Идей для открытия своего дела много. Вы, наконец-то, определились и открыли автосервис. Только что зарегистрировали бизнес, голова идет кругом, и у вас сразу появились вопросы о том, как правильно и как лучше вести бухгалтерский учет автосервиса. Ведь хочется грамотно планировать расходы и, конечно же, оптимизировать налоговую нагрузку.
В ведении бухгалтерского учета в автосервисе есть нюансы. Расскажем о них.
Чаще всего автосервис предоставляет самый разнообразный спектр услуг. При этом есть возможность предоставлять их как физическим, так и юридическим лицам.
Документы, необходимые в работе
Чтобы была возможность отразить реализацию услуг в учете, используются первичные документы:
- договор на оказание услуг;
- акт выполненных работ или;
- счет-фактура, если вы работаете с НДС.
Есть и другие важные документы. Чтобы оформить заказ, например, ремонта ТС в автосервисе физическому лицу, то потребуется заполнить бланк-заказ по форме БО-1.
Чтобы своевременно вести учет оказанных услуг, корректно их отображать и проводить, используйте принятые и утвержденные формы:
- Оказаны услуги авторемонта автосервисом Дт 62.01 Кт 90.01
- Оплачены услуги авторемонта физическими лицами Дт 50 Кт 62.01
- Оплачены услуги авторемонта юридическими лицами Дт 51 Кт 62.01
Когда вы предоставляете услуги по ремонту, после выполненных работ, автосервис должен правильно списать отработанные запчасти:
- Поступили запчасти в автосервис от поставщиков Дт 41 Кт 60
- Оплачены запчасти поставщику по счету и товарной накладной Дт 60 Кт 51
- Списаны запчасти при оказании услуг автосервиса Дт 90 Кт 41.
Налогообложение организаций (ИП), работающих в системе автосервиса
От применяемого налогового спецрежима в организации (ИП) зависят расходы на сборы, взносы и собственно принцип работы в системе автосервиса.
| Режим налогообложения | Особенности применения | Налоговая нагрузка |
| УСН (6% с прибыли) | Штат работающих не более 100 чел.; годовая прибыль до 60 млн; БСО за ремонт с физлицами; работа с юрлицами посредством ККМ, расчетного счета | Имущественный налог не уплачивается; основной налог снижается за счет страховых сборов; обязательно ККМ при реализации запчастей |
| УСН (прибыль — траты) | Особенности применения как и при УСН с 6% от прибыли | Не взимается налог на имущество; обязательно ККМ при реализации запчастей; если дохода нет, уплачивается 1% от дохода |
| ЕНВД | Только штатные ограничения в 100 чел.; БСО за ремонт с физлицами, а запчасти по чекам; работа ведется посредством ККМ, расчетного счета — с юрлицами; запчасти по чекам | Не уплачивают имущественный налог; основной налог уплачивают ежеквартально в любом случае, подсчитывается он с учетом численности работающих; уплаченные страховые сборы за работников снижают основной налог на 50% |
| ОСН с НДС | Без лимитирования; БСО с физлицами по ремонту; с юрлицами — ККМ, расчетный счет | Много налогов, включая НДС; если дохода не будет, налоги не уплачивают либо их размер минимален |
| ОСН без НДС | Лимитирование только по части прибыли — до 2 млн за квартал; БСО с физлицами, а с юрлицами — счет либо ККМ | Большая нагрузка в отношении налогов; если прибыли нет, размер налогов существенно снижается либо их не платят |
Таким образом, свою деятельность в системе автосервиса организации и ИП могут осуществлять, находясь на системе налогообложения УСН либо ОСН. При этом некоторые виды деятельности могут подпадать под ЕНВД (НК РФ, ст.346.26, п.2, пп.3). Выбор налогового режима следует производить с учетом указанных выше особенностей их применения и налоговой нагрузки.
Организация бухгалтерского учета автосервиса
Бухгалтерия автосервиса обязана не только вести отдельный учет для каждой представленной услуги, но и фиксировать движения денежных средств и платежей с поставщиками.
Таким образом, чтобы соответствовать всем требованиям законодательства, необходимо:
- учитывать уставной капитал сервиса и следить за его изменениями;
- разбираться в расчетных данных с поставщиками;
- уметь работать с основными имеющимися средствами и нематериальными активами.
Если автосервис закупает для работы запчасти и различные материалы, оборудование и другие необходимые инструменты, то использованные ресурсы должны списываться согласно требованиям законодательства.
Неважно, какой именно вид учета будет вестись: учет клиентов, ТС или запчастей. В любом случае, все эти вопросы лучше доверить специалисту.
Бухучет автомойки
Работа автомойки это оказание услуг, поэтому в ваших бухгалтерских проводках всегда будут задействованы затратные счета 20, 25, 26. оказывается как физическим лицам, так и юридическим.
В работе с физическими лицами юридическое лицо (автосервис) обязано использовать кассовый аппарат, на основании Положения ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций». По окончании оказания автосервис должен выдать на руки физическому лицу первичный документ, подтверждающий факт совершения услуги: Накладная, Акт выполненных работ и приходно-кассовый ордер (ПКО) с кассовым чеком.
— Оказана автосервисом физическому лицу, выставлен акт работ Дт 62 Кт 90
— Оплачена по ранее выставленному акту Дт 50 Кт 62.
Помимо обслуживания физических лиц, услугами автомойки могут воспользоваться и юридические лица. Юридические лица могут вести безнальные расчеты. В этом случае автосервису необходимо открыть расчетный счет в банке.
— Оплачена по ранее выставленному счету юридическому лицу Дт 51 Кт 62.
Автоматизация работы автосервиса
В помощь бухгалтеру и собственнику создано большое количество программ для облегчения ведения учета.
Программа БИТ.Автосервис создана на базе 1С:Управление торговлей 8.3., ред. 11. Таким образом, пользователи получают все преимущества и функционал известного продукта 1С. Еще один плюс: бухгалтеру не нужно долго учиться и разбираться в системе, для обмена данными с «1С:Бухгалтерия» используются стандартные механизмы.
Решение БИТ.Автосервис автоматизирует предприятие любого размера: от маленького СТО с двумя подъемниками до сетевых автосервисов.
Какие преимущества дает программа?
Вы сможете:
- видеть подробную историю взаимодействия с каждым клиентом и партнером;
- оперативно получать данные о необходимости и статусе заказа запчастей;
- видеть и анализировать все виды взаиморасчетов с поставщиками.
В решение встроен отдельный блок по отчетности, где есть все отчеты по складу, продажам, поставщикам и клиентам, которые доступны в привычной программе 1С:Управление торговлей.
Работа с клиентами в программе
Один из самых важных моментов в деятельности в автомобильном сервисе – это работа с клиентами. Информационные продукты позволяют быстро, качественно управлять заказами и состоянием предприятия.
Учет взаимодействия с клиентами выполняет следующие задачи:
- ведение журнала записи автомобилей на сервис;
- хранение истории всех изменяемых реквизитов транспортного средства – государственного номера, пробега, владельца, свидетельства о регистрации;
- быстрый поиск информации по любым реквизитами клиентам или автомобиля;
- ведение учета по внутренним, клиентским и гарантийным заказ-нарядам;
- отслеживание ситуации по заказ-нарядам в разрезе статуса – открыт, в ожидании запасный частей, в работе, выполнен, закрыт, отменен;
- выписка пакета документов по выполнению работ используемого материала – запасных частей, расходных материалов, жидкостей и лакокрасочной продукции;
- продажа запасных частей на автомобили, расходных материалов, жидкостей и лакокрасочной продукции – оптом и в розницу;
- осуществление всех видов взаиморасчетов с клиентами – клиентом-плательщиком, плательщиком-поставщиком гарантий, плательщиком-страховой, смешанные заказы-наряды.
Если клиенты не будут обращаться за услугами повторно, могут потребоваться существенные вложения в рекламу. Автоматизация позволит повысить лояльность. В систему будут внесены данные о клиенте, история его автомобиля, что гораздо эффективнее, чем предоставление неоправданной скидки. В программных обеспечениях для автосервисов также предусмотрены гибкие условия для различных категорий клиентов.
Памятка по учетной политике организации автосервиса
Положение об учетной политике разрабатывается организацией, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем <*>. Например, приказом <*>.
В организационно-техническом аспекте нужно предусмотреть следующие моменты <*>:
— определить форму ведения учета. Чаще всего бухгалтер выбирает автоматизированную форму с использованием компьютерных программ;
— разработать рабочий план счетов (в качестве приложения 1 к Положению об учетной политике);
— закрепить используемые регистры бухгалтерского учета. Например, отчеты, полученные из программы 1С (анализ счета, карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость и т.д.);
— разработать и приложить к учетной политике применяемые формы первичных учетных документов в качестве приложения 2 к Положению об учетной политике. Разумеется, кроме типовых форм, утвержденных законодательством и обязательных к использованию;
— предусмотреть в графике документооборота сроки передачи в бухгалтерию первичных учетных документов от исполнителей. К Положению об учетной политике график добавляется как приложение 3;
— включить в качестве приложения 4 к Положению об учетной политике график проведения инвентаризации.
Особенности методического аспекта при вариативности применения норм законодательства по бухгалтерскому учету приведены в таблице 1.
Таблица 1
| Объект | Закрепляемый аспект | Варианты | Обоснование |
| Текущая деятельность | |||
| Деятельность, которая приносит основной доход | Что относится к текущей деятельности организации | — оказание услуг по ремонту легковых автомобилей | Абз. 6 ч. 1 п. 2, п. 5 Инструкции N 102 |
| — оказание услуг по ремонту грузовых автомобилей | |||
| — оказание услуг по техническому обслуживанию автомототранспортных средств и (или) их компонентов | |||
| — и т.д. (перечислить виды оказываемых услуг) | |||
| Общие вопросы учета | |||
| Активы (товары, имущество) | Дата принятия к учету | — дата их фактического получения, указанная в транспортных, коммерческих и иных документах | Разъяснение N 15-1-6/131, п. 5 ст. 9 Закона N 57-З |
| — дата помещения товаров под таможенные режимы (процедуры) | |||
| — дата принятия активов к перевозке, если она осуществляется собственным транспортом организации | |||
| — дата принятия активов к перевозке экспедитором (перевозчиком), если оплату их услуг производит организация — получатель активов | |||
| — дата перехода организации рисков и выгод, связанных с правом собственности на приобретаемые активы, определяемая исходя из условий договоров и товаросопроводительных документов | |||
| — иная дата (закрепить порядок ее определения) | |||
| Услуги, потребляемые по мере их осуществления в течение срока действия договора, не превышающего один месяц | Дата совершения хозяйственной операции | — последний календарный день месяца начала оказания услуги и день завершения оказания услуги | П. 1 постановления N 55 |
| — день завершения оказания услуги | |||
Об остальных бухгалтерских и налоговых аспектах учетной политики автосервиса – читайте в ilex.
Складской учет в автосервисе
Использование товароучетной программы на складе позволяет зафиксировать все операции с запасными частями, жидкостями, расходными материалами. Существенно упрощается инвентаризация. Многие компании проводят реструктуризацию штата, так как снижается нагрузка на персонал. Уменьшаются и убытки, которые были вызваны неправильно выстроенным учетом. Клиенту не предложат товар, которого нет на складе.
Автоматизация складского учета в автомобильной отрасли ведется по нескольким направлениям:
- аналитика ведется по затратам, связанным с деятельностью сервиса (гарантийные и внутренние работы)
- обеспечивается учет выдачи и приема на склад от мастеров запчастей, расходных материалов, жидкостей и лакокрасочной продукции
- фиксируется списание материалов (масло, краски, технические жидкости) под работы с заказ-нарядами
- отражается учет аналогов запчастей, ведение минимального остатка и удобного механизма формирования заказов поставщикам
Учет ремонтов автотранспорта в 1С УАТ
Начнем с документа «Заявки на ремонт» — служит для регистрации заказов на ремонт транспортных средств, можно сказать, что это план по ремонту. По данному плану можно планировать закупку запчастей. Заявки на ремонт могут быть созданы из мобильного приложения водителя. После того как ремонт выполнен, водитель также сам может изменить статус заявки.
