Акт об уничтожении документов: образец и порядок заполнения по предприятию

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и налоговых деклараций. Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.

Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех юридических лиц действуют единые правила.

Причины уничтожения документов

Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

Порча документации в результате возгорания или затопления;
Хищение бумаг;
Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе. Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа. Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления. Для подтверждения происшествия понадобятся справки из соответствующих ведомств.

В этой статье вы можете узнать, как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении и скачать ее образец.

Ценность документов

Не все образующиеся в процессе деятельности организации документы должны храниться постоянно. Некоторые документы с течением времени утрачивают свою актуальность и могут быть уничтожены.

Главным критерием отбора документа к уничтожению является утрата им ценности.

Все документы условно могут быть разделены на три группы в зависимости от ценности:

документы постоянного хранения. Это документы, имеющие непреходящее социальное, историческое, экономическое значение. К ним относятся учредительные документы организации, реестры акционеров, описи дел, годовые бухгалтерские отчеты и т.п.;
документы длительного (свыше 10 лет) хранения. Это документы по личному составу (награждение), документы по несчастным случаям на производстве и т.п. — то есть то, что может иметь значение в течение человеческой жизни;
документы временного хранения. Это документы, имеющие ценность «здесь и сейчас», то есть в период оперативного делопроизводства в течение делопроизводственного года и, как правило, до 5 лет. К ним относятся приказы по дисциплине, общая переписка, внутренние служебные документы и т.п.

Поскольку документы, образующиеся в делопроизводстве различных организаций, достаточно схожи, с целью облегчения их учета и определения ценности разработан специальный Перечень типовых управленческих документов (утвержден Росархивом в 2022 году), в котором указаны сроки хранения большинства документов.

Также на уровне ведомств и отраслей могут быть утверждены свои Перечни, в которых указаны сроки хранения более специфичных для отрасли документов.

На основании Перечня и описи дел, ведущихся в организации, лицом, ответственным за делопроизводство, при участии экспертной комиссии предприятия формируется сводная номенклатура дел организации.

Что представляет собой акт об уничтожении документов?

Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения. Документ содержит полный уничтоженных наименований. Обязательно указываются нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми ликвидирована та или иная бумага.

Акт об уничтожении документов утверждается и подписывается только после того, как будет окончена процедура фактического уничтожения документации.

Процедуру ликвидации бумаг может осуществлять фирма-аутсорсер. В этом случае нужно тщательно проверить документ на предмет соответствия всем законодательным нормам. Важно, чтобы составленный акт действительно мог служить подтверждением процедуры ликвидации.

Узнать, как составить акт проведения инвентаризации и скачать его образец, вы можете по ссылке.

Что нужно проверить при составлении акта?

Приведение полного перечня уничтоженной документации;
Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

Что говорит законодательство?

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

Госархивом установлены правила, регламентирующие хранение. Их перечень утвержден 6 октября 2006 года. Согласно данному нормативно-правовому акту, документы хранят:

Непродолжительное время – от одного года до пяти лет;
В течение длительных сроков (от 10 до 75 лет);
Некоторые документы вообще нельзя уничтожать.

Тип архива не имеет значения: документы могут храниться как в собственном, так и принадлежащем компании архиве.

Перечень устанавливает следующее:

Годовая налоговая отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
Годовая балансовая и бухгалтерская отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
«Первичка» (первичная учетная документация) хранится пять лет;
Кадровую документацию хранят в течение 75 лет. Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее.

Таким образом, можно выделить ключевые документы, которые не подлежат ликвидации. К документам с бессрочным периодом хранения относятся годовая бухгалтерская и налоговая отчетность, годовые бухгалтерские балансы. В случае любой проверки или притязаний со стороны налоговых органов такая документация подтвердит, что все выплаты в бюджет фирма произвела полностью, и их суммы можно проверить в любой момент.

Комиссия, сформированная в учреждении, отбирает документы, которые нужно хранить постоянно. Такой список составляется по возрастанию (от начала года к его окончанию). Четыре экземпляра этого списка подписывает руководитель.

Документы с бессрочным периодом хранения отправляются в государственный архив или помещаются в собственный. Каждый год составляется приказ с указанием ответственного за сохранность лица.

Акт об уничтожении документов – образец заполнения:

Образец акта об уничтожении документов ООО Рассвет.

О хранении документов

Фонды (предприятия), комплектующие муниципальные и государственные архивы, обязаны организовать учет и хранение документов и их передачу в архив на ответственное хранение по истечении определенного срока.

Однако несмотря на то, что коммерческим организациям такая обязанность не вменена, существует целый ряд нормативных актов, предусматривающих обязанность частных организаций хранить и предоставлять по первому требованию отдельные документы (как правило, учредительные, правоустанавливающие, финансовые). Так, например:

Федеральный закон от 08 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (статья 50) устанавливает, что ООО обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества;
Федеральный закон от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (статья 89) также устанавливает, что АО (ПАО) обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.

За утрату, утерю или неправомерное уничтожение таких документов могут полагаться штрафы.

Утилизация архивных документов

Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2015 года, с 1 января 2016 года можно начать процедуру уничтожения. Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.

Если документацию нужно изъять из государственного архива, она истребуется по накладной. Переданные архивом бумаги, которые должны быть утилизированы, описываются в перечне. Этот перечень и есть тот самый акт на уничтожение документов. В нем указывается наименование бумаг и их количество.

Акт об уничтожении документов содержит множество дат, отображающих хронологию событий:

Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;
Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;
Дата утверждения акта руководства;
На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).

Акт утилизации документов – образец заполнения:

Образец акта утилизации документов ООО Шредер.

Все бумаги, подлежащие утилизации и внесенные в акт, до момента уничтожения должны храниться отдельно. После рассмотрения комиссией акт заверяет руководитель. Факт утилизации подтверждается актом об уничтожении. Процедура осуществляется путем сжигания или посредством специального оборудования в присутствии членов комиссии.

Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ – читайте здесь.

Особенности утилизации офисных документов

Утилизация скопившейся бумаги в квартире проходит очень просто. Достаточно взять старые тетрадки и другие подобные вещи, а затем отправить в корзину, либо отнести в пункт приема макулатуры.

С офисными бумагами сложнее, существует ряд ограничений:

Утилизировать старые приказы, а также бухгалтерские документы можно только после того, как истечет срок хранения, которые устанавливается государством. По состоянию на 2022 году действует ФЗ-125.
Утилизировать следует постепенно, освобождая архив от документов, которые по тем или иным причинам утратили свою ценность для компании.

Если компания хочет внести свой вклад в дело защиты окружающей среды, лучше использовать электронный документооборот, способный полностью устранить потребность в бумаге. Если для компании ценность экологической безопасности не определяющие, то можно руководствоваться экономией. Электронный документооборот снимает потребности не только в бумаге, но и принтерах, шредерах, копировальных аппаратах, многофункциональных устройствах и т. п. вещах.

Интересно, что офисная оргтехника тоже требует соблюдения определенных правил утилизации.

Порядок составления акта

Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).

Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

Наименование дела (общее название документа);
Крайние даты;
Номер документа по описи или номенклатуре;
Количество хранящихся экземпляров;
Период хранения;
Статьи согласно Перечню.

Внизу таблицы нужно указать, сколько всего папок или дел подлежит утилизации. Далее в документе расписываются члены комиссии (как минимум три человека). В комиссию обычно входят архивариус, начальник кадровой службы и ответственный за документооборот. Сверху ставится подпись руководителя.

Как составить доверенность на право подписи документов и какие полномочия можно передать по этому виду доверенности, вы можете узнать в нашей новой публикации.

Сроки хранения

Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

Кто занимается утилизацией документа

Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений. Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой.

Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы. Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.

Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.

Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации.
Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.

Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции.

Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание. За такие действия может грозить и уголовная ответственность.

Выводы

Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и бухгалтерскую отчетность трогать нельзя, это также касается различных балансов.

Для утилизации лишних бумаг нужно создать экспертную комиссию, члены которой определят, можно уничтожать выбранные документы или нет, а также составят соответствующее разрешение. Акт на уничтожение содержит перечень дел и всегда подтверждается росписью руководителя. Факт утилизации всегда оформляется в виде соответствующего акта.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Последние новости

Документы с истекшим сроком годности

Если речь о первичных учетных актах, это право компании, но не обязанность. Тем не менее, надо соблюдать определенный порядок:

Руководство компании выпускает приказ, в котором указывается необходимость уничтожения документов. Иначе надзорные органы могут заинтересоваться причиной отсутствия документов, которые формально есть, но фактически отсутствуют.
Определение ценности документов. Необходимо руководствоваться действующим законодательством в области определения ценности документов. Они могут представлять практическую, либо научную ценность.
Нахождение и внесение в перечень бумаг, у которых полностью истек срок хранения.
Составление перечня бумаг на уничтожение.
Уничтожение документов, согласно перечню.

В конечном счете рекомендуется сдать бумаги на макулатуру, если среди них нет секретных документов.

Экспертная комиссия

Согласно Правилам работы архивов организации, утвержденным приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года, в начале каждого делопроизводственного года организация обязана провести экспертизу ценности документов.

Проведением экспертизы ценности документов занимается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя. О том, как составить этот приказ, мы рассказали в материале по ссылке. Во время своего заседания экспертная комиссия:

просматривает документы с истекшим сроком хранения и определяет необходимость его продления (или отсутствие необходимости);
определяет срок хранения для новых документов в случае, если они отсутствуют в Перечне, и ответственный за делопроизводство затрудняется самостоятельно определить их ценность;
согласовывает описи дел и утверждает список дел, выделенных к уничтожению.

Все эти вопросы отражаются в протоколе заседания экспертной комиссии.

Комиссией по уничтожению документов, таким образом, может называться как сама экспертная комиссия, так и специально созданная, отдельная комиссия, которая на предприятии занимается только уничтожением документов.

Как создать комиссию

В комиссию могут быть включены любые работники на усмотрение руководителя. Как правило, в обязательном порядке в члены комиссии включаются заведующий делопроизводством или начальник отдела кадров, или юрист, но могут быть привлечены и другие сотрудники.

Председателем комиссии является либо сам руководитель организации, либо кто-то из лиц высшего руководства (например, директор по административной работе или начальник управления документационного обеспечения).

Сама комиссия может быть как постоянно действующей, так и временной, создаваемой для уничтожения конкретных документов. Работу комиссия осуществляет в соответствии с Инструкцией по делопроизводству данной организации. С ней все члены комиссии должны быть ознакомлены под подпись.

Для уничтожения документов с грифом «ДСП» (для служебного пользования) составляется отдельная комиссия.