Единовременное пособие при рождении ребенка: проводки

Получить единовременное госпособие при рождении малыша имеет право один из родителей, опекун или усыновитель (ст. закона о госпособиях от 19.05.1995 N 81-ФЗ). Величина пособия фиксированная и ежегодно индексируется с 1-го февраля на законодательном уровне. С 01.02.2018 размер пособия составил 16759,09 руб., до этого времени (с 01.02.2017 по 31.01.2018) – 16350,33 руб. Насчитывается пособие на дату рождения, обратиться за ним можно до исполнения ребенку полугода.

Пособие назначается на каждого родившегося ребенка. Указанная сумма выплачивается на одного малыша, при появлении двойни выплата производится в двойном размере, тройни – в тройном и т.д. При расчете пособия учитывается районный коэффициент, установленный для конкретного региона. Трудоустроенные родители (усыновители) за пособием обращается к работодателю. Также работодатель дополнительно может выплачивать матпомощь на новорожденного из своих средств. Рассмотрим особенности оформления этих операций в бухучете фирмы.

Единовременное пособие при рождении ребенка: проводки

Отражают начисление и выплату госпособия в компании так же, как и расчеты с персоналом по зарплате – на счете 70, кредитуя его при начислении и дебетуя при выдаче. Поскольку выплата пособия осуществляется не из средств фирмы, а за счет бюджета Фонда соцстраха, то корреспондируется 70-й счет со счетом 69 «Расчеты по соцстрахованию».

Выплачивают пособие на основании заявления, справки ЗАГСа о рождении ребенка. Необходимо и письменное подтверждение (например, справку с места работы) того, что другому родителю это пособие не назначалось и не выплачивалось.

Впоследствии работодатель передает все представленные документы в ФСС, откуда получает возмещение затрат. Компания не вправе откладывать выплату пособия (она должна произвести ее в течение 10 дней с момента подачи документов), мотивируя отсутствием средств ФСС, поэтому все расчеты с Фондом, как правило, производятся позднее.

На практике в учете фирмы все действия по расчетам и выплате пособия отражаются так:

Действующий механизм расчетов по пособию на рождение ребенка исключает начисление страховых взносов на эти выплаты. Не облагаются они и НДФЛ.

Формирование описи заявлений и документов для назначения и выплаты пособия

Если вместо реестра сведений организация формирует опись в соответствии с Приложением № 2 к приказу ФСС РФ от 24.11.2017 № 578 (раздел Отчетность, справки — Передача в ФСС сведений о пособиях), то в колонке Вид пособия автоматически проставляется значение Пособие по беременности и родам (рис. 3). В остальном заполнение описи не отличается от заполнения описи для пособия по временной нетрудоспособности.

Рис. 3

1С:ИТС

О формировании в 1С описи заявлений и документов для назначения и выплаты пособий см. в разделе «Инструкции по учету в программах «1С». В этом же разделе см. о начислении пособия по беременности и родам при страховом стаже менее 6 месяцев в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3). Как в 1С начислять больничный по основному месту работы (основной случай), при травме на производстве или профзаболевании; ежемесячное пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет и др., см. на сайте 1С:ИТС.

От редакции. Об особенностях выплат пособий напрямую через ФСС и реализации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) эксперты 1С рассказывали 16.02.2021 на онлайн-лекции в 1С:Лектории. Подробнее см. на сайте 1С:ИТС.

Примеры расчета и выплаты единовременного пособия на новорожденного

Пример 1

Инженер ПТО в сентябре 2022 представила в бухгалтерию заявление на выплату единовременного пособия по рождению дочери 25 августа 2018. Районный коэффициент, действующий в местности нахождения компании – 0,15.

Сумма полагающегося пособия составила 19272,95 руб. (16759,09 х 1,15). Проводки в бухучете компании:

В дальнейшем средства по выплаченному пособию компании возмещает отделение ФСС. По поступлении денег на счет фирмы бухгалтер проводит запись: Д/т 51 К/т 69/1 – 19272,95.

Пример 2

Продавец-консультант торговой сети родила двойню 10 сентября 2018 г. 1 октября она подала заявление на выплату единовременного пособия на рождение детей с подтверждением неполучения его по месту работы супруга. Территориальный коэффициент местности нахождения компании – 0,2.

Размер пособия составит 40 221,82 руб. (16 759,09 х 2 х 1,2). Страховыми отчислениями и налогом на доходы выплата не облагается, сумма выдается заявителю полностью. Бухгалтер на операции по единовременному пособию при рождении ребенка сделает проводки:

Д/т 69/1 К/т 70 на сумму 40 221,82 руб. – начислено пособие.