Ремонт можно отражать как в собственной ремонтной зоне, так и в стороннем автосервисе, поле «Способ ремонта». «Место ремонта», это адрес выбранного склада. Если ремонт в стороннем автосервисе, то место ремонта – это пункт отправления по конкретному автосервису (контрагенту). Поля Цех и Мастер указываем вручную, заполнение данных сведений необходимы для анализа пересечения по времени работы мастера и занятости цеха. Заполняются вкладки неисправности и работы, запчасти и материалы. Если ответственный за заявку не знает какие запчасти потребуются для ремонта, а также нет данных о неисправностях, тогда допускается не заполнять эти сведения.
Документ «Ремонтный лист» — служит для учета выполненных ремонтов транспортных средств, отражения факта установки/снятия шин, аккумуляторов и прочих агрегатов, а также является основанием для списания запасных частей и материалов. Может быть создан на основании заявки на ремонт или самостоятельно.
Создадим новый документ на основании введенной заявки. Видим, что все данные из заявки заполнились автоматически (склад, цех, мастер, способ ремонта и пр.)
В документе можно указать до трех видов ремонта.
В случаях, когда ремонт планируется, данные по планированию настраиваются в АРМ механика (ниже рассмотрим данную обработку) или в модели ТС, можно планировать в виде сервисной книжки:
Данная форма «Сервисная книжка» используется для наиболее удобного и наглядного планирования ТО. Есть возможность загрузки работы из таблицы Excel. На картинке ниже видно, что для ТО2 запланировано работ по осмотру состояния ТС на 1 час, а для ТО 3 запланировано 2 часа. Для ТО 2 также запланирован 1 час по замене масла. В табличной части «Запчасти» мы видим, что для ТО 2 запланировано масло в количество 1 единицы (используется ед. измерения номенклатуры).
В табличной части Настройка сервисной книжки отражается, что замена масла запланирована 1 раз в полугодие и допуск осуществляется за 10 дней, т.е. система начнет сигнализировать о том, что срок планового ТО подошел. Поскольку ТО 2 планируется по выработке, указано, что планируем каждые 10 000 км и система будет напоминать о необходимости планового ТО за 2 000 км.
В виде обслуживания ТО указывается используется ли в планировании и цикличность. Если цикличность установлена, то для данного вида ТО цикличность проведения настраивается для моделей транспортных средств по дате или пробегу, ТО может проводиться неограниченное число раз до окончания эксплуатации ТС. Если флажок «Циклический» не установлен, ТО проводится по сервисной книжке (имеет план). В этом случае для определенной модели в сервисной книжке для каждого ТО заранее известны:
- перечень работ, которые должны быть выполнены при проведении ТО;
- перечень и количество запасных частей и материалов, которые должны быть заменены на ТС.
При проведении ТО по сервисной книжке для ТС указывается цепочка последовательных ТО, каждое из которых выполняется 1 раз.
Возвращаемся в ремонтный лист на вкладке «Работы» — работы указаны без стоимости, поскольку за эти работы будет оплачена заработная плата сотруднику.
Вкладка «Запчасти и материалы» аналогична одноименной вкладке документа Заявки на ремонт.
Если выбран способ ремонта «Автосервис», то появляются дополнительные колонки для указания стоимости работ.
Вкладки «Шины», «Аккумуляторы» и «Прочие агрегаты» — отражают данные по агрегатам и информацию о количестве замененных агрегатов, а также о выполненной операции (Состояние). На этих закладках реквизит «Количество» недоступен для изменения, и всегда равен 1.
На этой вкладке доступна форма «Мастер установки шин». Из левой табличной части, шины можно перенести вручную или распределить автоматически с помощью соответствующей кнопки.
