиднадзора (см., например постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 февраля 2006 г. № А56-29688/2005);

– затраты на вакцинацию сотрудников можно учесть в составе прочих расходов по подпункту 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. То есть как расходы на обеспечение нормальных условий труда (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 июля 2007 г. № КА-А40/5665-07, Северо-Западного округа от 1 декабря 2008 г. № А21-7038/2007);

– затраты на вакцинацию сотрудников можно включить в состав расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). При этом суды признали обоснованность таких затрат как произведенных на основании трудового (коллективного) договора (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 24 октября 2006 г. № А65-6040/2005-СА2-8, Северо-Западного округа от 1 декабря 2008 г. № А21-7038/2007).

Регистрация результатов медосмотра

Документы для регистрации результатов медосмотра можно ввести либо на основании документа Направление либо из рабочего места Медицинские осмотры (вкладка Сотрудники — кнопка Ввести заключения):

По кнопке Все без противопоказаний можно указать, что все сотрудники не имеют противопоказаний по результатам медосмотра. По кнопке Сформировать заключения – создать документы Заключение:

На основании даты медосмотра и периодичности медосмотров для сотрудника формируется плановая дата следующего медосмотра.

Подключение возможности учета медосмотров

Возможность учета медосмотров подключается флажком в настройках подсистемы охраны труда (Настройка – Охрана труда):

Работа по планированию и учету медосмотров ведется из рабочего места Медицинские осмотры (Охрана труда – Медицинские осмотры):

Сотрудники, подлежащие медосмотрам

Список сотрудников, подлежащих медосмотрам, отображаются в форме Медицинские осмотры на вкладке Сотрудники:

Красным цветом в этой форме выделяются:

• сотрудники, с просроченным медосмотром, или до осмотра которых осталось меньше месяца;
• сотрудники с противопоказаниями, которым нужно оформить отстранение от работы (перевод или увольнение).

Список сотрудников отсортирован по дате следующего медосмотра. Если сотрудник никогда не проходил медосмотра, то датой следующего осмотра считается дата его вступления в опасную должность: день приема или перевода.

Информация по медосмотрам сотрудника отражается также в карточке сотрудника по ссылке Охрана труда: