Как сдать СЗВ-М в бумажном виде?

Почему отчеты сдаются на бумаге?

На данный момент требования к сдаче исключительно в электронном виде предъявляются только к декларации НДС.

Существует достаточно большое количество налогоплательщиков, которые предоставляют отчетность на бумажном носителе. Все они не являются плательщиками НДС. И у каждого свои причины, чтобы сдаваться «по старинке». Для кого-то услуги оператора слишком дороги, кто-то отправляет минимальное количество отчетов и не видит смысла платить деньги за электронную сдачу, а кто-то принципиально не желает сдаваться по – другому.

СЗВ-М: штрафы в 2022 году

Если отчет будет предоставлен с нарушением утвержденных сроков или с ошибками, страхователю грозит штраф. Его размер достигает 500,00 рублей за каждое застрахованное лицо, по которому сведения были поданы с ошибками или несвоевременно (ст. 17 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ). Штрафные санкции могут быть применены и к должностным лицам. Их размер составляет 300,00–500,00 рублей.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Сдача отчетов в электронном виде

Наша статья, конечно, не про сдачу через телекоммуникационные каналы связи, но не упомянуть о них нельзя.

Сейчас основная масса отчетности сдается в электронном виде. Это просто, удобно, надежно и быстро. Правда, достаточно затратно.

Для того, чтобы «сдаваться по электронке» необходимо заключить договор с оператором, получить ключ электронной подписи и можно начинать.

Огромным плюсом является тот факт, что все формы отчетов всегда актуальны, обновляются автоматически. Кроме того, после формирования электронного отчета предусмотрена проверка его показателей. Если выявляются ошибки, программа покажет что именно нужно исправить.

Ответ о принятии отчета приходит из инспекции достаточно быстро, если есть ошибки, они указаны в протоколе налоговой.

Кроме того, в электронном виде можно получать и отсылать различные документы, отвечать на требования налоговой инспекции, проводить сверки.

Как заполнить заявление в Экстерне

Если не подать заявление о подключении к ЭДО ПФР, отчёт СЗВ-ТД не примут. Поэтому, скорее всего, к началу отчётности все разработчики добавят форму заявления в свои программы. Расскажем, как заполнить её, если вы отчитываетесь через Контур.Экстерн.

Войдите в Экстерн. На боковом меню найдите значок ПФР и выберите «Регистрация в ПФР». На главном экране появятся три ссылки — кликните «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (ЗПЭД)»:

После клика на заявление откроется форма. Введите нужные реквизиты

Или можете пролистать форму вниз и сразу выбрать сертификат, которым будет подписан документ. Если в реквизитах плательщика все данные заполнены, в форме они проставятся автоматически.

Когда все готово, нажмите «Подписать и отправить».

Информацию о приёме заявления в Экстерне можно увидеть прямо на странице заполнения формы, рядом с кнопкой «Отправить». По регламенту ПФР, заявление должны принять в течение двух дней. Но на практике ответы приходят уже через полчаса. После того как форму примут, можно отправлять СЗВ-ТД.

Если что-то осталось неясно, посмотрите видео:

Кто может сдавать отчет на бумаге

По общему правилу, закрепленному законодательно, сдавать отчет в бумажном варианте могут компании или индивидуальные предприниматели численность работников у которых меньше 25 человек. Это значит, что если трудоустроено 24 сотрудника, то можно отчитываться на бумаге, если 25 и более – отправляем отчет по электронке.

Кроме того, бывают форс – мажорные ситуации. Например, отсутствует интернет или сломался компьютер, а сдавать нужно срочно. В этом случае при численности работников до 25 человек, отчет можно сдать в бумажном виде, даже если ранее отчетность всегда сдавалась по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок заполнения СЗВ – М на бумаге

Для того, чтобы заполнить отчет в бумажной форме необходимо сначала найти актуальную форму. Это можно сделать на просторах интернета и труда не составляет.