Д/т 70 К/т 51 на сумму 40 221,82 руб. – пособие перечислено на карту сотрудницы.

Расчет пособия по беременности и родам

Размер пособия определяется путем умножения среднедневного заработка на число календарных дней, приходящихся на период отпуска по беременности и родам.

Застрахованному лицу, имеющему страховой стаж менее шести месяцев, пособие по беременности и родам выплачивается в размере, не превышающем за полный календарный месяц МРОТ, установленного федеральным законом, а в районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, в размере, не превышающем МРОТ с учетом этих коэффициентов в соответствии с частью 3 статьи 11 Закона № 255-ФЗ.

В случае если застрахованное лицо не имело заработок за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, а также в случае если средний заработок, рассчитанный за эти периоды, в расчете за полный календарный месяц ниже МРОТ, установленного федеральным законом на день наступления страхового случая, средний заработок, исходя из которого исчисляется пособие, принимается равным МРОТ, установленному федеральным законом на день наступления страхового случая. Если застрахованное лицо на момент наступления страхового случая работает на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня), средний заработок, исходя из которого исчисляются пособия в указанных случаях, определяется пропорционально продолжительности рабочего времени застрахованного лица.

1С:ИТС

В разделе «Консультации по законодательству» см. подробнее: о назначении пособия по беременности и родам; о предоставлении отпуска при усыновлении ребенка.

Материальная помощь от работодателя

Крупные предприятия зачастую оказывают сотрудницам в качестве меры поддержки материальную помощь по случаю рождения ребенка, закрепляя это право в колдоговоре или ином локальном акте. Выплачивается матпомощь на основании заявления свободной формы и соответствующего распоряжения руководителя.

Законодателем не оговариваются размеры такого пособия, поскольку это прерогатива компании, однако существуют аспекты, которые стоит учитывать – размер выплаты до 50000 руб. на одного малыша не облагается ни НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК), ни страховыми взносами (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК), если она производится в течение первого года жизни ребенка. Такое освобождение от налогообложения предоставляется каждому из родителей (письмо Минфина РФ от 21.03.2018 № 03-04-06/17568). Если выплата сделана, когда ребенку уже исполнился 1 год, от обложения освобождается только 4000 руб.

Выплата материальной помощи производится за счет собственных средств фирмы. Подобная помощь – выплата социального плана, она не относится к трудовым отношениям, поэтому отражается на сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Особенностью учета операций по выплате материальной помощи является то обстоятельство, что она не учитывается в налоговых расходах, что приводит к возникновению разницы между налоговым и бухучетом, с которой начисляют постоянное налоговое обязательство по налогу на прибыль — ПНО (п. 4, 7 ПБУ 18/02). Проводки:

Пример 3

Сотруднице начислена и выплачена единовременная матпомощь при рождении ребенка в сумме 40 000 руб. В бухучете операция отразится так:

Пособие на погребение

Пособие на погребение выплачивается в размере произведенных расходов на погребение согласно гарантированному перечню услуг из п. 1 ст. 9 Закона от 12.01.1996 N 8-ФЗ, но не более размера, предусмотренного Постановлением Правительства на дату смерти (п. 1 ст. 10 Закона от 12.01.1996 N 8-ФЗ). Размер пособия увеличивается на районный коэффициент, установленный в местности.

Предельный размер пособия в 2022 году составляет 6 124,86 руб. (Постановление Правительства РФ от 29.01.2020 N 61).

Размер пособия пересмартивается ежегодно с 1 февраля текущего года.

Пособие на погребение не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Для возмещения расходов на выплату пособия на погребение работодатель предоставляет в ФСС в бумажном виде (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 N 294):

• заявление (по форме, утв. Приказом ФСС РФ от 24.11.2017 N 578);
• справку о смерти (получатель пособия представляет справку работодателю, у которого трудился умерший).

Пособие выплачивается в день обращения (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 12.01.1996 N 8-ФЗ).

ФСС возмещает расходы путем перечисления на счет организации. Зачет в счет предстоящих платежей не предусмотрен (п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 N 294, Письмо ФНС РФ от 14.02.2017 N БС-4-11/[email protected] (п. 2)).

Начисление пособия стороннему лицу

21 июля в Организацию обратился родственник умершего сотрудника Петров О. В. с заявлением о выплате пособия на погребение. К заявлению приложены документы на оплату расходов на погребение, на сумму 10 000 руб.

21 июля Организация выплатила пособие.

31 июля Организация подала в ФСС заявление о возмещении расходов.

Шаг 1. Отразите начисление пособия документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Операции, введенные вручную.