На вкладке «Исполнители» указывается сотрудник и данные по зарплате, либо вручную, либо рассчитывается по тарифам за время в ремонте.
На вкладке «Дополнительно» указывается план затрат, для того чтобы учитывать затраты по статье ремонты. В программе имеется две статьи расходов «Ремонты» с разными видами затрат. По ремонтным листам затраты собираются по статье с видом затрат «Ремонт», а по документу «Выдача расходных материалов» статья с одноимённым видом затрат.
Из ремонтного листа можно вывести несколько печатных форм: Акт ремонта, дефектная ведомость, лимитно — заборная карта, ОС – 3, ремонтный лист и требование накладная (М-11).
Отличия ремонтного листа со способом ремонта «Автосервис», в документе заполняется автосервис (контрагент) и договор. Есть возможность выдать собственные запчасти для ремонта (дополнительная вкладка). На вкладке Дополнительно можно указать номер и дату входящего документа.
Таким образом, в отчётах раздела Доходы и расходы мы анализируем общую сумму затрат в разрезе автомобиля по статье ремонты, а в разделе Ремонты и агрегаты можно сформировать Ведомость расхода з/ч и работ на ТС (отчет, который отражает установленные запчасти и выполненные работы по ТС).
Также в программе можно сформировать такие ведомости как, Ведомость о выполнении ремонта и обслуживания ТС, Ведомость работ по заявкам на ремонт (отражает какие заявки были выполнены, а какие отменены).
В программе имеется возможность закрыть заявку, допустим было принято решение, что ремонтировать не имеет смысла или дорогостояще и легче продать ТС.
Посмотрим обработку «Планирование загрузки ремонтных цехов». Красным цветом выделены дни где есть пересечения документов по одному цеху на один период работ, это может быть нормальной ситуацией если в цехе предусмотрено несколько ремонтных мест.
Для планирования ТО и выполнения его вовремя существует ряд отчетов:
- График ТО — позволяет отобразить на диаграмме список ТС для которых необходимо запланировать ТО
- Невыполненные ТО – позволяет увидеть на определенную дату список ТС по которым плановое ТО не было выполнено
- Планирование ТО – отображает список ТС, по которым необходимо запланировать ТО.
Плановые даты ТО (Ремонты и агрегаты)- в данном регистре хранится информация для планирования технического обслуживания и ремонтов. На основании данного регистра формируются выше перечисленные отчеты.
В момент ввода начальных остатков есть возможность указать дату ТО и выработку при ТО. Это позволит наиболее точно планировать ТО.
Также на планирование ТО влияет начальный пробег, он суммируется с выработкой по путевым листам и это значение учитывается при планировании ТО. Начальный пробег указывается в карточке ТС (вкладка Основное).
Следующий отчет, который мы посмотрим это «Рейтинг ТС по затратам на ремонт» в отчете можно увидеть стоимость одного км пробега.
Следующая подсистема, которую мы рассмотрим это ДТП и штрафы.
Контроль работы механиков в автосервисе
Еще один немаловажный аспект автоматизации – настройка системы мотивации сотрудников. Заработная плата должна зависеть не только от количества выполненной работы, но и от других факторов, которые повысят доходность компании:
- увеличение продаж запчастей в заказ-наряде;
- увеличение количества работ и запчастей, проданных не по заявке клиента, а выявленных в процессе ремонта.
Но увеличение среднего чека должно быть следствием, а не исходной целью. В противном случае будет достигнут обратный эффект, если мастера станут навязывать клиентам ненужные услуги.
Автоматизация автосервиса в части работы механиков предоставляет следующие возможности:
- планируется загруженность мощностей и мастеров-механиков;
- проводится анализ текущей загруженности мощностей и мастеров-механиков;
- работа механиков в автосервисе контролируется в настраиваемом журнале записи: по территориям, постам, подъемникам, с возможностью анализировать отклонения фактической ситуации от плановой;
- производится версионирование документов «Заказ-наряд» с историей внесения изменений в документы (что, кто, когда);
- ведется аналитика по затратам, связанным с деятельностью сервиса (гарантийные и внутренние работы).