Составление отчета на бумаге ничем не отличается от заполнения в электронном виде. Заполняются все 4 раздела формы, то есть указывается:

Сведения об организации – составителе отчета
Месяц и год, за который подается отчет
Тип сведений. Если отчет заполняется впервые за указанный период, то проставляется тип сведений «исходящая». Форма с типом сведений «дополняющая» или «отменяющая» используется при исправлении ошибок.
Информация о сотрудниках организации. Указывается СНИЛС и ИНН сотрудника

В нижней части отчета ставится подпись директора, печать организации и указывается дата сдачи формы.

Сроки сдачи бумажной отчётности СЗВ-М

Отчёт СЗВ-М — ежемесячный, подавать его нужно до 15 числа месяца, идущего за отчётным. Если 15 число выпадает на выходной или праздничный день, то крайняя дата переносится на ближайший рабочий день.

В 2022 году это следующие даты:

за январь — не позднее 15 февраля;
за февраль — не позднее 15 марта;
за март — не позднее 15 апреля;
за апрель — не позднее 17 мая (15 число выпадает на выходной день);
за май — не позднее 15 июня;
за июнь — не позднее 15 июля;
за июль — не позднее 16 августа (15 число выпадает на выходной день);
за август — не позднее 15 сентября;
за сентябрь — не позднее 15 октября;
за октябрь — не позднее 15 ноября;
за ноябрь — не позднее 15 декабря;
за декабрь — не позднее 17 января 2022 года (15 число выпадает на выходной день).

Программы для формирования и проверки созданных отчетов

Специально для тех, кто сдает отчет на бумаге, Пенсионный фонд размещает на своем сайте бесплатные программы для формирования и проверки отчетности. К таким программам относятся «Документы ПУ-6» и ПФР – ПОПД.

Программа «Документы ПУ-6» позволяет сформировать, в том числе, и отчет СЗВ – М. Сразу стоит оговориться, что программа достаточно проста, но требует очень внимательного заполнения всех информационных полей. Для формирования отчета необходимо внести все данные об организации, а затем и о сотрудниках предприятия. Программа не только составляет отчет в актуальной форме, но и формирует файл выгрузки для передачи в Пенсионный фонд. Файл необходимо проверить в программе ПФР-ПОПД. Если все проверки пройдены успешно, можно сдавать форму.

Что из себя представляет СЗВ-М?

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» целями индивидуального (персонифицированного) учета являются:

создание условий для назначения страховых и накопительной пенсий в соответствии с результатами труда каждого застрахованного лица;
обеспечение достоверности сведений о стаже и заработке (доходе), определяющих размер страховой и накопительной пенсий при их назначении;
создание информационной базы для реализации и совершенствования пенсионного законодательства Российской Федерации, для назначения страховых и накопительной пенсий на основе страхового стажа застрахованных лиц и их страховых взносов, а также для оценки обязательств перед застрахованными лицами по выплате страховых и накопительной пенсий, срочной пенсионной выплаты, единовременной выплаты средств пенсионных накоплений;
развитие заинтересованности застрахованных лиц в уплате страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации;
создание условий для контроля за уплатой страховых взносов застрахованными лицами;
информационная поддержка прогнозирования расходов на выплату страховых и накопительной пенсий, определения тарифа страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, расчета макроэкономических показателей, касающихся обязательного пенсионного страхования;
упрощение порядка и ускорение процедуры назначения страховых и накопительной пенсий застрахованным лицам.

Форма СЗВ-М утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда России от 1 февраля 2016 г. № 83п «Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах». В разделе «Сведения о застрахованных лицах» указываются данные о застрахованных лицах — работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства

№
п/п

Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица (заполняются в именительном падеже)

Страховой номер индивидуального лицевого счета (заполняется обязательно)

ИНН (заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица)

Сдача отчета лично или по доверенности

Отчет сформирован, проверен всеми возможными способами? Теперь можно идти «сдаваться».

Для этого распечатываем форму в 2 экземплярах, скидываем на флешку файл выгрузки и идем в отделение Пенсионного фонда.