Особенности заполнения документа Операция, введенная вручную по примеру:

• Дебет — 69.01 «Расчеты по социальному страхованию»;
• Субконто 1 — Налог (взносы): начислено / уплачено;
• Кредит — 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами»;
• Субконто 1 — физическое лицо, которому выплачивается пособие, выбирается из справочника Физические лица;
• Сумма, Сумма НУ Кт — сумма пособия (в нашем примере — 6 124,86 руб.).

Шаг 2. Отразите выплату пособия документом Списание с расчетного счета вид операции Прочее списание в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Укажите:

• Получатель — физическое лицо, которому выплачивается пособие, выбирается из справочника Контрагенты (используется для заполнения платежного поручения);
• Счет дебета — 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами»;
• Работники организаций — физическое, в т. ч. стороннее лицо, которому выплачивается пособие, выбирается из справочника Физические лица;
• Статья расходов — Прочие расходы: Вид движения — Прочие платежи по текущим операциям.

В платежном поручении на выплату пособия укажите код вида дохода — 2, т. к. на данную выплату нельзя обращать взыскание (пп. 17 ч. 1 ст. 101 Федерального закона N 229-ФЗ).

Подробнее Коды видов дохода в платежных документах

Начисление пособия сотруднику

Если пособие на погребение получает работник организации, его следует отразить в 1С: БП 3.0 с помощью специально созданного начисления в документе Начисление зарплаты (Зарплата и кадры – Все начисления).

24 июля в Организацию обратился работник Осипов И. С. с заявлением о выплате пособия на погребение несовершеннолетнего родственника. К заявлению приложены документы на оплату расходов на погребение на сумму 10 000 руб.

В тот же день Организация выплатила пособие.

17 августа июля Организация подала в ФСС заявление о возмещении расходов.

Шаг 1. Создайте новый вид начисления — Пособие на погребение в разделе Зарплата и кадры — Расчет зарплаты — ссылка Начисления — кнопка Создать.

Укажите:

• в разделе НДФЛ: переключатель — не облагается;

Шаг 2. Начисление пособия отразите документом Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты.

По кнопке Добавить укажите получателя пособия, затем в графе Начислено по ссылке внесите изменения по сотруднику, которому выплачивается пособие:

• по кнопке Добавить укажите созданное ранее начисление Пособие на погребение и сумму пособия.

В расчете 6-НДФЛ пособие на погребение не отражается (Письмо ФНС РФ от 24.03.2016 N БС-4-11/5106), поэтому дата выплаты значения не имеет.

Шаг 3. Создайте ведомость и выплатите пособие обычным способом для выплаты зарплаты.

Если пособие выплачивается через банк, то ведомости и платежные поручения сформируются с учетом указанных кодов вида дохода в начислениях.

Подробнее:

• Автоматическая подстановка кода выплаты доходов в ведомости
• Коды видов дохода в платежных документах

Формирование заявления на возмещение в ФСС 1С

Создайте документ Заявление в ФСС о возмещении пособий на погребение из рабочего места Пособия за счет ФСС в разделе Зарплата и кадры (либо из журнала Передача в ФСС сведений о пособиях в разделе Зарплата и кадры).

Документ заполняется вручную.

Укажите на вкладке Расходы на погребение:

• Получатель пособия — по кнопке Добавить добавьте физическое лицо, получившее пособие, выбирается из справочника Физические лица;
• Статус — выберите из списка статус физического лица по отношению к умершему;
• Размер пособия — сумма выплаченного пособия (в нашем примере 6 124,86 руб.);
• Количество страниц — количество справок о смерти;
• Умерший — ФИО умершего, на которого выплачено пособие.

На вкладке Сведения о страхователе данные организации заполняются из карточки организации, раздел Банковские реквизиты заполните вручную.

Распечатайте заявление по кнопке Печать из журнала Передача в ФСС сведений о пособиях в разделе Зарплата и кадры. PDF Сдайте в ФСС на бумаге лично или по почте.

Отражение пособий в отчетности по страховым взносам

Пособие на погребение в РСВ:

• выплаченное лицам, не являющимся работниками организации — не отражается (Письмо ФНС РФ от 03.09.2018 N БС-4-11/[email protected]);
• выплаченное работникам организации — отражается (пп. 1 п. 1 ст. 422 НК РФ, п. 10.7 Порядка, утв. Приказом ФНС РФ от 18.09.2019 N ММВ-7-11/[email protected]): PDF стр. 030 подр. 1.1, 1.2 раздела 1;
• стр. 030 Приложения 2 к разд.1.

Пособие на погребение в 4-ФСС:

• выплаченное лицам, не являющимся работниками организации — не отражается;
• выплаченное работникам организации — отражается (ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ, п. 7.2 Приложения 2 к Приказу ФСС РФ от 26.09.2016 N 381): PDF стр. 2 Таблицы 1.