Если отчет подает директор организации или сам индивидуальный предприниматель, то дополнительных документов предоставлять не надо.

Доверенность потребуется, если от организации отчет пойдет сдавать представитель, например, бухгалтер. Представитель индивидуального предпринимателя должен представить в фонде нотариально заверенную доверенность.

Специалист Пенсионного фонда заносит файл выгрузки в свою базу и, если не находит ошибок, делает отметку о сдаче на экземпляре налогоплательщика. С этого момента отчет считается сланным.

Чьей обязанностью является предоставление СЗВ-М?

Согласно п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» страхователь ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем, представляет о каждом работающем у лице, (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе) следующие сведения:

страховой номер индивидуального лицевого счета;
фамилию, имя и отчество;
идентификационный номер налогоплательщика (при наличии у страхователя данных об идентификационном номере налогоплательщика застрахованного лица).

Предоставлять сведения о подрядчиках-физических лицах не нужно лишь в исключительных случаях:

Подрядчик	Комментарий	Нормативный акт
Индивидуальный предприниматель	Индивидуальные предприниматели признаны плательщиками страховых взносов	п. 1 ст. 419 НК РФ
Иностранные граждане и лица без гражданства	Не признаются объектом обложения страховыми взносами для плательщиков, выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства, по трудовым договорам, заключенным с российской организацией для работы в ее обособленном подразделении, место расположения которого находится за пределами территории Российской Федерации.	ст. 420 НК РФ
Студенты очной формы обучения	В базу для исчисления страховых не включаются в вознаграждения, осуществляемые в пользу обучающихся в профессиональных образовательных организациях, образовательных организациях высшего образования по очной форме обучения за деятельность, осуществляемую в студенческих отрядах (включенных в федеральный или региональный реестр молодежных и детских объединений, пользующихся государственной поддержкой) по трудовым договорам или по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ и (или) оказание услуг.	п. 3 ст. 422 НК РФ

Отправка отчета по почте

Еще одним способом доставки в Пенсионный фонд отчета на бумажном носителе является отправка по почте.

Пересылка письма может занять довольно длительное время. Беспокоиться по этому поводу не стоит, поскольку датой сдачи отчета будет считаться дата отправки письма налогоплательщиком. То есть форму можно направить даже в последний день сдачи.

Алгоритм действий в случае отправки почтой будет следующий:

Распечатываем отчет в 2 экземплярах, ставим печать, подписываем у директора. Один из них можно сразу убрать в папку с отчетами, поскольку в конверт нужно положить только один экземпляр.
Идем в ближайшее отделение связи, оплачиваем отправку письма. Наша цель – отправить ценное письмо с описью вложения. Где взять эту опись? Можно на почте, пока стоим в очереди как раз успеем заполнить. А можно воспользоваться сервисами по формированию подобных документов в интернете и придти с уже готовым к отправке, заполненным бланком. В описи обязательно указываем отправителя, то есть название организации или ИП, адрес отправки письма (отделение Пенсионного фонда), наименование отправляемых отчетов и их количество. Поскольку наше письмо ценное, указываем в описи ценность, можно проставить 1 рубль. Работник почты делает на нашем экземпляре описи отметку о приеме и выдает квитанцию об оплате.
Опись с отметкой и квитанцию прикрепляем к нашему экземпляру отчета. Отчет сдан!

При отправке почтой файл с выгрузкой в Пенсионный фонд не передается. Полученную информацию сотрудники фонда будут заводить вручную.

Отправка документа через почту

Если работодатель не может подать СЗВ-М на бумажном носителе лично, он может отправить его по почте, это допускается. Для этого необходимо документ заполнить и заверить соответствующим образом. После этого необходимо подготовить опись вложения и отправить опись, сам документ ценным или заказным письмом. Принимая его, работник почты укажет дату отправки. Такой вариант удобен тем, что не требует личного присутствия руководителя или уполномоченного лица. Отправить СЗВ-М почтой может любой сотрудник. Даже если он не имеет доверенности или полномочий.